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ワークフロー

Docwizeのワークフローは、設定された一連のステップ（レビュー、承認、修正、抽出、配布など）に文書を通すことで、文書中心のプロセスを自動化します。各ステップはユーザーまたはシステムに割り当てられ、設定可能なアウトプットによってワークフローの分岐先が決まります。

ワークフローは、設定のほとんどの領域と連携します。対応依頼は人が対応するステップを定義し、ワークフローテンプレートはそれらのステップを1つのフローとして組み立てます。レコードは文書の送信時にワークフローを自動的にトリガーでき、カスタムフィールドは各ステップでデータを取得または受け取り、通知は一連のプロセスを通じて参加者に状況を知らせます。

ワークフロータイプ​

タイプ概要
Document workflow特定の文書に紐付けられます。ユーザーが手動で開始するか、ワークフローが設定されたレコードを介して文書が送信された際に自動的に開始されます。割り当てられた各ユーザーがアクションを実行するたびに、次のステップへ進みます。
Periodic workflow文書イベントによってトリガーされるのではなく、x分またはx時間ごとといったスケジュールで実行されます。

主要コンポーネント​

コンポーネント概要設定場所
対応依頼各ステップで誰がアクションを実行するか、また参加者がどのアウトプットを選択できるかを定義する、人が対応するステップです。対応依頼
ワークフローテンプレート対応依頼、設定ステップ、ロジックステップを組み合わせて完全なフローを組み立てるキャンバスです。ワークフローテンプレートの構築
ステップテンプレートキャンバス上で利用できる、ユーザー割り当て・設定・ツール・システムロジックなど、すべてのビルディングブロックです。ワークフローのステップ

ワークフロー設定へのアクセス​

ワークフローの設定には New → Workflow Setup からアクセスします。ここには2つの領域があります。

セクション内容
ActionsAction Request Manager を開きます。対応依頼を作成・編集する画面です。
TemplatesWorkflow Templates 画面を開きます。テンプレートの作成、編集、グループ化、有効化・無効化、ドライランテストを行う画面です。

設定の順序​

手戻りを避けるため、以下の順序でワークフローを構築します。

  1. まず対応依頼を定義します。 対応依頼は複数のワークフローテンプレートで再利用可能であり、キャンバスに配置する前に作成しておく必要があります。
  2. テンプレートを構築します。 対応依頼や他のステップをキャンバスにドラッグし、接続して、インプット、アウトプット、条件を設定します。
  3. ドライランでテストします。 Templates 画面のドライランツールを使うと、実際のユーザーに送信せずにワークフローのフローをテストできます。
  4. 必要に応じてレコードと連携させます。 レコードを介した文書送信時にワークフローを自動的にトリガーしたい場合は、レコードテンプレート側でそのリンクを設定します。

権限​

権限内容
Workflows - Create文書上でワークフローを開始できます。
Workflows - Create Templateワークフローテンプレートを作成・編集できます。
Workflows - View AllDocument Details 内で、文書上のすべてのワークフローを表示できます。
Workflows - Revoke Any作成者を問わず、ワークフローを取り消せます。
Workflows - Modify Action Recipientワークフローアクションの受信者を変更できます。
Workflows - Create Global FilterInbox にグローバルなワークフローフィルターを追加できます。
Workflows - Assign External外部ユーザーまたは連絡先にワークフローアクションを割り当てられます。
Adhoc Action Requestsテンプレートの外でアドホックな対応依頼を作成できます。
Replay Workflowワークフローのステップやアクションをリプレイできます。
Undo Actions Taken過去に完了したワークフローアクションを取り消せます。

権限の完全なリファレンスについては、権限を参照してください。

ワークフローを設定する前に​

テンプレートを構築する前にプロセスを整理します。 ステップの順序、各ステップの担当者、各ステップで可能なアウトプット、分岐を決定する条件を明確にします。

テンプレートの作成を始める前に対応依頼を定義します。 対応依頼は Action Request Manager で設定してからキャンバスに配置します。テンプレートビルダーを開く前に準備しておくことで、構築中の作業の中断を避けられます。

必要なカスタムフィールドが定義されていることを確認します。 カスタムフィールドにデータを取得・抽出するステップは、そのフィールドが事前に存在している必要があります。それらを参照するテンプレートを構築する前に、フィールド名と型について合意しておきます。カスタムフィールドを参照してください。

レコードテンプレートの担当者と連携します。 レコードの送信を通じてワークフローをトリガーする場合は、そのレコードテンプレート側にも該当するワークフローを含める設定が必要です。

有効化する前にテストします。 ドライランツールを使ってテンプレートを検証します。正しいユーザーに対応依頼が届くこと、アウトプットが正しい次のステップにルーティングされること、条件付きロジックが想定通りに動作することを確認します。

関連する設定​