レビュー設定
レビュー設定では、レビューの内容 と レビューを実行する時期 を分けて管理します。
- レビュープログラム では、誰がレビューするか、何に回答するか、どのような条件でレビューの回を終えるかを定義します。
- 自動ルール では、どの文書をどのくらいの間隔でレビューするかを決めます。
新規 → ワークフロー設定 → レビュー設定 を開きます。この画面を使うには、文書 - レビュースケジュールの管理 権限が必要です。
レビュープログラム
レビュープログラムでは、レビューのタスクを誰が受け取るか、レビュー担当者が何に回答するか、その回答でレビューの回をどのように判定するかを定義します。1 つのプログラムを複数のルールやスケジュールで使えるため、レビュー担当者の設定は文書ごとに繰り返さず、一度定義するだけで済みます。文書詳細と割り当てダイアログでは、プログラムを レビュー種別 と呼びます。
次の 3 つの必須項目をすべて設定するまで、保存 は使えません。
- 名称
- レビュー担当（共有グループ）
- レビュー担当者が回答するアクション
| 設定 | 選択肢 |
|---|---|
| 判定方法 | 最初の回答で決定 · 全員が回答 · 全員が承認 · 一定数の承認 |
| 参加者の役割 | レビュアー（必須） · 承認者（必須） · 相談先（任意） · 通知先（任意） |
| レビュー中にファイルが差し替えられたとき | そのまま続行 · レビューをやり直す · 変更された条項のみ再レビュー（未対応時は全文書） |
必須の参加者が回答するまで、レビューの回は終わりません。任意の参加者は、回を遅らせることなく意見を出せます。
回答期限（日） で期限を設定し、タスクのメールテンプレート でレビュー担当者に届く通知を選びます。
詳細オプション
- レビュアーに表示する理由: 割り当てに表示されるメッセージです。プレースホルダー:
{{document_name}},{{rev_number}},{{cycle_number}},{{due_date}}、および文書フィールドキー。 - レビュー終了後: レビューの回が指定した結果で終わったときに、ワークフローを実行します。
- 回答の意味: 回答を 承認、変更依頼、却下／取り下げ のいずれかに対応付けます。未対応の回答は文言から分類されます。確実にするにはここで対応付けてください。
自動ルール
自動ルールでは、対象にする文書、ルールの期限が来たときに実行する内容、繰り返しの間隔、任意の停止条件を選びます。
自動ルール → 自動ルールを作成 を選択します。編集画面は、ルールが実行される順序に沿って並んでいます。
1. どの文書を対象にしますか？ ルールの対象を 文書種別 または フォルダー から選び、対象の文書種別またはフォルダーを指定します。必要に応じて 今後一致する文書を自動的に対象にする を選択します。後からこの範囲に追加・移動された文書にも、このルールが自動で適用されます。
2. 何を実行しますか？ レビュープログラムを使用 または ワークフローを実行 のいずれかを選びます。レビュープログラムの場合は、プログラムで定義したレビュー担当者のタスクと判定の回が作成されます。ワークフローの場合は、ルールの期限が来たときに各文書でワークフローが開始されます。スケジュールの下には、選んだ実行内容で何をもって「承認」とするかが 1 文で表示されます。ワークフローの場合は、たとえば次のように表示されます。ワークフロー内の回答は考慮されません。「ワークフローを完了」の前にワークフローが止まると、レビューは開いたままになり、次のレビューも開始されません。
ワークフローを実行 を選ぶ場合は、実行するワークフロー に ワークフローを完了 ステップがあることも条件です。ワークフローで実行するレビューの回は、このステップでしか終わらないためです。このステップがないと、次のように表示されます。
このワークフローには「ワークフローを完了」ステップがありません ワークフローで実行するレビューは、ワークフローが「ワークフローを完了」ステップに達したときにのみ終了します。このステップがないと最初のレビューが終わらず、次のレビューも開始されません。ワークフロービルダーでステップを追加するか、別のワークフローを選択してください。
このステップを含むワークフローを選ぶまで、保存 は使えません。
