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カスタムフィールドテンプレート

カスタムフィールドテンプレートは、文書に記録するメタデータの構造を定義します。各テンプレートはフィールドエントリー（日付、参照番号、明細行、ルックアップ値など、データの個々の列）の集まりです。テンプレートにはタイプ（Grid、Grid Link、Filter）があり、許可された文書種別の文書に表示されます。

テンプレートを作成する前に、必要なフィールド名とフィールドタイプを整理し、テンプレートが複数のエントリー（1対多）や共有されるリンク済みエントリー（多対多）をサポートする必要があるかを確認してください。テンプレートタイプの選び方は、カスタムフィールドの関係を参照してください。

設定対象ユーザー​

文書カスタムフィールドの管理権限を持つユーザーです。カスタムフィールドは 新規 > カスタムフィールドと設定 > カスタムフィールド から開きます。

始める前に​

  • テンプレートを作成する前に、テンプレートタイプ（Grid、Grid Link、Filter）を決めます。テンプレートタイプによって、データの保存方法と表示方法が変わります。
  • 必要なフィールド名とフィールドタイプを、テンプレートを作る前にすべて整理します。データが記録された後でフィールドタイプを変更すると、既存のデータに対して検証され、拒否されることがあります。
  • テンプレートで LookupList または LookupListMulti のフィールドタイプを使う場合は、先にルックアップリストを作成します。ルックアップリストを参照してください。
  • どの文書種別にテンプレートを表示するかを決めます。テンプレートが文書に表示されるのは、その文書の種別がテンプレートの許可された文書種別に含まれている場合だけです。文書種別が1つも指定されていないテンプレートは、どの文書にも表示されません。

「カスタムフィールドを編集」パネル​

カスタムフィールドを編集パネルには、データベース内のカスタムフィールドテンプレートが一覧表示されます。新規 > カスタムフィールドと設定 > カスタムフィールド から開きます。

1つのテンプレートを検索したカスタムフィールドを編集パネル

テンプレートを検索した「カスタムフィールドを編集」パネル

コントロール説明
新しいテンプレートを作成新しいカスタムフィールドテンプレートを設定するために、テンプレートエディターを開きます。
非アクティブを表示チェックを入れると、無効なテンプレートも一覧に含まれます。既定では、有効なテンプレートだけが表示されます。
テンプレートを検索テンプレート名で一覧を絞り込みます。
グループを追加一覧の最上位にグループを作成します。テンプレートはグループに移せます。テンプレートをグループにまとめるを参照してください。
テンプレートグループを表示したカスタムフィールドを編集パネル

テンプレートグループを表示した「カスタムフィールドを編集」パネル

一覧の各テンプレートカードには、次の要素が表示されます。

要素説明
テンプレート名テンプレートの名前。カードをクリックするとテンプレートエディターが開きます。
タイプのバッジテンプレートタイプ：GRID、GRID LINK、FILTER（英語の大文字で表示されます）。
日付テンプレートが作成された日付。
無効化 / 有効化テンプレートを無効にする、または有効に戻す（下記参照）。

テンプレートを無効化、有効化する​

無効化は、テンプレートとそのデータを削除せずに、使用を停止します。無効なテンプレートは既定のテンプレート一覧から外れるため、Portal の他の画面には表示されません。カスタムフィールドを編集パネルには、非アクティブを表示にチェックを入れている間だけ、INACTIVE のバッジ付きで表示されます。有効化で元に戻ります。

非アクティブを表示にチェックを入れて表示した無効なテンプレートと、その有効化ボタン

無効なテンプレート

テンプレートエディター​

新しいテンプレートを作成をクリックすると、カスタムフィールドテンプレートを作成エディターが開きます。既存のテンプレートのカードをクリックすると、カスタムフィールドテンプレートを編集エディターが開きます。どちらも同じレイアウトで、左側に設定のサイドバー、右側にフィールドエントリーが表示されます。

