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対応依頼

対応依頼は、ワークフローテンプレートで使用される、設定可能なステップの種類です。各対応依頼は、あるステップでワークフローの参加者が完了すべき内容（たとえば、文書のレビュー、承認、電子署名の適用、差し替えファイルのアップロードなど）と、そのステップを完了する際に選択できる返答オプションを定義します。

対応依頼は再利用可能です。Action Request Manager で一度設定すれば、同じ対応依頼を複数のワークフローテンプレートで参照できます。

この機能を設定するユーザー​

Workflow Setup 画面にアクセスできるユーザー。New モジュールからアクセスします。対応依頼の作成・編集には、New モジュールへのアクセス以外に追加の権限は必要ありません。ユーザーの委任エスカレーションを設定するには、Admin Console へのアクセスが必要です。

開始する前に​

  • 作成前に、各対応依頼に必要な返答オプション（例: Approved / Not Approved、Reviewed、Acknowledged）を明確にしておきます。
  • 有効なワークフローテンプレートで使用中の対応依頼は削除できません。削除する前に、すべてのテンプレートからその対応依頼を削除してください。

Action Request Manager​

Action Request Manager には設定済みのすべての対応依頼が一覧表示され、新しい対応依頼を作成する際の起点となります。

Action Request Manager

Action Request Manager

マネージャーのコントロール​

コントロール説明
Add RowAction Request Editor を開き、新しい対応依頼を作成します。
Toggle Density行の高さをコンパクト表示と標準表示の間で切り替えます。

マネージャーの列​

列説明
Edit（鉛筆アイコン）その対応依頼の Action Request Editor を開きます。
Delete（ゴミ箱アイコン）対応依頼を完全に削除します。使用中の対応依頼は削除できません。
ActionRequestID対応依頼に割り当てられた、システム上の一意の識別子です。
Name対応依頼の表示名です。この名前はワークフローキャンバスのステップや Inbox に表示されます。
Sort Order選択リスト内でこの対応依頼が表示される順序を決めます。
Hide When CancelledTRUE の場合、ワークフローがキャンセルされたときにこのステップがワークフロー表示から隠されます。
Requires MFATRUE の場合、参加者はこのステップで返答を送信する前に多要素認証を完了する必要があります。
Exclude from ReportsTRUE の場合、この対応依頼はワークフローレポートから除外されます。
Allowed Reply Actionsこの対応依頼に設定された返答ラベル（例: Approved、Reviewed、Acknowledged）です。返答オプションが複数ある場合は、複数の値が一覧表示されます。

Action Request Editor​

いずれかの行の編集アイコンをクリックするか、Add Row をクリックすると、Action Request Editor が開きます。

Action Request Editor

Action Request Editor

エディターのフィールド​

フィールド説明
Action Request対応依頼の名前です。ワークフローキャンバスのステップや Inbox に表示されます。
Sort Order選択用ドロップダウン内でのこの対応依頼の表示順序を決めます。
Hide When Cancelled有効にすると、ワークフローがキャンセルされたときにこのステップがワークフロー表示から隠されます。
Require MFA Verification有効にすると、参加者はこのステップで返答を送信する前に多要素認証を完了する必要があります。
Exclude from Reports有効にすると、この対応依頼はワークフローレポートのデータから除外されます。
Save Changesエディターで行ったすべての変更を保存します。ダイアログの右下にあります。

Allowed Reply Actions​

Allowed Reply Actions セクションでは、このステップを完了する際に参加者が選択できる返答オプションを定義します。各返答オプションはこのセクション内でカードとして設定されます。

フィールド説明
+対応依頼に新しい返答オプションのカードを追加します。
ドラッグハンドル返答オプションを並べ替えます。ドラッグして、参加者に提示される順序を変更します。
Select Iconアイコンピッカーを開き、返答オプションに表示アイコンを割り当てます。
Action Replyこの返答について参加者に表示されるラベルです（例: Approved、Correction Required、Acknowledged）。
Delete（ゴミ箱アイコン）この返答オプションを対応依頼から削除します。
Requires Attachment Upload有効にすると、この返答を送信する前に参加者が文書を添付する必要があります。
Requires Replace File有効にすると、この返答を送信する前に参加者がメイン文書の差し替えファイルをアップロードする必要があります。
Requires Signature有効にすると、この返答を送信する前に参加者が電子署名を適用する必要があります。
Requires Valid Custom Fields有効にすると、この返答を送信する前に参加者が必須のカスタムフィールドをすべて入力する必要があります。
Edit Delegation Settingsこの対応依頼の委任設定を開きます。詳細は下記の委任設定を参照してください。

