アクセス制御
アクセス制御は、Docwize 内でどのユーザーがドキュメントを閲覧・開くことができるか、また該当する場合は編集できるかどうかを決定します。これは3つの独立したレイヤー──明示的なドキュメントレベルのセキュリティ、フォルダーセキュリティ、プロジェクトセキュリティ──にわたって機能し、これらのレイヤーはどのような組み合わせでも特定のドキュメントに適用される可能性があります。
このページは、ユーザーおよび導入リーダー向けのリファレンスです。アクセス制御の変更は、保存された時点でドキュメントの可視性に影響を与える可能性があります。フォルダー、プロジェクト、グループ、または明示的なドキュメントアクセスを変更する前に、その影響を確認してください。
アクセス制御レイヤーの仕組み
特定のユーザーに対 するドキュメントの可視性は、どのアクセスレイヤーが適用されるかによって決まります。以下の図は、アクセスが許可される条件を示しています。
各経路は独立してアクセス権を付与します。ドキュメントへの明示的なアクセス権を持つユーザーは、そのドキュメントがどのフォルダーやプロジェクトに属していても、それを閲覧できます。
| レイヤー | 制御する内容 | 設定場所 |
|---|---|---|
| 明示的なユーザーおよびグループのセキュリティ | ドキュメント自体への直接的なアクセス権の付与 | Document Permissions ダイアログ |
| フォルダーセキュリティ | ユーザーまたはグループがどのフォルダーを閲覧できるか | User または Group の設定 |
| プロジェクトセキュリティ | ユーザーがドキュメントのプロジェクトに割り当てられているかどうか | Project の設定 |
明示的なユーザーおよびグループのセキュリティ
明示的なアクセス権は、ドキュメントに直接付与されます。明示的なアクセス権を持つユーザーまたはグループは、そのドキュメントを閲覧できます。編集権限は、利用可能な場合、同じダイアログ内で別途設定されます。
明示的なアクセス権は、以下の2つ の方法で付与されます。
- 自動的に — ワークフローは、ワークフローのアクションステップの一部として、ドキュメントへの明示的なアクセス権を付与できます。これは通常、確認またはアクションのためにドキュメントがユーザーに送信される際に行われます。
- 手動で — ユーザーがドキュメント上の Document Permissions ダイアログを使用して付与します。
セキュリティルールは、バックグラウンド処理によってではなく、作成時点でドキュメントに即座に適用されます。つまり、アクセス制御はドキュメントが作成された時点で有効になります。
「Document Permissions」ダイアログ
このダイアログには、ドキュメントへのアクセス権を持 つ個々のユーザーおよびグループが一覧表示されます。各エントリの編集トグルにより、そのユーザーまたはグループが Office Online でドキュメントを編集できるかどうかが制御されます。
グループアクセスはメンバーシップを通じて機能します。ユーザーがダイアログに一覧表示されているグループに所属している場合、そのグループに割り当てられたアクセス権を得られます。ユーザーをグループから削除すると、そのユーザーが別のグループ、明示的なドキュメントアクセス、フォルダーアクセス、またはプロジェクトアクセスを通じてアクセス権を保持していない限り、そのグループを通じて継承していたアクセス権が失われる可能性があります。
明示的なアクセス権は、フォルダーセキュリティおよびプロジェクトセキュリティとは独立しています。ドキュメントへの明示的なアクセス権を持つユーザーは、そのドキュメントがどのフォルダーやプロジェクトに属していても、それを閲覧できま す。
フォルダーセキュリティ
Docwize のフォルダーは、ドキュメントを整理するためのツリー構造です。フォルダーに対するユーザーのアクセス権によって、そのフォルダー内のどのドキュメントを閲覧できるかが決まります──ただし、併せて適用されるプロジェクトによる制限がある場合はそれに従います（フォルダーとプロジェクトのセキュリティを組み合わせる場合を参照）。
フォルダーアクセス状態
| アイコン | 名前 | 意味 |
|---|---|---|
 | パブリックアクセス | フォルダーがパブリックであることを示します。明示的なユーザーやグループは割り当てられていません。他のアクセスレイヤーによる制限がない限り、システムへの一般的なアクセス権を持つユーザーはこのフォルダーを閲覧できます。 |
 | 明示的なユーザーアクセス | フォルダーがこのユーザーに直接割り当てられており、グループメンバーシップとは独立していることを示します。 |
 | 明示的なグループアクセス | このフォルダーへのユーザーのアクセス権が、1つ以上のグループ割り当てを通じて付与されていることを示します。 |
 | アクセスなし | ユーザーがこのフォルダーを閲覧できないことを示します。 |
フォルダーアクセスの設定
フォルダーアクセスは、グループ単位またはユーザー単位で設定されます。以下の動画は、グループに対するフォルダーアクセスの割り当て方法を示しています。赤色で表示されたフォルダーはアクセス権がなく、緑色で表示されたフォルダーはアクセス権が付与されています。
グループのフォルダーアクセスの管理
以下の動画は、個々のユーザーに 対するフォルダーアクセスを示しています。
ユーザーのフォルダーアクセスの管理
フォルダーアクセスで十分な場合
ドキュメントがフォルダー内にあり、プロジェクトに割り当てられていない場合、そのフォルダーへのアクセス権を持つユーザーは通常そのドキュメントを閲覧できます。
ドキュメントがフォルダー内にあり、かつプロジェクトに割り当てられている場合、フォルダーアクセスだけでは十分でない可能性があります──フォルダーとプロジェクトのセキュリティを組み合わせる場合を参照してください。
プロジェクトセキュリティ
プロジェクトは、ドキュメントに割り当てることができるメタデータフィールドです。プロジェクトセキュリティは、どのユーザーがプロジェクト内のドキュメントを閲覧できるかを制御します。