Grid Link テンプレートと3つのフィールドエントリーを表示したテンプレートエディター

テンプレートエディター

ツールバー​

エディターの右上にあるツールバーには、次のコントロールがあります。

コントロール説明
ヘルプエディターのガイドツアーを開始します。
列を自動インポートExcel ファイルの列からフィールドエントリーを作成します。Excel からフィールドの列をインポートするを参照してください。
ビューに変更を伝播（レンチのアイコン）保存済みのテンプレートに表示されます。確認の後、テンプレートに基づくビューを更新し、テンプレートの現在のフィールドを反映します。完了すると、エディターに**ビューへの伝播が完了しました。**と表示されます。テンプレートの変更をビューに伝播するを参照してください。
カスタムフィールドテンプレートを削除テンプレートを削除します。保存済みのテンプレートに表示されます。既存のデータが関連付けられているテンプレートは、削除せずに無効化してください。
テンプレート定義をエクスポートテンプレートの構造を <テンプレート名>_template.json というファイルでダウンロードします。別のテンプレートにインポートするときに使います。ファイルにはテンプレートの許可された文書種別は含まれません。
テンプレート定義をインポート以前にエクスポートした定義ファイルの構造をエディターに読み込みます。テンプレートを保存するまでは何も保存されません。

保存済みの Grid Link テンプレートには、フィールドエントリーの上にフィールドと行のセキュリティの2つのタブもあります。グループとユーザー管理権限を持つユーザーに表示されます。行のセキュリティでは、台帳の行をユーザーやグループに付与します。台帳の行のセキュリティを参照してください。

カスタムフィールド情報​

フィールド説明
テンプレート名テンプレートの名前。必須です。名前がないと保存できず、ほかのテンプレートがすでに使っている名前は拒否されます。
テンプレートタイプテンプレートのタイプを設定します。グリッド（1対1または1対多）、グリッドリンク（多対多）、フィルター。カスタムフィールドの関係を参照してください。
表示モードデータを記録するときのテンプレートの表示方法を設定します。グリッド（表）またはフォーム（フィールドを並べた形式）。
複数のエントリーを許可テンプレートに複数のエントリーを追加できるようにします。グリッドテンプレートにのみ表示されます。

AI設定​

フィールド説明
AI抽出プロンプトテンプレート全体に対する AI 抽出の指示。抽出するものと、関連する指示を記述します。最大 10,000 文字です。
ページを個別に処理有効にすると、文書の各ページを1つにまとめたプロンプトではなく、ページごとに AI に送ります。グリッドテンプレートにのみ表示されます。
画像として処理有効にすると、AI 抽出の際に、ページのテキストと一緒に各ページが画像として渡されます。
アップロード時に自動抽出文書がアップロードされたときにテンプレートを AI に読み取らせる対象にします。アップロード時に自動抽出を参照してください。
抽出されたテーブルのみを使用有効にすると、AI 抽出は文書から抽出された表形式のデータだけを使います。請求書のような構造化された文書に便利です。

アップロード時に自動抽出​

アップロード時に自動抽出は、ワークスペースの標準のアップロード抽出設定の一部として動作します。標準のアップロード抽出設定が有効になっている間（標準フィールド、OCR、画像埋め込みのうち少なくとも1つが有効）、文書のアップロード時にテンプレートが読み取られます。テンプレートが読み取られるのは許可された文書種別の文書だけで、すでにテンプレートの行がある文書は対象外です。先に標準のアップロード抽出設定を行ってください。標準のアップロード抽出設定を参照してください。

アクセスオプション​

フィールド説明
許可された文書種別Document Details のカスタムフィールドセクションに、このテンプレートを表示する文書の文書種別。すべて選択または選択解除で選択をまとめて管理できます。文書種別が1つもないテンプレートは、どの文書にも表示されません。
アップロード時に自動抽出にチェックを入れ、許可された文書種別を選んだAI設定

AI設定とアクセスオプション

詳細オプション​

これらのオプションは、Docwize のスタッフのサポートを受けて使用します。

フィールド説明
ビュー名このテンプレートで使う別のビュー。
列の表示形式テンプレートの列名を提供する、クエリビルダーのビュー。
クエリで行を制限Grid Link テンプレートのみ。編集中の文書に行をリンクするときに、選択肢として表示する行を絞り込む、保存済みのクエリビルダーのビューを選びます。空白のままにすると、すべての行が選択肢になります。

