文書詳細

文書詳細 ダイアログは、Docwize の文書に関連する情報を確認および管理する場所です。文書の詳細を確認・修正したいとき、別のフォルダーに登録したいとき、まだないファイルを追加したいとき、文書にこれまで行われたことをたどりたいときに開きます。

Docwize における 「文書」 とは、ファイル、メタデータ、および リレーションシップ の集合体を指します。

ファイル は実際のファイルです。メインファイルおよびファイルバージョンを含むことができます。メタデータ には、タイトル、説明、作成者、作成日などの文書の識別情報が含まれます。リレーションシップ は、ファイルとそのファイルに対して実行されたアクション（送付書と図面の関係、メールと添付ファイルの関係など）の間のつながりです。

文書詳細でできること

• 文書のメタデータを確認・編集し、変更を保存する
• 参照番号と改訂番号を設定し、最新の改訂かどうかを確認する
• 文書をフォルダーに登録し、場所に紐付ける
• メインファイルをプレビュー・ダウンロードする、またはファイルのない文書にファイルをアップロードする
• テンプレートから文書のファイルを生成する
• 不要になった文書を削除する
• カスタムフィールド、送付書、改訂、添付ファイル、ワークフロー、配布、レビューなどの関連セクションを開く

文書詳細ダイアログ

開くには、エクスプローラーで文書を右クリックし、文書詳細 を選択します。

ダイアログは 3 つの部分でできています。上部のツールバーには、文書全体に対する操作があります。左側のナビゲーションには、ダイアログのセクションが並んでいます。残りの部分は、詳細 から始まるすべてのセクションを順に並べた 1 つの長いページです。左側のナビゲーションでセクションをクリックするとそのセクションまでスクロールするので、そのまま下へスクロールしてたどることもできます。

文書詳細ダイアログ

セクション	説明
詳細	文書のメタデータです。メタデータ を参照してください。
カスタムフィールド	カスタムフィールドのテンプレートに記録する追加情報です。カスタムフィールド を参照してください。
送付書	送付書に記載された文書です。送付書 を参照してください。
相互参照	関連する文書へのリンクです。相互参照 を参照してください。
ファイルバージョン	文書がこれまでに持っていたすべてのファイルです。ファイルバージョン を参照してください。
改訂	文書のほかの改訂です。改訂 を参照してください。
添付ファイル	文書に添付された補足ファイルです。添付ファイル を参照してください。
ワークフロー	文書に対して開始されたワークフローです。ワークフロー を参照してください。
配布	文書の配布先です。配布 を参照してください。
レビュー	文書がレビュースケジュールのどの段階にあるかです。レビュー を参照してください。

権限によって表示されないセクションもあります。たとえば ワークフロー は、ワークフローを表示する権限がある場合にのみ表示されます。

ツールバー

ツールバーには、文書全体に対する操作があります。表示されるボタンは文書によって異なります。ファイルのある文書では プレビュー と ダウンロード が、ファイルのない文書では代わりに アイテムをアップロード が表示されます。

ファイルのある文書のツールバー

ボタン	説明
変更を保存	何かを変更するとすぐに先頭のボタンとして表示され、変更を保存します。文書の詳細を編集して保存する方法 を参照してください。
プレビュー	メインファイルを、ブラウザーの新しいタブのビューアーで開きます。
ダウンロード	メインファイルをダウンロードします。ファイル名は文書の 説明 になります。
アイテムをアップロード	文書にファイルがないとき、プレビュー と ダウンロード の代わりに表示されます。ファイルを追加します。ファイルのない文書にファイルをアップロードする方法 を参照してください。
テンプレートから生成	テンプレートから文書のファイルを作成します。テンプレートから生成 を参照してください。
Office Onlineで編集	メインファイルが Word などの Office ファイルのときに表示されます。ファイルを Office Online で開いて編集します。
文書を削除	文書を削除します。文書を削除する権限がある場合にのみ表示されます。文書を削除する方法 を参照してください。

詳細 の見出しの横にある i アイコンで、文書の ID、文書番号、登録者（文書を追加した人）、登録日（文書が追加された日時）を表示する帯の表示・非表示を切り替えます。

情報の帯

ファイル

Docwize における ファイル とは、Docwize の文書のメタデータに紐付いたファイルを指します。メインファイルおよびファイルバージョンを含むことができます。

