ドキュメントアクセス制御

Docwize の強みのひとつは、誰がどのドキュメントにアクセスできるかを管理できる機能です。Docwize では、ユーザーがドキュメントへのアクセスを許可される方法が複数あり、その中には特定の条件が満たされることを前提とするものもあります。オプションには次のものが含まれます。

明示的なアクセス
グループ経由のアクセス
プロジェクト経由のアクセス
フォルダー経由のアクセス

以下の図は、これらのオプションの実際の動作を示しています。「Access Granted」チェックマークへの経路をたどることで、ユーザーがドキュメントにアクセスできるようになる具体的な条件を確認できます。

明示的なユーザーアクセス

ユーザーにドキュメントへの明示的なアクセス権を付与できます。ドキュメントへの直接アクセスにより、ユーザーはドキュメントの閲覧やダウンロードが可能になります。これはユーザーへの workflow 送信などのシステムタスクによって自動的に行われます。特定のドキュメントへのアクセス権は、Admin レベルのアクセス権を持つ Docwize ユーザーが明示的に付与することもできます。

注意：ユーザーが編集権限を持つためには、追加の権限付与が必要です。編集トグルは、ユーザーが Office Online でドキュメントを編集する権限を付与されているかどうかを示します（下図参照）。

例：下の Document Permissions ダイアログの画像では、ユーザー Piet と Koos がドキュメントへの直接ユーザーアクセスを持っています。Koos はドキュメントの閲覧またはダウンロードのみ可能です。これに対し、Piet にはドキュメントの編集権限も付与されています。

「Document Permissions」ダイアログ：ユーザーアクセス

グループ経由のアクセス

Docwize において、グループはユーザーの集合です。ユーザーは複数のグループに所属できます。あるドキュメントへのアクセス権を持つグループにユーザーが属している場合、そのユーザーはデフォルトでそのドキュメントにアクセスできます。

例：下の画像では、Admin、DW Users、Management、Review Group、Suppliers、Workflow Test Group の 6 つのグループがドキュメントへのアクセス権を持ち、すべてのグループがドキュメントの編集権限を持っています（これはユーザー Piet と Koos に明示的なアクセス権が付与されているのに加えてのことです）。

「Document Permissions」ダイアログ：グループアクセス

以下の動画では、グループにフォルダーを割り当てる方法を示しています。赤色のフォルダーはグループがそのフォルダーへのアクセス権を持っていないことを意味します。緑色のフォルダーはグループがそのフォルダーへのアクセス権を持っていることを意味します。

グループのフォルダーアクセスの管理

プロジェクト経由のアクセス

Docwize プロジェクトはドキュメントのメタデータフィールドです。ユーザーがプロジェクトに割り当てられており、そのプロジェクトに関連フォルダーが割り当てられていない場合、ユーザーはプロジェクト内のドキュメントにアクセスできます。また、プロジェクトがパブリック（システム内の全ユーザーに表示）である場合も、ユーザーはプロジェクトのドキュメントを閲覧できます。プロジェクトセキュリティは必要なパーミッションを持つユーザーが管理します。

ドキュメントがプロジェクトおよびフォルダーの両方に割り当てられている場合、ユーザーはドキュメントにアクセスするために両方のプロジェクトとフォルダーに割り当てられている必要があります。ただし、フォルダーがパブリック（システム内の全ユーザーに表示）である場合を除きます。

フォルダー経由のアクセス

Docwize のフォルダーはドキュメントを格納するツリー構造です。フォルダーは以下の状態が可能です。

パブリック
特定のユーザーに割り当て済み
グループに割り当て済み
ユーザーから非表示

ユーザーがフォルダーへのアクセス権を付与されている場合、以下のいずれかの条件を満たしていれば、フォルダー内のドキュメントを閲覧できます。

ユーザーがそのドキュメントに関連するプロジェクトにも所属している場合、または
ドキュメントにプロジェクトが割り当てられていない場合。

つまり、ドキュメントが関連プロジェクトのないフォルダー内にある場合、ユーザーはそのドキュメントにアクセスできます。ドキュメントが関連プロジェクトのあるフォルダー内にある場合、ユーザーはドキュメントにアクセスするためにフォルダーとプロジェクトの両方に所属している必要があります。

特定のフォルダーに対してユーザーに付与されているパーミッションは、以下のアイコンで確認できます。

パーミッションアイコン	名前	説明
	パブリックアクセス	フォルダーはパブリックです。特定のユーザーやグループに割り当てられていません。
	明示的なユーザーアクセス	フォルダーはこのユーザーに直接割り当てられており、アクセス権を持つグループとは独立しています。
	明示的なグループアクセス	フォルダーへのアクセスは特定のグループのアクセスを通じて付与されています。
	アクセスなし	ユーザーがこのフォルダーを閲覧できないことを示します。