フィールドエントリーを追加する​

フィールドエントリーは、テンプレートが記録するデータの個々の列を定義します。フィールドエントリー領域の上部にある追加行には、次のコントロールがあります。

コントロール説明
フィールド名フィールドエントリーの名前（例：Invoice Date、PO Number、Line Amount）。
AI抽出ノートこのフィールドにデータを抽出するときに AI が従う指示。
フィールドタイプこのフィールドのデータタイプ。下記のフィールドタイプを参照してください。
フィールド列を追加（+）設定したフィールドエントリーをテンプレートに追加します。

フィールドタイプ​

フィールドタイプの一覧には、次のタイプがあります。展開したフィールドエントリーのフィールドタイプの隣にあるフィールドタイプガイド（疑問符のアイコン）を開くと、各タイプの説明と例が表示されます。ガイドは、いま開いているフィールドのタイプの位置で開きます。

Image タイプで開いたフィールドタイプガイド

フィールドタイプガイド

フィールドタイプ説明
Text名前、コード、タイトルなどの短い1行のテキスト。
FreeText（日本語 UI では自由入力）複数行のプレーンテキスト。入力したとおりに保存されます。
Notes書式付きのノート（太字、リスト、インライン書式）。
NotepadNotes と同様で、同じテキストのプレーンテキスト版も保持します。
Numeric小数を含む数値。
WholeNumber整数値。
Currency金額。**通貨記号（表示のみ）**オプションで金額の前に記号を表示できます。保存される値はただの数値のままです。
Dateカレンダーで選ぶ日付。
DateTime日付と時刻。
Checkbox真偽を切り替えるチェックボックス。
URLクリックできるハイパーリンクとして表示される Web アドレス。
Signatureデジタル署名の取得。
Image画像ファイル（PNG、JPEG などの画像形式、5 MB まで）。サムネイルで表示され、置換と削除があります。サムネイルをクリックすると、画像が全画面で開きます。
GeoLocation位置情報（緯度と経度）。
Hiddenデータは保存しますが、テンプレートを表示するときにユーザーには表示されません。
Combo編集できるドロップダウン。ユーザーは値を入力することも、選ぶこともできます。
MultiValue1つのフィールドに、複数の自由入力の値を入力できます。
LookupListルックアップリストから選択肢を取得する、単一選択のドロップダウン。ルックアップリストを参照してください。
LookupListMultiルックアップリストから選択肢を取得する、複数選択のドロップダウン。
ContactsLookup連絡先モジュールから取得するルックアップ値。
CustomDataLookupカスタムクエリまたはデータソースによるドロップダウン。**リスト名（該当する場合）**でソースを指定します。
VirtualCustomFieldLookupフィールドが表示されるときに、仮想インターフェースのクエリで値を解決します。
Lookupキーをソーステンプレートと照合して値を入力します。ソース辞書（テンプレート）、値フィールド（返却）、キーフィールド（照合対象）、照合先（文書のフィールド、またはこのテンプレートのフィールド）を設定します。
Calculated同じ行のほかの列から計算される読み取り専用のフィールド。
MatrixCalculationテンプレートのほかの2つのフィールドから、エディターで定義したマトリクスによって求める読み取り専用の結果。MatrixCalculation フィールドのマトリクスを定義するを参照してください。
LinkedColumnこの列を、同じテンプレートまたは別のテンプレートの列にリンクします。リンク先のテンプレートと列は、フィールドを設定するときに選びます。
CustomFieldReferenceこの列を別のカスタムフィールドテンプレートの行にリンクし、異なるテンプレートの関連データを文書上でまとめて表示できるようにします。参照テンプレートを選びます。
GridLinkReferenceGrid Link 台帳の行への関連参照を作成します。参照テンプレートを選びます。カスタム結合列でソース列とターゲット列を対応付けない限り、行は行 ID でリンクされます。台帳のフィールドの表示値にチェックを入れると、内部の識別子ではなく、人が読める値（たとえば従業員名）が表示されます。
SequentialRefレコードごとに一意で連番の参照コード（例：INV-0001）を生成します。書式はフィールドで設定します（例：INV-$SEQ4$）。静的なテキスト、動的なメタデータフィールド、連番を組み合わせた文書レベルの参照番号が必要な場合は、代わりに参照番号テンプレートを使います。