Docwize の 「文書」 は、ファイルが紐付いていなくても存在できます。これは 「プレースホルダー文書」 と呼ばれます。ファイルをアップロードする前に、文書にメタデータを設定できます。プレースホルダー文書を作成して ワークフロー にかけ、後の段階でワークフローが文書のファイルを追加する場合もあります。ファイルの準備ができたら、アイテムをアップロード で自分で追加することもできます。

文書にファイルがあるかどうかにかかわらず、メタデータとリレーションシップには文書詳細ダイアログからアクセスできます。文書の以前のファイルは ファイルバージョン に残ります。

メタデータ

Docwize では、すべての文書に共通のフィールドがあります。これらは文書詳細ダイアログの最初の 詳細 セクションに表示され、文書の識別情報である メタデータ を構成します。

文書番号 は自動生成されます。新しい文書を作成する際は、少なくとも 説明 フィールドを入力することをお勧めします。ほかのフィールドは後から追加・編集できます。メタデータが多く記録されるほど、システムはより役立つものになります。

フィールド	説明
文書番号	Docwize の文書に割り当てられる一意の番号です。自動生成され、変更できません。
文書日付	文書そのものの日付です。Docwize 内で文書が作成された日付とは限りません。
プロジェクト	文書が属する プロジェクト です。これは セキュリティ に影響します。
文書種別	文書種別です。「図面」「仕様書」「メール」「情報提供依頼書」など、文書を識別するために付けるラベルで、一覧は追加できます。文書種別によって、文書の カスタムフィールド も決まります。
送信元	文書を Docwize の 組織と連絡先 の一覧に紐付けます。既存の項目を選ぶか、新しく入力できます。
参照番号	文書をほかの文書と結び付けるために使用できる参照番号です。2 つの文書の参照番号が同じ場合、それらは互いの改訂です。
改訂番号	文書の改訂番号です。文書が改訂されるたびに進む数字または文字で、文書の参照番号に付け加えられます。参照番号と改訂番号 を参照してください。
宛先	文書を Docwize の 組織と連絡先 の一覧に紐付けます。
説明	文書の説明またはタイトルです。Docwize の文書を作成する際は、少なくともこのフィールドを入力することをお勧めします。
CC	文書を Docwize の 組織と連絡先 の一覧に紐付けます。
フォルダー	文書が登録されている フォルダー です。1 つの文書を複数のフォルダーに登録できます。フォルダーと場所 を参照してください。
場所	文書が紐付いている 場所 です。1 つの文書を複数の場所に紐付けられます。
追加情報	文書に関する情報をさらに記録するための、任意のフィールドです。追加情報 を参照してください。

参照番号と改訂番号

参照番号 と 改訂番号 を組み合わせると、どの改訂の文書を見ているのかがわかります。たとえば参照番号 DRG-101 の図面に改訂 A、B、C があり、それぞれが別の文書になっている場合です。

参照番号が設定されると、改訂番号 のフィールドに色が付きます。その参照番号の最新の改訂であれば 緑、より新しい改訂があれば 赤 になります。赤いフィールドは、古い版を見ている可能性があることを知らせてくれます。

以前の改訂の改訂番号

同じ 参照番号 と 改訂番号 の組み合わせがすでに別の文書で使われている場合は、2 つのフィールドの下に「この参照番号と改訂番号の組み合わせは、他の文書で既に使用されています。」という警告が表示されます。これは警告であり、保存は妨げられません。たとえば意図して 2 部目を記録する場合など、重複したままでも文書を保存できます。

参照番号と改訂番号の重複の警告

参照番号 フィールドの中にあるリストのアイコン（参照番号テンプレートから選択）では、管理者が設定したテンプレートから参照番号を入力できます。

フォルダーと場所

フォルダー と 場所 のカードには、文書の登録先が表示されます。フォルダーは文書を整理するおなじみの方法で、場所は文書を建物やフロアなどの場所に紐付けます。フォルダーや場所はそれぞれ外すための x の付いたチップで表示され、追加 で別のものを追加できます。フォルダーや場所を追加する方法 を参照してください。

フォルダーと場所のカード

文書は必ず 1 つ以上のフォルダーに登録されている必要があるため、最後のフォルダーは外せません。

追加情報

追加情報 には、文書のステータスや回答期限など、さらに管理したい情報のための任意のフィールドがあります。最初は閉じているので、クリックして開きます。フィールドはタブごとにまとめられています。