3. どの頻度で実行しますか？ スケジュール基準 で 繰り返し間隔 または 文書の日付 を選びます。後者については後述します。繰り返し間隔の場合は、数値と単位（時間 · 日 · 週 · か月）に加えて、実行時刻 を設定します。どちらを選んだ場合も、期限より前に開始 で、期限の何日前に実際にレビューの回を開始するかを設定します。繰り返し間隔の場合、初回をすぐに実行するには 初回をすぐに開始する にチェックを入れます。オフの場合、初回は 1 回分の間隔を待ってから開始します。間隔の下には、次のレビューの期限がいつになるかが 1 文で表示されます。例: 次のレビューの期限は、ワークフローが「ワークフローを完了」ステップに達してから2週間後です。
実行時刻
間隔だけを指定すると、期限はルールを保存した時刻を基準に決まるため、「12 か月ごと」のレビューは中途半端な時刻に開始されます。実行時刻 を指定すると、時刻を固定できます。例: 2週ごと 09:00に。
00:00 から 23:30 まで 30 分刻みで、サーバーのタイムゾーンの時刻で指定します。時刻を指定しない のままにすると、間隔どおりの時刻に期限が来ます。この設定が追加される前に作成されたルールは、すべてこの動作になります。
レビューはこの時刻から 15 分以内に開始されます。
次の 2 つには適用されません。
- 時間単位の間隔。 単位が 時間 の場合、この設定は表示されません。1 日に何度も繰り返す間隔を 1 つの時刻に固定すると、知らないうちに 1 日 1 回の間隔に変わってしまうためです。API から直接この組み合わせを送信した場合は拒否されます。A time of day cannot be combined with an hourly review interval
- 初回をすぐに開始する。 これは「今すぐ」という意味なので、初回は指定した時刻まで待たずに実行されます。2 回目以降は指定した時刻に実行されます。
文書の日付からスケジュールする
一定の間隔ではなく、文書にすでに入力されている日付を基準にルールを動かすには、文書の日付 を選択します。対象の文書がすべて同じ日程を共有するのではなく、文書ごとに自身のフィールド値から期限が決まります。
- 日付フィールド: ルールの基準になる日付です。Custom field · Employee Confidential — Date of Birth、Custom field · Exit Details — Last Working Day、Custom field · Exit Details — Notice Date などの文書自体の日付に加え、文書ごとに値を 1 つだけ持つカスタムフィールドの日付を選べます。
- 期限より前に開始: その日付の何日前にレビューを開始するかを指定します。
- 実行時刻: 繰り返し間隔の場合と同じく、レビューを開始する時刻を固定します。日付を時間単位で進める設定にしている間は表示されません。
設定の下には、ここまでに選んだ値でルールが何をするかが 1 文で表示されます。例: 各文書のDate of Birth (Employee Confidential)の30日前、09:00過ぎにレビューが開始されます。ワークフローが「ワークフローを完了」ステップに達すると、文書のDate of Birth (Employee Confidential)が12か月先に進みます。
ワークフローが「ワークフローを完了」に達したら日付を進める には、既定でチェックが入っています。チェックが入っている間は、進める期間 と 単位 で、レビューが承認されたときに日付をどれだけ進めるかを設定し、起算日 で 既存の日付 または レビュー開始日 のどちらから数えるかを選びます。レビュー開始日 を選ぶと、説明は次のようになります。各文書のDate of Birth (Employee Confidential)の30日前にレビューが開始されます。ワークフローが「ワークフローを完了」ステップに達すると、文書のDate of Birth (Employee Confidential)はレビュー開始から12か月後の日付に設定されます。
日付を担当者が手動で更新する場合は、チェックを外します。進める期間と起算日は非表示になり、承認されても日付は変わらず、次のレビューは誰かが日付を変更するまで開始されません。
日付フィールドを選ぶまで、保存 は拒否されます。このルールの基準にする文書またはカスタム日付フィールドを選択してください。 選んだ日付フィールドが空の文書は、期限が来ることがありません。スケジュールは作成されますが、フィールドに値が入力されるまで待機します。
初回をすぐに開始する は、文書の日付に基づくルールには表示されません。API に送信した場合は、そのまま拒否されます。
この方法で作成したルールを保存すると、間隔ではなく、前倒し日数とフィールドが表示されます。例: Custom field · Employee Confidential — Date of Birth の 30 日前
