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設定

このセクションでは、Docwize の導入環境を設定・管理する方法について説明します。ここでは、システムへのアクセス権を持つのは誰か、どのようなデータを取得するか、ドキュメントがどのようにプロセスを通じて移動するか、どのようなレポートやインターフェースが利用可能かなど、Docwize がすべての利用者に対してどのように動作するかを決定する設定について扱います。

ドキュメントのアップロード、アクションリクエストの完了、受信箱の使用など、日常的な利用方法については、代わりにユーザードキュメントセクションを参照してください。

このセクションの対象者​

役割通常設定する内容
システム管理者ユーザー、グループ、パーミッション、アクセス制御
導入リーダー新規導入のためのすべての領域を順に設定
設定管理者カスタムフィールド、レコード、ワークフロー、テンプレート、データビュー
技術に詳しいユーザークエリビルダー、Jinja テンプレート

開始する前に​

  • 管理アクセス権が必要です。 設定領域は、適切な管理者パーミッションを持つユーザーに限定されています。
  • 多くの設定変更は、保存された時点でユーザーに影響を与える可能性があります。 本番環境でワークフロー、パーミッション、またはテンプレートを変更する前に、想定される影響を確認してください。
  • 一部の領域は他の領域に依存しています。 カスタムフィールドは、レコード、ワークフロー、またはデータビューがそれを参照する前に存在している必要があります。新規導入を設定する場合は、以下の推奨設定順序に従ってください。
  • 初期段階で行った決定は後から変更しづらいです。 カスタムフィールドタイプ、レコードテンプレートの構造、アクセス制御モデルは、データが入力された後では変更が困難です。設定前に計画してください。

Docwize の設定がどのように連携するか​

Docwize の設定はレイヤー構造になっています。大半の領域は、それより前の領域が設定済みであることに依存しています。

中心となる依存関係の連鎖は次のとおりです。

ユーザーとアクセス → カスタムフィールド → レコード、ワークフロー、データビュー → 生成される出力

  • ユーザー、グループ、アクセス制御は、誰がドキュメントを閲覧・操作できるかを決定します。これらは特に、コンテンツが追加される前やプロセスが本番稼働する前に、早い段階で計画しておく必要があります。
  • カスタムフィールドは、各ドキュメントに付随して Docwize がどのような追加データを取得するかを定義します──たとえば、請求書テンプレートには Supplier、Amount、Approval Status のフィールドが含まれる場合があります。レコード、ワークフロー、クエリビルダー、チャートなど、他の大半の設定領域は、カスタムフィールドが先に定義されていることに依存しています。
  • レコードは、構造化されたデータ入力フォームを定義し、設定済みのフィールド、セクション、ワークフローアクションを使用できます。これらは、データがどのように取得され、ドキュメントがどのようにプロセスに提出されるかを制御します。
  • ワークフローは、ドキュメントが確認、承認、処理の各ステップをどのように進むかを定義します。カスタムフィールドを参照したり、レコードの提出によってトリガーされたり、Email Influx を通じて受信メールルールに接続されたりすることができます。
  • Jinja テンプレートは、カスタムフィールドで取得されたデータを使用して、メール、参照番号、Word ドキュメント、スタンプなどのドキュメント出力を生成します。
  • クエリビルダー、チャートビルダー、インターフェースビルダーは、カスタムフィールドデータを視覚的なダッシュボードに変換します。クエリビルダーがデータソースを定義し、チャートビルダーがそれをチャートに変換し、インターフェースビルダーがチャートとカスタムフィールドを組み合わせて、ユーザーが Explorer で閲覧できるダッシュボードを作成します。パイプライン全体については、仮想インターフェースの構築 — ツールの接続方法を参照してください。

推奨される設定順序​

新規導入の場合は、以下の順序で各領域を設定してください。各ステップは、それより前のステップが完了していることに依存する場合があります。

ステップ領域注記
1ユーザーとグループ早期に必要──パーミッションとアクセス制御はこれを基盤とする
2パーミッションとアクセス制御各ユーザーとグループが閲覧・操作できる内容を定義する
3カスタムフィールド大半の他領域（レコード、ワークフロー、データビュー）で必要
4ルックアップリストドロップダウン型のカスタムフィールドを使用する前に必要
5レコードテンプレートデータ入力フォームを定義する。カスタムフィールドやワークフローアクションを使用する場合がある
6ワークフローテンプレートカスタムフィールドとレコードが安定した後に設定する
7Email Influx ルール事前にワークフローが存在している必要がある
8Jinja テンプレートカスタムフィールドが安定した後に設定する
9クエリビルダーのデータソースカスタムフィールドが設定済みである必要がある
10チャートとインターフェースクエリビルダーのデータソースが必要

必要に応じて設定する項目:

  • タグ — 通常は上記の順序と独立して設定できます。実装でワークフロー内にタグを使用している場合は、既存の設定を変更する前にタグ構造を確認してください。
  • API 連携 — 条件付き。外部システムを Docwize に接続する際に設定します。

設定領域​

領域内容
Admin Consoleユーザー、グループ、パーミッション、請求、アクティビティ監視、ホームページ管理
アクセス制御ドキュメントレベルのアクセス: 明示的なユーザーおよびグループアクセス、フォルダーセキュリティ、プロジェクトセキュリティ
連絡先と組織外部の連絡先、組織、配布リスト
プロジェクトプロジェクト単位のドキュメント整理とアクセス範囲の設定
カスタムフィールドカスタムフィールドテンプレート、フィールドタイプ、リレーションシップ、ルックアップリスト、レジスター
レコードテンプレート設定可能なデータ入力フォーム。カスタムフィールド、セクション、ワークフローアクションを使用できる
タグドキュメント分類タグ。Manage Tags で作成・管理する。アクセス権限は Admin Console で制御する
ワークフローワークフローテンプレート、ノード、アクションリクエスト、ワークフローの開始
Eメールインフラックス受信メールを Docwize に振り分け、ワークフローをトリガーするルール
Jinja テンプレートメールテンプレート、参照番号テンプレート、Word テンプレート、動的スタンプ
クエリビルダーカスタムフィールドデータから構築される仮想ビューとデータソース
チャートビルダーとインターフェースビルダークエリビルダーのデータソースから構築されるチャートとダッシュボード
API 連携API キーの生成と範囲設定、外部システム接続のためのエンドポイントリファレンス
ダッシュボードダッシュボード表示用のチャート設定
OliverAgent Configurator — 組み込みおよびカスタムエージェント、システムプロンプト、メモリトピック、ツール
サードパーティコネクタ外部リポジトリやドキュメントライブラリを Docwize に同期する GitHub および SharePoint コネクタ

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