レビュー
規程、契約書、安全証明書など、内容が今も正しいかを定期的に確認し直す必要がある文書があります。Docwize では文書を 定期レビュー の対象にでき、レビューの期限が来るたびに、適切な人にレビューが依頼されます。
文書詳細の レビュー セクションには、文書の状況が表示されます。定期レビューの対象かどうか、次のレビューの期限、進行中のレビューに誰が回答したか、過去のレビューがどのような結果になったかを確認できます。このセクションを開くには、文書詳細ダイアログの縦のツールバーで レビュー を選択します。
なお、レビュー担当者はレビューセクションでは回答しません。レビューの回ごとに対応依頼が届き、レビュー担当者はインボックスからその対応依頼を完了します。
レビューでできること
- 文書が定期レビューの対象かどうかと、次のレビューの期限を確認する
- スケジュールがこの文書で設定されたものか、フォルダーや文書種別から引き継がれたものかを確認する
- 文書が最後にレビューされた日付と、その結果を確認する
- 進行中のレビューの回を追い、誰が回答したかを確認する
- レビュー履歴で過去のレビューの回を振り返る
文書 - レビュースケジュールの管理 権限がある場合は、このセクションで文書のレビュースケジュールを設定、変更、一時停止、削除することもできます。設定文書の文書のレビュースケジュールを参照してください。
レビューの全体像
レビューは Docwize のいくつかの場所に表示されますが、すべてが 1 つの流れとしてつながっています。管理者は、レビューを どのように 実施するかと、どの文書 をレビューするかを決めます。レビューの期限が来ると、レビュー担当者はインボックスで回答を求められ、その結果が文書のレビューセクションに記録されます。
レビューの実施方法 は レビュー種別 で決まります。レビュー種別は、管理者が 新規 > ワークフロー設定 > レビュー設定 で作成します。レビュー種別では、誰がレビューするか、何を尋ねるか、何をもって承認とするかを定義します。たとえば「Compliance Team がレビューし、全員の承認が必要」のように設定します。
どの文書をいつレビューするか は、次の 4 か所で設定できます。
| 場所 | 用途 | 例 |
|---|---|---|
| レビュー設定の自動ルール | ある文書種別の文書すべて、またはあるフォルダーの文書すべて | すべての契約書を 12 か月ごと |
| フォルダーの設定にあるレビュー自動化 | 1 つのフォルダーにあるすべての文書 | 取引先の記録フォルダーにあるすべての文書を毎月 |
| 割り当てダイアログの レビュー タブ | グリッドで選択した複数の文書 | 一連の安全証明書を 24 か月ごと |
| 1 つの文書のレビューセクション | 独自の日程を持つ 1 つの文書 | 更新前の 1 件の契約書 |
1 つの文書で設定したスケジュールは、ルールより優先されます。そのため、レビューセクションには、スケジュールがその文書で設定されたものか、ルールから引き継がれたものかが表示されます。
レビューは、ワークフローの 1 ステップとして、レビューサイクルステップで開始することもできます。
結果を確認する場所 は、立場によって異なります。レビュー担当者はインボックスで対応依頼に回答します。誰でも、以下で説明するように、文書のレビューセクションでその文書のレビューを確認できます。管理者は、レビュー設定の分析タブで、すべてのレビューについてレポートを作成できます。
スケジュールが設定された文書
レビューセクションの上部では、文書が最新の状態かどうかと、次にいつ確認されるかがひと目でわかります。定期レビューの対象ではない文書には、この文書は定期レビューの対象ではありません。 と表示されます。
状態の行 には、文書のレビューの状態と次の期限が、あと29日 や 3日超過 のように表示されます。状態は次のいずれかです。
| 状態 | 説明 |
|---|---|
| スケジュール済み | スケジュールが動いていて、次のレビューの期限はまだ来ていません。 |
| レビュー中 | レビューの回が進行中で、レビュー担当者の回答を待っています。 |
| 期限超過 | 期限が過ぎています。 |
| 一時停止中 | スケジュールが一時停止されていて、再開されるまで新しい回は始まりません。 |
| 停止済み（停止条件に一致） | この文書に適用される自動ルールに停止条件があり、文書がその条件を満たしたため、これ以上レビューは予定されません。 |
状態の行の下には、スケジュールが短い文で表示されます。どのくらいの間隔で、どのグループが文書をレビューするかがわかります。その下に、スケジュールの設定元が表示されます。
- この文書で設定 は、スケジュールがこの文書に対して設定されたことを示します。
- …から継承 は、文書のフォルダーまたは文書種別の自動ルールによってスケジュールが適用されていることを示します。
最終レビュー には、最後に完了したレビューの日付と結果が表示されます。まだレビューされていない文書には 未レビュー と表示されます。
レビュースケジュールを管理する権限がある場合は、上の画像のように、スケジュールを管理するボタンもこのセクションに表示されます。これらのボタンについては、文書のレビュースケジュールで説明しています。
進行中のレビューの回
レビューの回が進行している間は、状態が レビュー中 になり、回の進み具合がパネルに表示されます。これにより、誰にも尋ねることなく、まだ回答が必要な人を確認できます。
パネルの見出しには、回の番号、回答したレビュー担当者の数、そして文書に改訂番号がある場合はレビュー対象の改訂番号が表示されます。各レビュー担当者は回答とともに表示され、まだ回答していない場合は 回答待ち と表示されます。文書の所有者は、レビューを担当するグループのメンバーとともに、承認者 として毎回の回に含まれます。
レビューの回の進行中に文書のファイルが差し替えられた場合は、既に行われた判断はファイルの別バージョンに対するものであるという警告が表示されます。
レビュー履歴
終了した回は レビュー履歴 に表示されます。これは文書のレビューの記録で、文書がいつ確認され、どのような結果になったかを示す必要があるときに役立ちます。
| 列 | 説明 |
|---|---|
| 回 | レビューの回の番号です。 |
| 版 | その回でレビューした文書の改訂番号です。 |
| 結果 | 回がどのように終了したかです。たとえば 承認（変更なし）、例外付き承認、変更依頼、却下 などがあります。終了前に停止された回は 取消 と表示されます。 |
| 完了日 | 回が終了した日付です。 |
関連情報
- 対応依頼の完了: レビューの回への回答
- 文書のレビュースケジュール: 文書のレビュースケジュールの設定と管理
- レビュー設定: レビュー種別と自動レビュールール