Action Request ステップ — キャンバス表示​

ワークフローキャンバス上では、各対応依頼は以下のセクションを持つステップとして表示されます。

Action Request node on the canvas

ワークフローキャンバス上の Action Request ステップ

セクション説明
Name対応依頼の名前です。ステップの上部に表示されます。
INPUTS — START POINTこのステップをトリガーする、前のステップまたは開始点からの接続ハンドルです。
INPUTS — USERSこのステップを完了する担当のユーザーまたはロールです。
INPUTS — DUE DATEこのステップの完了期限を指定できる、任意のフィールドです。
INPUTS — ADDITIONAL INPUTS任意の追加設定です。添付ファイル設定、カスタムフィールド入力、インターフェース入力、Office Online へのアクセスなどがあります。
OUTPUTSこのステップで選択できる返答オプションです（例: APPROVED、REVIEWED、CORRECTED）。各アウトプットはワークフロー内の次のステップに接続されます。
Email Templateこのステップ用の、任意のカスタム通知メールテンプレートです。設定されていない場合、参加者は既定の通知を受け取ります。
Override: Require MFA対応依頼の全体的な MFA 設定とは独立して、このステップインスタンスに限り MFA 要件を上書きします。
Suppress Email Notifications有効にすると、このステップに割り当てられた参加者に通知メールが送信されません。このステップインスタンスにのみ適用されます。

対応依頼の作成方法​

例: 「For Approval」対応依頼の作成

ステップ説明
1New > Workflow Setup > Actions に移動します。
2Add Row をクリックして Action Request Editor を開きます。
3Action Request フィールドに名前を入力します。
4Sort Order を設定し、必要に応じて Hide When Cancelled、Require MFA Verification、Exclude from Reports のトグルを設定します。
5Allowed Reply Actions セクションで + をクリックして返答オプションを追加します。Action Reply フィールドにラベルを入力します。
6各返答オプションについて、必要な強制設定を有効にします: Requires Attachment Upload、Requires Replace File、Requires Signature、Requires Valid Custom Fields。
7必要な返答オプションの数だけ、ステップ5〜6を繰り返します。
8Save Changes をクリックします。

委任設定​

Edit Delegation Settings ボタンをクリックすると、この対応依頼の委任設定が開きます。委任は Admin Console の Users セクションでユーザーごとに管理し、ユーザーが対応できない場合に対応依頼をどのように再ルーティングするかを制御します。

注記

ワークフローアクションが開始されると、文書セキュリティは委任先のユーザーだけでなく、そのアクションに関連するすべての副次文書や添付ファイルにも適用されます。これにより、委任先の参加者が関連するすべての文書に一貫してアクセスできるようになります。

Delegate Workflows dialog

「Delegate Workflows」ダイアログ

フィールド説明
Select User委任期間中に対応依頼が再ルーティングされる先のユーザーです。
Effective From委任が有効になる日付です。即時ではなく、事前に委任のスケジュールを設定できます。
Active Until委任が終了する日付です。空欄の場合、手動で解除するまで委任が有効なままになります。
Apply to current workflowsチェックすると、すでにこのユーザーに割り当てられている未完了の対応依頼も、即時に委任先へ再ルーティングされます。
Default Late escalation policy委任された対応依頼が期限内に完了しなかった場合の、代替のエスカレーションパス（上長とエスカレーション先の対応依頼）を設定します。

トラブルシューティング​

リスク詳細
使用中の対応依頼を削除しようとする有効なワークフローテンプレートで参照されている対応依頼は削除できません。まずすべてのテンプレートからその対応依頼を削除してください。
わかりにくい返答ラベル返答ラベルは Inbox で参加者に表示されます。「Yes」のような汎用的なラベルはわかりにくくなります。「Approved」「Correction Required」「Acknowledged」のような具体的なラベルを使用してください。
MFA が未設定のまま MFA を強制するRequire MFA Verification を有効にしても参加者側で MFA が設定されていない場合、その参加者はステップを完了できなくなります。この設定を有効にする前に MFA の設定状況を確認してください。
Sort Order の重複Sort Order の値が重複していると、選択リストの表示順序が予測できなくなる場合があります。重複しない値を設定してください。
参加者に通知が届かない該当するキャンバスステップで Suppress Email Notifications が有効になっていないか確認してください。有効になっている場合、そのステップでは通知メールが送信されません。

関連する設定​