4. いつ停止しますか？ 任意。この条件が文書で成立すると、その文書の今後の実行を停止します。
停止条件
条件を追加 を選択して文書のフィールドから条件を作成します。条件が複数必要な場合は 条件グループを追加 を選択します。
条件は、スケジュールが設定された各文書について、次の実行の前に確認されます。条件に一致すると、その文書にはこのルールによる今後の実行が行われなくなります。納品の確認が取れた、証明書が新しいものに置き換わったなど、文書が業務上の特定の状態になったら止めるべき定期確認に向いています。
保存したルールの見方
保存したルールは、左から右へ 文書が一致したら → ワークフローを実行 → スケジュール の順に読みます。中央の見出しには、ルールで使う実行内容の名前が表示されます。その下のチップには、今後一致する文書を対象にするかどうか、初回をすぐに実行するかどうか、停止条件があるかどうかが表示されます。変更するには ルールを編集（鉛筆アイコン）を使います。
既存の文書にルールを適用する
新しいルールの対象になるのは、今後の文書だけです。すでに対象範囲にある文書にもルールを適用するには、保存したルールの 既存の文書 を選択し、適用範囲を選びます。
- 新しい文書のみ
- 上書きされていない全文書
- 全文書（上書きを破棄）
適用する前に、プレビューで影響を確認できます。例:
0件の文書が対象: 新規0件、更新0件、上書き維持0件。
上書きとは、個々の文書で行ったスケジュールの設定のことです。全文書（上書きを破棄） は、ルールでそれらの設定を置き換えるつもりの場合にだけ使います。
ルールを削除する
保存したルールのごみ箱アイコンを選択し、確認します。
このルールを削除し、継承した文書の今後の実行を停止しますか？既存のレビュー履歴は保持されます。
ルールは一覧に表示されなくなり、このルールを継承していた文書には、今後の実行が予定されなくなります。既存のレビュー履歴は保持されます。
フォルダーのレビュー自動化
フォルダーには、フォルダー自体から設定する独自のルールを持たせることができます。エクスプローラーでフォルダーを右クリックし、設定 → レビュー自動化 → 設定 を選択します。このタブを使うには、文書 - レビュースケジュールの管理 権限が必要です。
このフォルダー内の文書には、それぞれ独自のレビュースケジュールが設定されます。新しい文書も自動的に対象になり、選択したワークフローが文書ごとに個別に実行されます。
レビュー設定で作成するルールとは、次の 3 点が異なります。
- ワークフローの実行だけに使えます。 レビュープログラムは選べません。また、Workflow to run を選ばないと Enable auto review で保存できません。ワークフローには ワークフローを完了 ステップが必要で、条件と警告は自動ルールの場合と同じです（前述）。
- 保存するとすぐに、フォルダー内の既存の文書に適用されます。 すでに上書きされている文書を除き、すべての文書にスケジュールが設定されます。既存の文書 の手順はありません。
- レビューの回は期限日に開始されます。 前倒し日数はありません。
Run every、Interval、Time of day は、自動ルールと同じように動作します。Stop future reviews when… も同様です。保存後はボタンの表示が ポリシーを保存 に変わり、このルールはレビュー設定の 自動ルール にも表示されます。
フォルダー内の文書のレビューセクションには、スケジュールが継承されたものとして表示されます。そこから文書ごとにスケジュールを上書きできます（文書のレビュースケジュールを参照してください）。
文書のレビュースケジュール
自動ルールとフォルダーのレビュー自動化は、同じ日程でレビューする文書の集まりに向いています。更新日の前にレビューする契約書のように、1 つの文書に独自の日程が必要な場合は、その文書の文書詳細にある レビュー セクションでスケジュールを設定できます。同じセクションで、レビューを前倒しで開始したり、スケジュールを一時停止したり、文書をレビューの対象から外したりすることもできます。スケジュールを変更するには、文書 - レビュースケジュールの管理 権限が必要です。
レビューの状態、進行中の回、レビュー履歴など、レビューセクションですべてのユーザーに表示される内容については、ユーザー向け文書のレビューで説明しています。
スケジュールの設定