ユーザーは、以下のいずれかの条件を満たす場合にプロジェクト内のドキュメントにアクセスできます。
- プロジェクトに割り当てられており、かつそのプロジェクトに関連付けられたフォルダーがない場合、または
- プロジェクトがパブリックである場合（システムへの一般的なアクセス権を持つすべてのユーザーに表示されます）
プロジェクトに関連付けられたフォルダーがある場合、ユーザーはそのドキュメントを閲覧するためにプロジェクトと関連フォルダーの両方へのアクセス権が必要になることがあります。フォルダーとプロジェクトのセキュリティを組み合わせる場合を参照してください。
プロジェクトセキュリティは、必要なパーミッションを持つユーザーによって管理されます。
プロジェクトは、Admin Console でユーザーまたはグループが割り当てられていない場合にパブリックになります。パブリックなプロジェクトでは、プロジェクトへの割り当てにかかわらず、システムへの一般的なアクセス権を持つすべてのユーザーが そのドキュメントを閲覧できます。1人以上のユーザーまたはグループが割り当てられた時点で、プロジェクトはプライベートになります。
フォルダーとプロジェクトのセキュリティを組み合わせる場合
ドキュメントがフォルダーとプロジェクトの両方に割り当てられている場合、ユーザーは通常それを閲覧するために両方へのアクセス権が必要です。
- フォルダーへのアクセス権だけでは十分でない可能性があります。
- プロジェクトへのアクセス権だけでは十分でない可能性があります。
- 両方を付与する必要がある場合があります。
フォルダーがパブリックである場合、その組み合わせのドキュメントを閲覧するにはプロジェクトへのアクセス権だけで十分です。
これは、新しいプロジェクトを設定する際にアクセス拒否が発生する一般的な原因です。ユーザーがプロジェクトには割り当てられているがフォルダーには割り当てられていない（またはその逆の）場合、ドキュメントを閲覧できなくなります。
アクセス設定を変更する前に
アクセスを制限する前に、対象範囲を把握してください。 グループのフォルダーへのアクセス権を削除すると、そのグループのユーザーは、別のグループ、明示的なドキュメントアクセス、またはプロジェクトアクセスを通じてアクセス権を保持していない限り、そのフォルダー内のドキュメントへのアクセス権を失う可能性があります。
ユーザーを追加する前に、グループ単位のフォルダーアクセスを計画してください。 グループに割り当てられたフォルダーアクセスは、通常そのグループの現在および将来のすべてのメンバーに適用されます。ユーザーをグループに追加すると、そのグループがアクセスできるフォルダーおよびドキュメントへのアクセス権が付与される可能性があります。
ドキュメントを制限する前に、ワークフローとの相互作用を確認してください。 ワークフローは、アクションステップの一部として明示的なドキュメントアクセスを自動的に付与することがあります。フォルダーレベルまたはプロジェクトレベルでアクセスを制限しても、ワークフローが既に付与した明示的なアクセス権は削除されない場合があります。ワークフローによって付与された明示的なアクセス権は、手動で削除されるまで保持されます──ワークフローが終了しても自動的に取り消されることはありません。
グループおよびフォルダーの計画の代わりに、ドキュメントレベルの明示的なアク セスに依存しないでください。 ドキュメント単位でアクセス権を付与する方法は、規模が大きくなると管理が難しく、グループベースのレポートや監査とも統合されません。
ユーザーを招待する前に、意図した状態を確認してください。 アクセス制御が正しく設定される前に招待を承諾したユーザーは、参加した時点で不十分または不正確なアクセス権を得る可能性があります。
よくあるリスク
| リスク | 発生の典型的な経緯 | 確認すべき内容 |
|---|---|---|
| ユーザーが閲覧できるはずのドキュメントを閲覧できない | ドキュメントがフォルダーとプロジェクトの両方を持っており、ユーザーが一方にのみアクセス権を持っている | そのユーザーのフォルダー割り当てとプロジェクト割り当ての両方を確認する |
| ユーザーが閲覧できないはずのドキュメントを閲覧できる | フォルダーまたはプロジェクトがパブリックに設定されている、あるいはユーザーが意図より広いアクセス権を持つグループに所属している | フォルダーおよびプロジェクトの可視性を確認し、グループメンバーシップを確認する |
| グループからユーザーを削除すると、予期しないアクセス権の失失が発生する | グループがユーザーの依拠していたフォルダーまたはプロジェクトへのアクセス権を持っていた | グループメンバーシップ を削除する前に、そのユーザーのすべてのアクセス経路を確認する |
| ワークフローによって付与されたアクセス権が、プロセス終了後も残る | ワークフローが付与した明示的なドキュメントアクセスは、ワークフローが終了しても自動的に取り消されない | 対象ドキュメントの Document Permissions ダイアログを確認し、不要になった明示的なアクセスエントリを削除する |
アクセス制御変更のテスト
本番環境に変更を適用する前に:
- 影響を受けるユーザーと同じグループメンバーシップを持つテストユーザーアカウントを特定します。
- 意図したアクセス変更（フォルダー、プロジェクト、または明示的なアクセス）を適用します。
- テストユーザーとしてログインする──またはそのアカウントを持つ信頼できる同僚に依頼する──そして以下を確認します。
- 閲覧できるはずのフォルダーを閲覧できるか。
- 対象範囲のドキュメントを開けるか。
- 閲覧できないはずのドキュメントが見えていないか。
- 対象ドキュメントの Document Permissions ダイアログを開き、意図しない明示的なアクセスが残っていないことを確認します。
Docwize には、ユーザーへの偽装（impersonate）機能やユーザー視点表示（view-as-user）機能はありません。ユーザーの視点からアクセス変更を確認するには、別のテストアカウントが必要です。