送付書

送付書は、どの図面や文書を誰に発行したかを正式に記録するために、送付物に添える文書です。図面を発行するたびに記録が必要な建築、エンジニアリング、建設の分野でよく使われます。Docwize では、送付書はそれ自体が 1 つの文書で、送付書の対象となる図面や文書がその送付書に紐付けられます。

文書詳細の 送付書 セクションには、この紐付けが表示されます。このセクションを開くには、文書詳細ダイアログの縦のツールバーで 送付書 を選択します。

送付書でできること

送付書で図面を発行するときは、通常次の 4 つのステップで進めます。

送付書を作成する。 送付書は、管理者が送付書用に設定した文書種別の文書です。ほかの文書と同じ方法で作成します。文書のアップロード/新規作成を参照してください。
図面を追加する。 発行する図面や文書をそれぞれ送付書に紐付けます。送付書に文書を追加する方法を参照してください。
送付書の文書を生成する。 Docwize が送付書の詳細と図面の一覧を送付書テンプレートに差し込み、その結果を送付書のファイルとして保存します。送付書を生成する方法を参照してください。
送付書を送る。 送付書を送る方法を参照してください。

次の動画では、手順 2 と 3 の例として、送付書に 2 つの図面を追加し、送付書の文書を生成する様子を紹介しています。

例：送付書の準備

送付書 セクションに表示される内容は、文書によって異なります。

送付書では、セクションのタイトルは この送付書の図面/文書 で、送付書の対象となるすべての図面と文書が一覧表示されます。

送付書の図面

図面など、それ以外の文書では、セクションのタイトルは 送付書 で、その文書が追加されている送付書が一覧表示されます。これにより、図面が発行された履歴を 1 回ごとに確認できます。

図面が含まれている送付書

どちらの一覧にも同じコントロールがあります。

コントロール	説明
割り当て	一覧のすべての文書、またはチェックを入れた文書だけを、フォルダーやタグなどに割り当てます。
エクスポート	一覧のすべての文書、またはチェックを入れた文書だけをエクスポートします。
リストを更新	一覧を再読み込みします。
アクション	各行のアイコンで、文書の詳細を開いたり、文書をプレビューまたはダウンロードしたりできます。

そのほかの列には、文書番号、説明、文書種別 など、各文書の詳細が表示されます。

図面や文書は、送付書の文書詳細を開いたまま、エクスプローラーから送付書に追加します。文書を追加するには、文書のレビュー 権限が必要です。

開いている送付書への図面の追加

ステップ	説明
1	送付書の文書詳細を開き、開いたままにします。ウィンドウを片側にドラッグして、横にエクスプローラーの一覧が見えるようにします。
2	エクスプローラーで、追加する図面または文書を右クリックします。
3	右クリックメニューの一番上に、開いている送付書を示す項目が追加されています。送付書の説明と文書番号が表示されている項目です。この項目をクリックせずにポインターを合わせると、横に 2 つ目のメニューが開き、相互参照と図面として追加（送付書）が表示されます。
4	2 つ目のメニューで図面として追加（送付書）をクリックします。文書がすぐに送付書に紐付けられ、送付書のこの送付書の図面/文書の一覧に表示されます。
5	送付書の対象となる図面や文書ごとに繰り返します。

誤った送付書に追加した文書や、発行しなくなった文書は、送付書から外します。

ステップ	説明
1	送付書の文書詳細を開き、送付書を選択します。
2	文書の行を右クリックし、選択した図面を送付書から削除をクリックします。
3	確認を求められます。確認をクリックすると、文書が一覧から外れます。

送付書を生成すると、送付書の文書そのものが作成されます。これは、送付書テンプレートに送付書の詳細と図面の一覧を差し込んで作成した文書です。生成された文書が送付書のファイルになります。送付書テンプレートは管理者が設定します。Word テンプレートを参照してください。

送付書は、新規モジュールの最近のアクティビティから生成します。

「送付書を生成」ダイアログ

ステップ	説明
1	新規を開き、最近のアクティビティを開きます。
2	送付書の行で送信をクリックし、Generate Transmittal をクリックします。この項目は送付書にだけ表示されます。
3	送付書を生成ダイアログに、送付書の詳細と図面が表示されます。生成する前に内容を確認します。
4	ダイアログ下部のテンプレートでテンプレートを選びます。
5	保存をクリックします。送付書の準備ができると、ダイアログに送付書が生成されましたと表示されます。

送付書の生成完了

操作	説明
送付書をプレビュー	生成された送付書を新しいタブで開きます。
送付書をダウンロード	生成された送付書をダウンロードします。

送付書を生成したら、送付書の配布セクションから送ります。受信者を追加し、配布キューに送信 をクリックします。各受信者に、送付書をダウンロードするためのリンクが記載されたメールが届きます。配布を参照してください。