配布

文書詳細の配布セクションでは、文書のコピーを必要とする人に文書を送ります。受信者のリストを作成し、リストの全員に一度に文書を送信します。各受信者には文書をダウンロードするためのリンクが記載されたメールが届くため、文書をいつ誰に送ったかの記録が残ります。

受信者には、Docwize のユーザーのほか、顧客や協力会社などの外部の連絡先も指定できます。このセクションを開くには、文書詳細ダイアログの縦のツールバーで配布を選択します。

配布でできること

配布先 には、文書の送信先となる全員が表示されます。タイトルの横の数字は、リストにある受信者の数です。

配布先

各行には、受信者の メールアドレス、リストに追加された日付（キュー追加日）、受信者に依頼する 対応依頼 が表示されます。対応依頼がない場合は N/A と表示されます。

共有グループは、プロジェクトチームなど、同じ文書をよく受け取る人をまとめて保存したリストです。グループを取り込むとメンバー全員が一度に追加されるため、1 人ずつ追加する必要はありません。

「配布リストを管理」ダイアログ

ステップ	説明
1	配布セクションでリスト取込をクリックします。配布リストを管理ダイアログが開き、各グループがメンバー数とともに表示されます。
2	文書を送りたいグループにチェックを入れます。必要なグループがまだない場合は、+ 共有グループを追加で作成できます。
3	Import (1) Distribution List をクリックします。ボタンの数字は、チェックを入れたグループの数です。
4	グループのメンバー全員が配布先リストに追加されます。すでにリストにいる人が重複して追加されることはありません。

特定の 1 人に文書を送りたいときは、配布先を追加 を使います。

「配布エントリーを追加」ダイアログ

ステップ	説明
1	配布セクションで配布先を追加をクリックします。配布エントリーを追加ダイアログが開きます。
2	タイプで、Docwize のユーザーなら User、外部の連絡先なら Contact を選びます。
3	ユーザーまたは連絡先の一覧から受信者を選びます。目的の人が一覧にない場合は、アクセス権がないユーザーも表示にチェックを入れると全員が表示されます。
4	任意: 対応依頼で、受信者に文書について何をしてほしいかを選びます（例: For Information）。
5	保存をクリックします。受信者が配布先リストに追加されます。

受信者は、文書を送信する前であればいつでも変更や削除ができます。

ステップ	説明
1	受信者を変更するには、その行のエントリーを編集（鉛筆アイコン）をクリックします。配布エントリーを編集ダイアログで別の受信者または対応依頼を選び、保存をクリックします。
2	受信者を 1 人削除するには、その行のエントリーを削除（ごみ箱アイコン）をクリックします。
3	複数の受信者を削除するには、その行にチェックを入れて削除 (2) をクリックします。数字は、チェックを入れた行の数です。
4	確認を求められます。削除をクリックすると、受信者がリストから削除されます。

受信者の削除の確認

リストの準備ができたら、リストの全員に文書を送信します。配布先 リストに送信待ちの受信者がいるときは、文書詳細ダイアログ上部のツールバーに 配布キューに送信 が表示されます。

「配布キューに送信」ダイアログ

フィールド	説明
受信者	配布先リストにある受信者の数です。
メールテンプレート	受信者に届くメールです。メールテンプレートは管理者が設定します。
注釈を含める	送信するコピーに文書の注釈を焼き込み、受信者が注釈を見られるようにします。
配布を送信	文書を送信します。このボタンは、メールテンプレートを選ぶと使えるようになります。

ステップ	説明
1	文書の文書詳細を開き、配布を選択します。文書を送るべき全員が配布先リストにいることを確認します。
2	ダイアログ上部のツールバーで配布キューに送信をクリックします。
3	受信者の数を確認します。
4	メールテンプレートを選びます。
5	任意: 受信者に文書の注釈を見せる場合は、注釈を含めるにチェックを入れます。
6	配布を送信をクリックします。各受信者に、文書をダウンロードするためのリンクが記載されたメールが届きます。