追加情報: ステータスと日付

フィールド	説明
ステータス	組織の一覧から選ぶ、文書の現在のステータスです。
レビュー後ステータス	レビュー後の文書のステータスです。
回答文書	この文書への回答として送られた文書（回答文書）です。
受取/配送日	文書を受け取った日、または届けた日です。
回答期限	文書への回答の期限です。
実際の回答日	実際に回答した日です。

追加情報: その他

フィールド	説明
複製元	この文書がその複製にあたる、元の文書です。
開始ページ	文書の最初のページ番号です。
終了ページ	文書の最後のページ番号です。
特権	オンにすると、文書を特権付きとして扱います。
無関係	オンにすると、文書を無関係として扱います。

追加フィールド タブには、管理者が組織のために設定した追加のフィールドがあります。フィールドの名前と内容は組織によって異なります。

リレーションシップ

文書詳細ダイアログの左側のナビゲーションでは、リレーションシップ、つまり文書がどのように使われ、紐付けられ、配布されているかの記録をたどれます。各セクションの説明は、文書詳細ダイアログ の一覧にあるそれぞれのページにあります。

文書詳細を開く方法

ステップ	説明
1	エクスプローラーで、文書のあるフォルダーを開きます。
2	文書を右クリックします。
3	文書詳細 を選択します。ダイアログが 詳細 セクションで開きます。

文書の詳細を編集して保存する方法

説明を追加したい、日付を直したいなど、文書の情報が欠けている、または間違っているときに詳細を編集します。

ステップ	説明
1	文書の 文書詳細 を開きます。
2	説明 などのフィールドを変更します。ツールバーの先頭に 変更を保存 が表示されます。
3	変更を保存 をクリックします。変更が保存され、ボタンは再び消えます。

編集後の変更を保存

例：文書詳細の編集と保存

ファイルをプレビュー・ダウンロードする方法

ステップ	説明
1	文書の 文書詳細 を開きます。
2	ファイルを見るには、プレビュー をクリックします。ブラウザーの新しいタブのビューアーでファイルが開きます。
3	コピーを保存するには、ダウンロード をクリックします。ファイルは、文書の 説明 をファイル名としてダウンロードされます。

ファイルのない文書にファイルをアップロードする方法

事前に登録しておいた報告書が届いたときなど、プレースホルダー文書にファイルを追加できるようになったときに使います。アイテムをアップロード を使うには、文書の編集権限が必要です。

ファイルのない文書のツールバー

ステップ	説明
1	文書の 文書詳細 を開きます。
2	アイテムをアップロード をクリックします。
3	ファイルを選択します。Docwize がファイルをアップロードし、文書に紐付けます。
4	アップロードが終わると、アイテムをアップロード の代わりに プレビュー と ダウンロード が表示されます。ファイルはすぐに文書に保存されるため、変更を保存 をクリックする必要はありません。

文書を削除する方法

誤って追加した文書など、Docwize に残しておく必要がなくなった文書を削除します。

ステップ	説明
1	文書の 文書詳細 を開きます。
2	文書を削除 をクリックします。確認のウィンドウが表示されます。
3	削除 をクリックします。文書が削除され、ダイアログが閉じます。残す場合は キャンセル をクリックします。

文書を削除の確認

フォルダーや場所を追加する方法

ステップ	説明
1	文書の 文書詳細 を開きます。
2	フォルダー のカードで 追加 をクリックします。フォルダーを追加 ウィンドウの左側に 利用可能なフォルダー、右側に 選択したフォルダー が表示されます。
3	追加するフォルダーをクリックします（必要に応じて検索します）。フォルダーが 選択したフォルダー に移り、文書はその場でフォルダーに登録されます。
4	完了 をクリックします。フォルダーが フォルダー のカードに表示されます。

フォルダーを追加

場所も同じ手順です。場所 のカードで 追加 をクリックし、場所を追加 ウィンドウで場所を選んで 完了 をクリックします。

フォルダーや場所を外す方法

ステップ	説明
1	文書の 文書詳細 を開きます。
2	外すフォルダーまたは場所の x をクリックします。確認してください ウィンドウが表示されます。
3	確認 をクリックします。フォルダーまたは場所が文書から外れます。