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エクスポートとダウンロード

Docwize を使用すると、ユーザーはグリッドと文書をエクスポートできます。エクスポートする関連ファイルを選択すると、さまざまなダウンロードオプションから選択できます。また、複数のファイルを目次付きの単一 PDF ファイルにまとめるバンドルを作成することもできます。PDF のレイアウトと目次に使用するフィールドは設定できます。

ユーザーが文書をダウンロード用にエクスポートする場合、関連する文書を選択し、Doc Grid のエクスポートボタンをクリックします。

文書のエクスポートパッケージを準備しているユーザー

エクスポートとダウンロードでできること​

  • Doc Grid から文書をエクスポートする
  • ダウンロードとバンドルのオプションを設定する
  • ZIP のフォルダーとファイル名を選び、Excel シートの行をグループ化する
  • エクスポートの内容（ZIP のフォルダーと Excel シート）を確認する
  • エクスポートを開始せずに、グリッドやアナリティクスの一覧を直接 Excel に保存する
  • Downloads ホームページから完了したエクスポートにアクセスする
  • バンドルとエクスポートされたファイルをダウンロードする

エクスポートオプション​

Doc Grid ツールバーのエクスポートをクリックすると、「エクスポートオプション」ダイアログが開きます。このダイアログは4つのセクションに分かれています。

4つのセクションを表示した「エクスポートオプション」ダイアログ

「エクスポートオプション」ダイアログ

ファイル名フォーマット - ZIPとダウンロード用、Excelグループ化列、ZIPフォルダー構造 のフィールドには、同じフィールドの一覧が表示されます。一覧には、文書番号などの文書フィールドと、Template - Field の形式で表示されるカスタムフィールドがあります。カスタムフィールドは、そのテンプレートが、開くことのできる文書種別またはステータスに適用されている場合に一覧に表示されます。Calculated、リンクされた列（Linked Column）、Custom Field Reference のフィールドは、文書ごとに値が保存されないため一覧に含まれません。これらのフィールドを指定したエクスポートは開始されません。

全般​

フィールド説明
ダウンロードファイル名エクスポートに割り当てられるファイル名です。現在のビューと日付に基づいて既定の名前が自動生成されますが、ユーザーが編集することもできます。
ダウンロード説明エクスポートに関する任意の説明です。

文書オプション​

フィールド説明
ファイル名フォーマット - ZIPとダウンロード用ユーザーが選択したフィールドと入力したテキストから、エクスポートに含まれる各文書のファイル名を作成します。フィールドの下に表示される例は、一覧の先頭の文書の結果です。ファイル名は、ZIP 内のファイルとダウンロードリンクに使われます。
注釈を含めるオンにすると、文書に追加された注釈がエクスポートに含まれます。
PDFに変換オンにすると、エクスポート時に文書が PDF 形式に変換されます。

Excelオプション​

フィールド説明
ハイパーリンクセキュリティエクスポートされた Excel ファイルに埋め込まれたハイパーリンクへのアクセスを誰に許可するかを制御します。オプション：ユーザーセキュリティを適用（既存の Docwize の権限に従ってリンクが機能します）、組織内で公開（組織内の誰でもリンクにアクセスできます）、公開（サインイン不要）（サインインなしでリンクにアクセスできます）。
リンクタイプExcel エクスポートに埋め込まれるハイパーリンクの種類を制御します。オプション：リンクなし、プレビューリンク（リンクを開くと文書のプレビューが表示されます）、ダウンロードリンク（リンクをクリックするとダウンロードが開始されます）。ZIPファイルを含むをオンにすると、各行のリンクは代わりに ZIP 内のファイルを指します。
Excelグループ化列任意。エクスポートされた Excel ファイルの行をグループ化するフィールドを1つ以上選択します。

ZIPパッケージ​

ZIPパッケージで「ZIPファイルを含む」をオンにし、ZIPフォルダー構造 を Folders (Use Doc Folder Structure) に設定した画面

