レコード (Records)
レコードは、ユーザーがDocwizeに文書を送信する際に入力するデータ入力フォームです。ユーザーはレコードテンプレートを作成し、キャプチャする情報（表示されるカスタムフィールド、アップロード可能な文書、送信完了したデータの保存先フォルダー、送信時に自動的にトリガーされるワークフローなど）を定義します。
レコードを使用すると、構造化データと文書をガイド付きの1ステップで同時に送信できます。また、文書をフォルダーに直接アップロードし、メタデータを別途追加することも可能です。
レコードの用途
| 領域 | レコードの使われ方 |
|---|---|
| 文書の送信 | アップロード（Upload）セクションにより、ユーザーはレコードの入力の一部としてプライマリ文書をアップロードできます。 |
| 添付ファイル | 添付ファイル（Attachment）セクションにより、ユーザーはプライマリ文書と共に関連ファイルをアップロードできます。 |
| カスタムフィールドのキャプチャ | カスタムフィールド（Custom Field）セクションは、ユーザーが構造化データを入力するためのカスタムフィールドテンプレートを提供します。 |
| 文書のメタデータ | 文書フィールド（Document Field）セクションは、ユーザーが入力する標準の文書メタデータフィールド（文書種別、参照番号、ステータス、説明、日付）を表示します。 |
| フォルダーの割り当て | フォルダー（Folder）セクションは、送信完了したデータを特定のフォルダーに自動的に保存します。 |
| ワークフローのトリガー | ワークフロー（Workflow）セクションは、レコードが送信されたときに指定されたワークフローを自動的に開始します。 |
| 文書テンプレート | 文書テンプレート（Document Template）セクションは、レコードを文書テンプレートにリンクし、キャプチャされたデータをテンプレートに入力できるようにします。 |
| 場所のキャプチャ | 場所（Location）セクションにより、ユーザーはWBSエントリーなどの関連する場所を選択できます。 |
| 参照番号の生成 | 参照番号テンプレート（Reference Number Template）セクションにより、参照番号の自動的な連番生成を設定できます。 |
| 図面 | 図面（Drawing）セクションにより、ユーザーは送信の一部として図面をアップロードできます。 |
レコードの設定場所
レコードテンプレートは、新規 → カスタムフィールドと設定 → レコードの管理 (Manage Records) を介して作成および管理されます。
新規（New）のレコードセクションには、ユーザーが入力するための既存のレコードテンプレートがタイル形式で表示されます。ここはユーザーがテンプレートを管理する場所ではありません。テンプレートの管理は、レコードエディターを開くカスタムフィールドと設定 → レコードの管理からアクセスします。
レコードエディター
レコードエディターには、既存のすべてのレコードテンプレートが一覧表示されます。各行には以下が表示されます。
レコードエディター
| コントロール | 機能 |
|---|---|
| 鉛筆アイコン | 該当するレコードのテンプレートビルダーを開き、テンプレートを編集できるようにします。 |
| 削除アイコン | レコードテンプレートを削除します。 |
右下の新規レコード作成 (Create New Record) をクリックすると、新しいテンプレートを作成するための「レコード追加」テンプレートビルダーが開きます。
設定の手順
手戻りを避けるために、以下の順序でレコードテンプレートを構築してください。
- 最初にカスタムフィールドテンプレートを定義する。 レコード内のカスタムフィールドセクションは、既存のカスタムフィールドテンプレートを参照します。レコードがそれらを参照できるように、事前に作成しておく必要があります。
- フォルダー構造を定義する。 フォルダーセクションは、システム内にすでに存在しているフォルダーを参照する必要があります。
- ワークフローテンプレートを構築する。 レコード送信時にワークフローをトリガーする場合は、そのワークフローテンプレートを作成して有効にしておく必要があります。
- レコードテンプレートを作成する。 セクションを組み立て、グループやレコードグループを設定して保存します。
- 公開前にプレビューする。 ユーザーが入力する前に、テンプレートビルダーのライブプレビューを表示 (View Live Preview) を使用して、レコードの外観や動作が想定通りであることを確認します。
権限
レコードの表示制限はテンプレートレベルで制御されます。各レコードテンプレートの許可されたグループ (Allowed Groups) フィールドによって、どのグループがそのレコードを表示および入力できるかが決定されます。選択されたグループに所属していないユーザーには、新規（New）モジュールにレコードが表示されません。
管理コンソールの設定パネルには、レコード (Records) タブもあります。ユーザーはこのタブを使用して、各テンプレートの「許可されたグループ」フィールドの代替または追加として、特定のレコードを個々のユーザーまたはグループに直接割り当てることができます。
権限の全リファレンスについては、権限 (Permissions)を参照してください。
関連設定
- レコードテンプレートの作成 (Creating a Record Template) — レコードテンプレートの構築と編集
- カスタムフィールド (Custom Fields) — レコードセクションで参照されるカスタムフィールドテンプレート
- ワークフロー (Workflows) — レコード送信を介してトリガーできるワークフローテンプレート
- アクセス制御 (Access Control) — レコードのフォルダーセクションが参照するフォルダー構造
- 権限 (Permissions) — レコードアクセスに関する権限レベル