組織・連絡先・配布リストの管理

組織、連絡先、配布リストは New → Contacts & Organizations から管理します。適切な権限を持つユーザーは、各エリアでエントリの追加、編集、削除を行えます。

「Contacts」セクション：概要

「Manage Organizations」

「Manage Organizations」機能により、所定の権限を持つユーザーがデータベースに関連する組織の連絡先情報を追加・編集できます。

「Manage Organizations」Register

フィールド	説明
Add Organization	新しい組織を追加するための「Add Organization」ダイアログに移動します。
Organization Name	追加された組織の名前を示します。
Allow Projects	Docwize 内でその組織がプロジェクトを持てるようにします。
Email	組織のメールアドレスを示します。
Phone	組織の電話番号を示します。
Business Type	業種を示します。
Designation	会社の種別を指定し、組織管理のより詳細な分類を可能にします。
Category	組織の連絡先管理に詳細情報を追加できるカスタマイズ可能なフィールドです。
Category Status	組織が Docwize 上でアクティブかどうかを示します。

「New Organization」ダイアログ

ユーザーが「Add Organization」ボタンを選択すると、「New Organization」ダイアログが表示されます。

「New Organization」ダイアログ

注意： 必須情報は組織名のみです。その他の項目はすべて任意です。

組織の詳細を編集する

追加した組織名を右クリックすると、ドロップダウンメニューが表示されます。

右クリックメニューのオプション

ユーザーはセルの内容をコピーしたり、組織の情報ダイアログを開いて詳細を編集したり、register から組織を削除したりできます。

「Manage Contacts」

「Manage Contacts」機能により、所定の権限を持つユーザーがデータベースに関連する人物の連絡先情報を追加・編集できます。連絡先は Docwize ユーザーではありません。つまり、Docwize アカウントを持っていません（Docwize ユーザーは Docwize へのアクセス招待を受けた課金対象ユーザーです）。連絡先はトランスミッタルなどを受け取ることがあります。

「Manage Contacts」Registers

フィールド	説明
Add Contact	新しい連絡先を追加するための「Add Contact」ダイアログに移動します。
Edit（鉛筆アイコン）	連絡先の情報を編集用に開きます。
オレンジ色の数字	連絡先に関連するドキュメント数へのリンクです。クリックするとドキュメントの一覧ダイアログが表示されます。
Company	連絡先に関連する会社名を示します。
Full name	追加された連絡先の名前を示します。
Email	連絡先のメールアドレスを示します。
Phone	連絡先の固定電話番号を示します。
Mobile	連絡先の携帯電話番号を示します。
Business Type	連絡先に関連する業種を示します。
Designation	連絡先の種別を指定し、連絡先管理のより詳細な分類を可能にします。
Category	連絡先管理に詳細情報を追加できるカスタマイズ可能なフィールドです。
Category Status	連絡先が Docwize 上でアクティブかどうかを示します。

「New Contact」ダイアログ

ユーザーが「Add Contact」ボタンを選択すると、「New Contact」ダイアログが表示されます。

「New Contact」ダイアログ

注意： 必須情報は人物の名前のみです。その他の項目はすべて任意です。

連絡先の詳細を編集する

追加した連絡先名を右クリックすると、ドロップダウンメニューが表示されます。

「右クリック」メニュー

ユーザーはセルの内容をコピーしたり、連絡先の情報ダイアログを開いて詳細を編集したり、連絡先を削除したりできます。

「Manage Distribution Lists」

「Manage Distribution Lists」機能により、所定の権限を持つユーザーが、トランスミッタルなど Docwize を通じた通知を受け取る人物のリストを追加・編集できます。受信者は連絡先と登録済み Docwize ユーザーの組み合わせにできます。連絡先は Docwize ユーザーではありません。つまり、Docwize アカウントを持っていません。Docwize ユーザーは Docwize へのアクセス招待を受けた課金対象ユーザーです。

「Manage Distribution List」Register

フィールド	説明
Add Distribution Group	連絡先のグループリストを追加するための「Add Distribution」ダイアログに移動します。
Edit（鉛筆アイコン）	グループの情報を編集用に開きます。
Group Name	配布グループの名前を示します。
Active	グループがアクティブかどうかを示します。
Member Count	グループのメンバー数を示します。

「Manage Distribution Group」ダイアログ

「Manage Distribution Group」ダイアログ

フィールド	説明
Group Name	配布グループの名前を設定します。
Active	グループがアクティブかどうかを示します。非アクティブの場合、トランスミッタルの受信者として選択できません。
Add Member	「Add/Modify Member」ダイアログを開きます。

「Add/Modify Member」ダイアログ

「Add/Modify Member」ダイアログ

フィールド	説明
Member Type	メンバーが Docwize ユーザーか連絡先かを設定します。ユーザーは登録済みの Docwize ユーザー、連絡先は通知を受け取る外部の人物です。選択すると、一致するユーザーまたは連絡先の一覧が表示され、選択できます。
Default Action Type	受信者へのデフォルトのアクションリクエストタイプを設定します。注意：外部の連絡先は「For Approval」の署名リクエストを実行できません。ドキュメントと「For Approval」というテキストが記載されたメールを受け取るのみです。

「Manage Organizations」​

「New Organization」ダイアログ​

組織の詳細を編集する​

「Manage Contacts」​

「New Contact」ダイアログ​

連絡先の詳細を編集する​

「Manage Distribution Lists」​

「Manage Distribution Group」ダイアログ​

「Add/Modify Member」ダイアログ​

関連する設定​