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Transmittals

建築、エンジニアリング、建設などの業界のユーザーは、Docwize を使用して transmittal を生成および配布できます。Transmittal テンプレートとメール配布テンプレートはカスタマイズできます。

Transmittals でできること​

  • Docwize から transmittal を生成する
  • transmittal にドキュメントを追加する
  • transmittal テンプレートを使用する
  • transmittal を配布して配信を追跡する

Transmittal の生成​

Docwize では transmittal を生成して送信する方法が複数あります：

Transmittal の生成方法​

これらのユーザーノートでは、Document Details ダイアログを使用して transmittal を生成および送信する方法について説明します。

注意： これらの手順は、カスタマイズされた transmittal テンプレートがすでに設定され、関連するデータベースに読み込まれていることを前提としています。

ステップ説明
1該当する transmittal ドキュメントに移動し、その Document Details ダイアログを開きます。
2Document Details ダイアログの水平ツールバーにある「新しいタブで開く」ボタンをクリックします。これにより、transmittal の Document Details ダイアログが新しいタブで開きます。
3transmittal の Document Details ダイアログで、関連する transmittal 情報（例：「To」と「From」フィールドを選択、「Additional Information」に移動して「Status」を選択など）を入力します。
4元のタブに戻り、チェックボックスで transmittal に追加するドキュメントを選択します。
5選択したドキュメントの行を右クリックします。2 番目のタブで Doc Details ダイアログが現在開いている関連 transmittal のドキュメント番号を含むドロップダウンメニューが表示されます。
6transmittal のドキュメント番号にカーソルを合わせ、表示される追加ドロップダウンメニューで「Add drawing(s) to transmittal」をクリックします。クリックすると、選択したドキュメントが transmittal に追加されます。関連するすべてのドキュメントが transmittal に追加されるまで、必要な数のフォルダー/データビューでこれを繰り返します。
7transmittal の Document Details ダイアログが開いているタブに移動します。任意：Document Details の transmittal セクションまでスクロールして、関連するすべてのドキュメントが選択されていることを確認します。Document Details ダイアログ上部の水平ツールバーにあるオレンジ色の「Save Changes」ボタンをクリックします。
8Document Details ダイアログ上部の水平ツールバーにある「Generate Transmittal」をクリックし、関連する transmittal テンプレートを選択します。任意：生成された transmittal を開いて確認します。

例：Transmittal の生成

Transmittal の配布​

ユーザーは Docwize システムを通じて transmittal を配布できます。これにより、transmittal が送信、既読、および送信されたドキュメントがダウンロードされた時刻を追跡できます。これは強力なドキュメント管理に有利です。Transmittal は Docwize ユーザー（Docwize データベース内でタスクを完了できる課金ユーザー）と連絡先（Docwize から通信を受け取ることができるが、システムにアクセスできない受信者）の両方に送信できます。

Transmittal の送信方法​

注意： これらの手順は、カスタマイズされた配布メールテンプレートが関連するデータベースに設定されており、関連する連絡先とユーザーがデータベースに追加されていることを前提としています。

ステップ説明
1該当する Transmittal の Document Details に移動します。
2配布リストセクションまでスクロールします。transmittal の関連受信者を選択します（準備済みの配布リストをインポートするか、受信者を個別に選択します）。必要に応じて、受信者への添付 Action Requests を選択します。
3準備ができたら、Document Details ダイアログ上部の水平ツールバーに移動し、「Send to Distribution List」を選択します。関連するメール配布テンプレートを選択します。添付ドキュメントとともに transmittal が送信されます。

例：Transmittal の配布