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レコードテンプレートの作成

レコードテンプレートは、New → Custom Fields & Configuration → Manage Records → Create New Record からアクセスする Add Record ダイアログを使って作成します。

各テンプレートは、ユーザーがレコードを入力する際に表示するセクション — 入力するデータ、アップロードするファイル、ドキュメントの送信先フォルダー、ワークフローをトリガーするかどうか — を定義します。

Add Record ダイアログ​

Add Record ダイアログには2つのパネルがあります。左側のパネルはテンプレートの名前とアクセス設定用、右側のパネルはセクションの追加用です。

Add Record dialog with Record Name, Allowed Groups, Record Group, and New Section panels

「Add Record」ダイアログ

フィールド説明
Record Nameレコードテンプレートの名前です。ユーザーが選択する New の Records セクションに表示されます。
Allowed Groupsこのレコードを閲覧・入力できるグループを制御します。選択したグループのいずれかに所属するユーザーにのみ、New モジュールでレコードが表示されます。
Record Groupレコードを組織上のグループに割り当てます。New モジュールでレコードをカテゴリ別に整理する際に使用します。
New Section Name追加するセクションのラベルです。この名前は、ユーザーがレコードを入力する際のセクション見出しとして表示されます。
New Section Type追加するセクションの種類です。下記のセクションの種類を参照してください。
+設定したセクションをテンプレートに追加します。セクション名と種類の両方を選択するまでボタンは有効になりません。
View Live Previewユーザーが入力する際のレコードのプレビューを開きます。ダイアログのタイトルバーから利用できます。
Save Changesテンプレートを保存します。

セクションの種類​

New Section Type ドロップダウンには、以下のセクションの種類が表示されます。

セクションの種類レコードに追加される内容
Attachment Sectionユーザーが1つ以上の補足ファイルを添付できるセクションです。Upload Section とは異なり、添付ファイルはメインドキュメントではなく副次的なファイルです。
Custom Fieldカスタムフィールドテンプレートを表示し、ユーザーがカスタムフィールドの値を入力できるようにするセクションです。参照するカスタムフィールドテンプレートは、あらかじめ作成されている必要があります。
Document Fieldユーザーが入力する標準的なドキュメントメタデータフィールド（Document Type、Reference Number、Status、Description、Document Date など）を表示するセクションです。手動で入力した Reference Number と Rev. Number の組み合わせが他のドキュメントと重複する場合、ユーザーには注意喚起の警告が表示されますが、保存自体は可能です。
Document Template Sectionレコードをドキュメントテンプレートにリンクします。レコードで取得したデータを使ってテンプレートに情報を入力できます。
Folder Section完成したレコードの送信先フォルダーを指定します。フォルダーへのアクセスはフォルダーのセキュリティモデルによって制御されます。
Upload Sectionユーザーが送信するメインドキュメントをアップロードするセクションです。Attachment Section とは異なります。
Workflow Sectionレコードをワークフローテンプレートにリンクします。ユーザーがレコードを送信すると、指定されたワークフローが自動的に開始されます。
Location Sectionユーザーが WBS（Work Breakdown Structure）エントリなど、関連する場所を選択できるセクションです。
Reference Number Templateレコードの参照番号を自動的に連番生成するためのテンプレートを設定します。
Drawing Sectionユーザーが図面をアップロードできるセクションです。
Distribution Sectionカスタムフィールドテンプレート（通常は連絡先の配布リスト）をレコードにリンクします。Include Attachments オプションを有効にすると、レコードの添付ファイルも配布と一緒に送信されます。
Dataview Sectionレコードにデータビューを埋め込みます。セクションを展開すると、埋め込むデータビューを選択するための Dataview フィールドが1つ表示されます。
Interface Sectionレコードに仮想インターフェースを埋め込みます。セクションを展開すると、埋め込むインターフェースを選択するための Virtual Interface フィールドが1つ表示されます。
Sub Recordこのテンプレート内に別のレコードテンプレートをネストします。セクションを展開すると、ネストするレコードテンプレートを選択するための Child Record フィールドが1つ表示されます。

検証​

レコードテンプレート自体には、独立した検証レイヤーはありません。フィールドをレコード送信前に入力必須にするかどうかは、レコードテンプレートではなく、個々のカスタムフィールドエントリ（フィールドが定義されている場所）の Required 設定によって制御されます。カスタムフィールドテンプレートの展開されたフィールドエントリのオプションを参照してください。

レコードテンプレートの作成方法​

ステップ説明
1New → Custom Fields & Configuration → Manage Records に移動します。
2Record Editor の右下にある Create New Record をクリックします。
3Record Name を入力し、入力を許可する Allowed Groups を選択します。
4必要に応じて Record Group を割り当ててレコードを整理します。
5New Section Name にセクション名を入力し、New Section Type で種類を選択して、+ をクリックして追加します。必要なセクションの数だけ繰り返します。
6他の設定を参照するセクション（Custom Field、Workflow、Folder など）については、セクションを展開して該当するテンプレートやフォルダーを選択します。
7保存する前に View Live Preview をクリックしてレコードのレイアウトを確認します。
8Save Changes をクリックします。

既存テンプレートの編集​

既存のレコードテンプレートを編集するには、New → Custom Fields & Configuration → Manage Records から Record Editor を開き、該当するレコードの行にある鉛筆アイコンをクリックします。これにより、Add Record と同じフィールドを持つ Edit Record ダイアログが開き、テンプレートの現在の設定があらかじめ入力された状態で表示されます。

関連する設定​