展開したフィールドエントリーのオプション​

テンプレートに追加したフィールドエントリーは、右側のシェブロン（∧）をクリックして展開できます。次のオプションがあります。

オプションを展開したフィールドエントリー

展開したフィールドエントリー

フィールド / コントロール説明
⠿（ドラッグハンドル）ドラッグしてフィールドエントリーの順序を変更します。テンプレートでのフィールドの並び順が変わります。
∧ / ∨フィールドエントリーのオプションを展開または折りたたみます。
削除（ごみ箱のアイコン）テンプレートからフィールドエントリーを削除します。
フィールド名このフィールドエントリーの名前。追加した後でも編集できます。
フィールドタイプデータタイプ。すでにデータが入っているフィールドのタイプを変更すると、変更が適用される前に既存のデータに対して検証されます。
キャプション（任意）テンプレートの使用時にフィールドの横に表示される、任意のラベル。
AI抽出ノートこのフィールド専用の抽出の指示。最大 5,000 文字です。
必須有効にすると、このフィールドを入力しないと文書やレコードを保存できません。
オンデマンド読み込み有効にすると、このフィールドのルックアップ値は、ページの読み込み時ではなく、フィールドを開いたときに読み込まれます。
抽出ページ識別子有効にすると、AI 抽出が行われたページ番号をフィールドに記録します。ページごとにデータを抽出する場合に関係します。
テンプレートセクション（任意）任意。フィールドを、テンプレート内の名前付きセクションに割り当てます。レコードのレイアウトでフィールドを整理するときに便利です。
表示値Grid Link テンプレートのみ。行が一覧表示されたり選択されたりする場所で、行の名前になる値としてフィールドを指定します。
ルックアップリスト、再フェッチの動作LookupList と LookupListMulti のフィールドのみ。ルックアップリストを参照してください。
検証ルール値が満たす必要があるルール。下記を参照してください。
マトリクスMatrixCalculation フィールドのみ。結果を求める2つのフィールドと、結果を決める行。MatrixCalculation フィールドのマトリクスを定義するを参照してください。

フィールドタイプによっては、上のフィールドタイプの表に示したオプションが追加で表示されます。

検証ルール​

ほとんどのタイプのフィールドエントリーには検証ルールパネルがあります。このパネルは、入力時と行の保存時に無効な値を拒否します。表示されるルールはタイプによって異なります。

フィールドタイプルール
Numeric、WholeNumber、Currency最小値、最大値、次の倍数である必要があります、小数点以下の最大桁数、および3つのチェックボックス：ゼロを許可、負の値を許可、整数のみ（小数不可）。
Text、FreeText、Notes、Notepad、URL、GeoLocation最小文字数、最大文字数、形式プリセット（メールアドレス、ウェブURL、英数字のみ、文字のみ、数字のみ、スペースなし）、カスタムパターン（正規表現）、検証および保存の前にスペースを削除。
Date、DateTime許可される最も早い日付と許可される最も遅い日付（固定）、最も早い日付 - 入力日からの日数と最も遅い日付 - 入力日からの日数（相対。過去または未来。たとえば「最も早い日付 7、過去」は1週間前までの日付を許可します。一方を設定するとその境界の固定日付がクリアされ、固定日付を設定すると相対の設定がクリアされます）、および過去の日付を拒否と未来の日付を拒否のトグル。
MultiValue、LookupListMulti最小選択数と最大選択数。
LookupList、Combo、ContactsLookup、CustomDataLookup、Lookup、VirtualCustomFieldLookupカスタムエラーメッセージのみ。

