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カスタムフィールド

カスタムフィールドは、Docwizeでドキュメントと合わせて構造化データを取得するための主要な方法です。Docwizeが自動的に記録する標準のメタデータに加えて、カスタムフィールドを使用すると、関連する権限を持つユーザーが、請求金額、サプライヤー名、承認状況、契約日、リスクスコアなど、組織のドキュメントに関連するその他の情報を定義できます。

カスタムフィールドは、Docwizeの設定の大部分において基盤となる要素です。Records、Workflows、Query Builder、Chart Builder、Interface Builderはすべて、事前にカスタムフィールドが定義されていることを前提としています。これらの領域を設定する前に、カスタムフィールドの構成を計画してください。

カスタムフィールドの用途​

定義されたカスタムフィールドは、構造化データの取得または表示が必要な場面で使用されます。

領域カスタムフィールドの使用方法
Recordsカスタムフィールドは、ユーザーがドキュメントを登録する際に入力するデータ入力フォームを構成します
Workflowsカスタムフィールドはワークフローのロジック内で参照できます。AI抽出によって自動的に入力することも可能です
Dataviewsカスタムフィールドは、Explorerでドキュメントを閲覧する際に表示される列を提供します
Query Builderカスタムフィールドは、バーチャルビューの構築元となるデータレイヤーを形成します
Chart Builder and Interface BuilderチャートやダッシュボードはQuery Builderのデータソースから作成され、そのデータソースはカスタムフィールドを基にしています

カスタムフィールドテンプレート​

カスタムフィールドはテンプレートを通じて定義・管理されます。1つのテンプレートには1つ以上のカスタムフィールドエントリが含まれます。例えば、請求書用テンプレートには、サプライヤー、金額、通貨、承認状況といったフィールドが含まれることがあります。

テンプレートは New → Custom Fields から作成・管理します。Manage Document Custom Fields 権限を持つユーザーは、テンプレートの作成、編集、無効化を行うことができます。

一度テンプレートを使用してデータが取得された後にフィールドタイプや構造を変更すると、既存のレコードに影響する可能性があります。可能な限り、フィールドを実際に使用する前にテンプレート構造を計画してください。

詳細な手順については、カスタムフィールドテンプレートを参照してください。

カスタムフィールドの関係タイプ​

カスタムフィールドは、設定方法に応じてドキュメントとさまざまな形で関連します。関係タイプによって、データの保存方法、表示方法、リンク方法が決まります。

タイプ内容
一対一そのドキュメントに固有の単一の値を保持するフィールド（例：発注書番号や参照日など）
一対多1つのドキュメントに複数の値を保持するフィールド（例：レビュアーのリスト）
多対多複数のドキュメント間で値が共有されるフィールド（例：共有される資産レジスターやリスクレジスター）
カスタムフィールド対カスタムフィールド値が別のカスタムフィールドの値にリンクされているフィールド

図を用いた詳しい説明については、カスタムフィールドの関係を参照してください。

ルックアップリスト​

ルックアップリストは、ドロップダウンや選択フィールドで許可される値を定義します。カスタムフィールドでユーザーに固定された選択肢（ドキュメントタイプ、プロジェクトコード、yes/no/unsureなど）から選んでもらう必要がある場合、ルックアップリストがその選択肢を提供します。

ルックアップリストは New → Custom Fields にある Lookup List Builder を使用して作成します。ルックアップリストは既存のカスタムフィールドテンプレート、および該当する場合はバーチャルビューを参照元とします。

ルックアップリストは、それを参照するドロップダウンフィールドが使用される前に値を登録しておく必要があります。フィールドが公開された時点でルックアップリストが空または存在しない場合、ユーザーには空のドロップダウンが表示されます。

詳細な手順については、ルックアップリストを参照してください。

レジスター​

レジスターは、多対多のカスタムフィールドデータを直接閲覧・編集する方法を提供します（例：従業員レジスター、資産レジスター、リスクレジスターなど）。個々のドキュメントを開かなくても、レジスターの内容を更新できます。

レジスターは New → Custom Fields からアクセスします。詳細な手順については、レジスターの管理を参照してください。

リスト​

Manage Lists セクションでは、データベース内のリストデータの閲覧、追加、編集を行うことができます。こちらも New → Custom Fields にあります。

詳細な手順については、リストの管理を参照してください。

カスタムフィールドを設定する前に​

フィールドを作成する前に、取得すべきデータを計画してください。 フィールドタイプや関係構造はデータ入力後でも変更できますが、既存のレコードに影響する可能性があります。手戻りを減らすため、可能な限り事前に計画してください。

レコードやワークフローを設定する前に、フィールド名を決定してください。 レコードやワークフローはカスタムフィールドを名前で参照します。レコードやワークフローが構築された後にフィールド名を変更すると、それらの設定を更新する必要が生じる場合があります。

フィールドを公開する前に、ルックアップリストにデータを登録してください。 ドロップダウンフィールドを含むレコードやワークフローステップを完了しようとしたユーザーは、ルックアップリストが未入力の場合、空のリストを目にすることになります。

使用しなくなったテンプレートは削除せず、無効化してください。 無効化されたテンプレートはデフォルトでドキュメントビューから隠され、いつでも再度有効化できます。

レコード、ワークフロー、Query Builderを設定する担当者と連携してください。 カスタムフィールドの構造を変更すると、それ以降のすべての設定に影響します。カスタムフィールドは共有インフラとして扱ってください。

関連する設定​