スケジュールがない文書のレビューセクションには、この文書は定期レビューの対象ではありません。 と表示され、その下に新しいスケジュールの設定が表示されます。スケジュールを編集するときも、同じ設定が開きます。
最初の 3 つの設定で、どのくらいの間隔でレビューするか、誰がレビューするか、最初のレビューの期限はいつか、という主な点を決めます。
| 設定 | 説明 |
|---|---|
| レビュー間隔 | 文書をレビューする間隔です（6か月ごと · 12か月ごと · 24か月ごと · 単発レビュー）。単発レビュー は、契約の更新前など、一度だけ確認すればよい文書に向いています。 |
| レビュー担当者 | レビューの回ごとに依頼を受け取るメンバーの共有グループです。 |
| 初回レビュー期限 | 最初のレビューの回の期限日です。既存のスケジュールを編集するときは、この設定は 次回レビュー と表示されます。 |
残りの設定は既定値のままで問題ないことが多いため、詳細設定 の中にまとめられています。
| 設定 | 説明 |
|---|---|
| レビュー種別 | 各回をどのように進めるかを決めるレビュープログラムです。既定を使用 を選ぶと、この文書に適用されるプログラムに任せます。 |
| 実行時刻 | すべての期限を特定の時刻に固定します。たとえば、始業時にレビューの依頼が届くようにできます。時刻を指定しない を選ぶと、時刻は固定しません。時刻はサーバーのタイムゾーンです。 |
| レビュー開始の前倒し日数 | 期限の何日前にレビューの回を開始するかです。期限までにレビュー担当者が回答する時間を確保できます（0日 · 7日 · 14日 · 30日）。既定は 14 日です。 |
スケジュールには文書をレビューする人の情報が必要なため、レビュー担当者 のグループと レビュー種別 の少なくとも一方を選びます。
スケジュールの管理
文書にスケジュールが設定されると、スケジュールの概要の下に次のボタンが表示されます。
| ボタン | 説明 |
|---|---|
| 今すぐレビュー | 期限を待たずに、すぐにレビューの回を開始します。たとえば規制が変わった後に使います。次の予定期限は変わりません。すでに回が進行中の間は使えません。 |
| 一時停止 / 再開 | 文書を書き直している間などに新しい回が始まらないように止め、スケジュールを失わずに再開します。 |
| スケジュールを編集 | スケジュールの設定をもう一度開きます。変更は スケジュールを保存 で保存します。 |
| 削除 | 文書をレビューする必要がなくなったときに、定期レビューの対象から外します。過去の回はレビュー履歴に残ります。 |
スケジュールが自動ルールまたはフォルダーのレビュー自動化から適用されている場合、概要には …から継承 と表示され、その横に 上書き のリンクがあります。
上書き を選択するとスケジュールの設定が開き、その文書に独自のスケジュールを設定できます。保存すると、スケジュールには この文書で設定 と表示され、その後ルールを変更してもこの文書には影響しません。
文書にレビューを設定する方法
| 手順 | 説明 |
|---|---|
| 1 | 文書の文書詳細ダイアログを開き、縦のツールバーで レビュー を選択します。 |
| 2 | レビュー間隔 で、文書をレビューする間隔を選びます。 |
| 3 | レビュー担当者 で、文書をレビューするグループを選びます。 |
| 4 | 初回レビュー期限 で、最初のレビューの期限日を選びます。 |
| 5 | 任意: 詳細設定 を開き、レビュー種別、実行時刻、レビュー開始の前倒し日数 を選びます。 |
| 6 | レビューを設定 を選択します。状態の行が スケジュール済み に変わり、次の期限日が表示されます。 |
複数の文書にまとめてレビューを設定する
検索で見つけた一連の証明書など、既存の複数の文書に同じレビュースケジュールが必要な場合は、1 件ずつではなく、まとめてスケジュールを設定できます。自動ルールとは異なり、この設定は選択した文書にだけ適用され、後から追加された文書には適用されません。
この設定は、割り当てダイアログの レビュー タブで行います。このタブは、文書 - レビュースケジュールの管理 権限を持つユーザーにだけ表示されます。
このタブで設定する項目は、1 つの文書のスケジュールの設定と同じです。レビュー種別、レビュー担当者、レビュー間隔、実行時刻、レビュー開始の前倒し日数、初回レビュー期限 の順に並んでいます。レビュー種別 を選ぶと、そのレビュー担当のグループが入力されます。レビュー種別が 1 つしかない場合は、そのグループとともに最初から選択されています。