どのパネルにも、いずれかのルールに違反した値に既定のメッセージの代わりにユーザーに表示する**カスタムエラーメッセージ（任意）と、値を試すボックスがあります。ボックスに値を入力すると、パネルは現在のルールに合格します。**と表示するか、拒否されます： と理由を表示します。

拒否される値を試した Text フィールドの検証ルール

値を試した検証ルール

時間に関する相対ルールを追加する前、または時間が経過する前にすでに保存されていた値は、ルールの境界がその値を過ぎたというだけで、さかのぼって拒否されることはありません。

MatrixCalculation フィールドのマトリクスを定義する​

MatrixCalculation フィールドは、同じテンプレートのほかの2つのフィールドから求めた結果を表示します。たとえば、Likelihood と Impact からリスクの評価を求めます。求め方は、展開したフィールドエントリーのマトリクスセクションで定義します。

2つの軸のフィールドと3つの行を設定した MatrixCalculation フィールドのマトリクスセクション

MatrixCalculation フィールドのマトリクスセクション

コントロール説明
A軸のフィールド、B軸のフィールド結果を求める2つのフィールド。どちらの一覧にも、テンプレートのほかのフィールドが表示されます。2つは異なるフィールドにする必要があります。
マトリクスの行、追加行を追加します。2つのフィールドの組み合わせごとに1行追加します。
演算子2つのフィールドそれぞれに選びます。等しい（値が条件とまったく同じ）またはいずれか。
条件（フィールド名のラベル）フィールドの値と比較する内容。いずれかには、1-3 のような整数の範囲、または Low,Medium のような一覧を入力します。範囲は小さい数から大きい数の順に入力します。
結果行が一致したときにフィールドが表示する値。
結果の色文書上で値の背景になる色。新しい行は白で始まり、色なしと同じ見え方になります。
削除（ごみ箱のアイコン）行を削除します。

フィールドには、2つの条件がどちらも一致する最初の行の結果が表示されます。そのため、より限定的な行を先に置いてください。どの行にも一致しない場合や、2つのフィールドのどちらかが空の場合は、フィールドは空になります。

テンプレートを保存は、テンプレートを保存してから、そのマトリクスを保存します。MatrixCalculation フィールドには、1行以上の行と、軸になるテンプレートの異なる2つのフィールドが必要です。それらがないと、エディターは該当するフィールドの名前を表示し、必要なものが揃うまでテンプレートを保存しません。

テンプレートを表示する文書では、フィールドは一致した行の色の枠で表示されます。フィールドの横の情報アイコンをクリックすると、マトリクス全体が表で表示されます。

Likelihood 4、Impact 5 で Risk Rating が赤で High と表示された文書

文書上の MatrixCalculation フィールド

カスタムフィールドテンプレートを作成する​

手順説明
1新規 > カスタムフィールドと設定 > カスタムフィールド を開きます。
2新しいテンプレートを作成をクリックします。
3テンプレート名を入力し、テンプレートタイプと表示モードを選びます。文書ごとに複数の行が必要なテンプレート（Grid）では、複数のエントリーを許可を有効にします。
4必要に応じて AI設定とアクセスオプションを設定します。テンプレートを表示する許可された文書種別を選びます。
5フィールドエントリーの追加行で、フィールド名を入力し、必要ならAI抽出ノートを追加して、フィールドタイプを選びます。**フィールド列を追加（+）**をクリックして、フィールドをテンプレートに追加します。
6必要なフィールドエントリーごとに手順5を繰り返します。ドラッグハンドルでエントリーの順序を変更できます。エントリーを展開すると、キャプション、必須、検証ルールなどのオプションを設定できます。
7テンプレートを保存をクリックします。テンプレートが保存されると、エディターが閉じます。

例：Grid Link カスタムフィールドテンプレートを作成する

Excel からフィールドの列をインポートする​

列を自動インポートは、スプレッドシートからフィールドエントリーを作成します。ヘッダー行が列の名前になり、その下の最初のデータ行が各列のタイプを決めます。読み取るのは Excel ファイルで、エクスポートしたテンプレート定義ではありません（それにはテンプレート定義をインポートを使います）。

手順説明
1テンプレートエディターで列を自動インポートをクリックします。
2カスタムフィールド自動インポーターでExcelファイルをアップロードをクリックします。
3Excelデータトランスフォーマーで、アップロード領域をクリック（またはドラッグ＆ドロップ）してファイルを選びます。複数のシートがある場合は、下部のタブでシートを選びます。
4ヘッダー行の先頭にあるピンのアイコンをクリックし、完了をクリックします。
5検出された列を確認します。列のタイプ（テキスト、整数、小数、通貨、日付/時刻）を変更したり、不要な列を削除したりできます。
6インポートモードを選びます。新しい列のみを追加（既定。テンプレートにすでにある列はスキップされます）、新規追加＆タイプ更新、またはテンプレートが持つすべての列を先に削除する **すべてを置き換え（破壊的）**です。
7列をインポートをクリックします。列がエディターに追加されます。保持するにはテンプレートを保存をクリックします。
検出された列とそのタイプ、インポートモード

検出された列とインポートモード

例：Excel ファイルからフィールドの列をインポートする

マトリクスを定義する​

手順説明
1新規 > カスタムフィールドと設定 > カスタムフィールド でテンプレートを開くか、新しいテンプレートを作成をクリックします。結果を求める2つのフィールド（たとえば2つの WholeNumber フィールド）があることを確認します。
2フィールドタイプが MatrixCalculation のフィールドを追加し、シェブロン（∧）をクリックして展開します。
3マトリクスで、A軸のフィールドとB軸のフィールドを選びます。
4マトリクスの行の追加を、組み合わせごとにクリックします。2つのフィールドそれぞれの演算子を選び、条件、結果、結果の色を入力します。
5テンプレートを保存をクリックします。マトリクスはテンプレートの後に保存されます。

例：MatrixCalculation フィールドのマトリクスを定義する

テンプレートの変更をビューに伝播する​

伝播すると、テンプレートに基づくビューが更新され、テンプレートの現在のフィールドが反映されます。

手順説明
1新規 > カスタムフィールドと設定 > カスタムフィールド で、テンプレートのカードをクリックして開きます。
2ビューに変更を伝播（レンチのアイコン）をクリックします。
3確認を読み、変更を伝播をクリックします。キャンセルをクリックすると、何も変更せずに閉じます。
4**ビューへの伝播が完了しました。**と表示されるのを待ちます。
テンプレートに基づくビューを再作成するかどうかの確認

ビューを再作成する前の確認

例：テンプレートの変更をビューに伝播する

トラブルシューティング​

問題詳細
テンプレートを保存できないテンプレート名は必須で、ほかのテンプレートの名前と同じにはできません。エディターがテンプレート名の横にその旨を表示します。MatrixCalculation フィールドには、1行以上のマトリクスの行と、軸になるテンプレートの異なる2つのフィールドも必要です。
フィールドタイプの変更が拒否されるすでにデータが入っているフィールドのタイプの変更は、既存のデータに対して検証されます。既存のデータが新しいタイプと合わない場合、変更は適用されません。
テンプレートが文書に表示されないテンプレートが有効で、許可された文書種別にその文書の種別が含まれている必要があります。許可された文書種別がないテンプレートは、どの文書にも表示されません。
無効なテンプレートが表示されない無効なテンプレートは既定では表示されません。カスタムフィールドを編集パネルで非アクティブを表示にチェックを入れて、テンプレートが存在し無効になっていることを確認し、有効化をクリックします。
LookupList フィールドのドロップダウンが空フィールドが参照するルックアップリストを保存し、フォームに入力した内容に対して値を返す必要があります。ルックアップリストを参照してください。
アップロード時にテンプレートが読み取られないアップロード時に自動抽出は、標準のアップロード抽出設定が有効なときに、テンプレートの許可された文書種別に対して動作します。標準のアップロード抽出設定を参照してください。

関連する設定​