レビューを設定 は、レビュー種別かグループを選ぶまで使えません。また、単発レビュー には 初回レビュー期限 の日付も必要です。繰り返しのレビューで 初回レビュー期限 を空欄にすると、最初のレビューの期限は今日から 1 期間後になります。たとえば 12か月ごと なら 12 か月後です。
独自のスケジュールがすでにある文書では、2 つ目のスケジュールは作成されず、既存のスケジュールが更新されます。
複数の文書にまとめてレビューを設定する方法
| 手順 | 説明 |
|---|---|
| 1 | 文書グリッドで、レビューが必要な文書にチェックを入れます。 |
| 2 | チェックを入れた文書の 1 つを右クリックし、レビューを設定 を選択します。割り当てダイアログが レビュー タブで開きます。 |
| 3 | レビュー種別 と レビュー担当者 のグループの一方または両方を選びます。レビュー種別 を選ぶと、そのグループが入力されます。 |
| 4 | レビュー間隔 で、文書をレビューする間隔を選びます。 |
| 5 | 任意: 実行時刻、レビューの回を期限の何日前に開始するか（レビュー開始の前倒し日数）、初回レビュー期限 の日付を選びます。単発レビュー の場合は日付が必要です。 |
| 6 | レビューを設定 を選択します。ダイアログが閉じ、スケジュールを設定した文書と更新した文書の件数がメッセージで表示されます。 |
レビューサイクルステップ
ワークフローの 1 ステップとしてレビューの回を開始するには、ステップパレットの システム＆フロー制御 から レビューサイクル ステップを追加します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
| レビュー種別 | 実行するプログラムです。必須で、選ぶまでステップに警告が表示されます。 |
| レビュー担当者 | この配置だけで使う、別のレビュー担当のグループです。 |
| 判定方法 | この配置だけ、プログラムの判定方法を上書きします。 |
| 回答期限（日） | この配置だけ、プログラムの回答期限を上書きします。 |
| レビュー担当者が回答するアクション | この配置だけで使う、別のアクションです。任意。レビュー種別の対応依頼を上書きします。レビュー種別の回答マッピングは元の対応依頼にのみ適用されるため、この対応依頼への回答は文言によって分類されます。 |
| レビュアーに表示する理由 | 任意。レビュー種別の理由を置き換えます。プレースホルダー: {{document_name}}、{{rev_number}}、{{cycle_number}}、{{due_date}}、および任意の文書項目キー。 |
回のそれ以外の設定は、すべてプログラムから引き継がれます。
このステップには、開始 の入力が 1 つと、出力が 1 つあります。ワークフローは、レビューの回が開始されるとすぐに次へ進みます。レビューの結論が出るまで分岐を止めておくには、このステップの後に ANDステップ を接続します。ANDステップは、回答が判定方法の条件を満たすか、文書のファイルが差し替えられてプログラムが回をやり直すことで、レビューの回が終わるまで待機します。
分析
チャートビルダーとデータソースビルダーでは、設定なしで 6 つのビューを使えます。ビューの 1 つをソースとして選択してください。結合はすべて済んでいます。
| タイトル | ビュー | 内容 |
|---|---|---|
| レビュー対象一覧 | view_review_register | レビュー対象文書ごとに1行。ステータスと期限までの日数 |
| レビューラウンド | view_review_rounds | ラウンドごとに1行。結果、所要日数、期限内、参加状況 |
| レビュー判断履歴 | view_review_decisions | レビュアーの判定ごとに1行。誰が、何を、いつ、認証方法、レビューした版 |
| レビュー担当者の負荷 | view_review_reviewer_load | レビュアーごとの未処理・期限超過・最近のタスク |
| 月次レビュー実施状況 | view_review_compliance_monthly | 月別の終了ラウンド数、結果、期限内率 |
| レビュー設定一覧 | view_review_definitions | 名称解決済みのプログラムとスケジュール件数 |
関連する設定
- レビュー: すべてのユーザーに表示される、文書のレビューの状態、進行中の回、履歴
- 文書の割り当て: 複数の文書のスケジュールをまとめて設定する
- 対応依頼
- ワークフローテンプレートの構築