ZIPフォルダー構造 を Folders (Use Doc Folder Structure) に設定

フィールド説明
ZIPファイルを含むオンにすると、エクスポートされた文書が ZIP アーカイブにパッケージ化されます。
ZIPフォルダー構造ZIPファイルを含むがオンのときに表示されます。Folders (Use Doc Folder Structure) を選択すると、文書のフォルダー構造を使用します。フィールドを選択すると、その値ごとにフォルダーへファイルをグループ化します。ZIPファイルを含むをオフにすると、先に選択していてもフォルダー構造は使用されません。

フッターの操作​

ボタン説明
デフォルトに設定現在のエクスポート設定を、このデータビューの既定として保存します。ダイアログをデータビューから開き、ユーザーがデータビュー設定の権限を持つ場合にのみ表示されます。
エクスポートを開始設定した内容でエクスポートを開始します。

エクスポートの内容​

以下の例は、フォルダー内の4件の文書を次のオプションでエクスポートしたものです。

オプション設定
ZIPファイルを含むオン
ZIPフォルダー構造Folders (Use Doc Folder Structure)、次に種類
ファイル名フォーマット - ZIPとダウンロード用文書番号
Excelグループ化列種類

ZIPファイル​

各文書は、所属する Docwize フォルダーに配置され、その中の種類ごとのフォルダーに配置されます。ファイル名は文書番号です。Excel のシートは、ZIP の最上位に index.xlsx として含まれます。

ZIPファイル
├── Quality Documents/
│   ├── Policy/
│   │   ├── DOCS-REV-021.pdf
│   │   └── DOCS-REV-024.pdf
│   └── Procedure/
│       ├── DOCS-REV-022.pdf
│       └── DOCS-REV-023.pdf
└── index.xlsx
ZIPの内容：Quality Documents フォルダーの中の Policy と Procedure フォルダー、および index.xlsx

ZIPの内容

Excelシート​

シートには文書ごとに1行あります。行は種類でグループ化され、各行には所属するグループの文書種別が書かれます。グループの列は先頭の列です。それに続くDownload列では、各行のリンクが ZIP 内のファイルを指します。見出しはDoc NumberやRev Numberなどのフィールド名です。シートは13列あり、表にはそのうち6列を示します。

index.xlsx の最初の数行（13列のうち6列）

index.xlsx、13列のうち6列

同じ行をテキストで示します。

TypeDoc NumberDescriptionDateRev NumberFolders
PolicyDOCS-REV-021Quality Manual2026-09-23 09:43:221Quality Documents
PolicyDOCS-REV-024Supplier Evaluation Policy2026-09-23 09:43:231Quality Documents
ProcedureDOCS-REV-022Document Control Procedure2026-09-23 09:43:221Quality Documents
ProcedureDOCS-REV-023Site Safety Procedure2026-09-23 09:43:221Quality Documents

Excelのみのエクスポート​

ZIPファイルを含むをオフにし、Excelグループ化列を選ばない場合、エクスポートは1つの Excel ファイルになります。文書ごとに1行あり、グループの列はありません。プレビューリンクを選ぶと先頭の列はViewになり、各行のリンクをクリックすると Docwize のプレビューで文書が開きます。この例では、シートは19列で、View、ID、Date、Description から Doc Number、Rev Number、Doc Type、Type までが並びます。

Excelにエクスポートするその他の方法​

エクスポートオプションのダイアログを使わない Excel エクスポートが2つあります。どちらも Downloads ホームページに行は追加されません。

場所保存される内容
グリッドツールバーのその他のオプションメニュー（⋮）にあるExcelにエクスポート表示されているとおりのグリッドです。グリッドが表示している列が、表示されている見出しで保存されます。列の選択パネルで非表示にした列は含まれません。グリッドをExcelにエクスポートを参照してください。
アナリティクスタブのドリルダウン一覧にあるExcelにエクスポート一覧に表示されているワークフロー項目が、1項目につき1行で保存されます。先頭の2列は、文書を開くプレビューと、ワークフロー項目をインボックスで開くワークフローです。最後の列はIDです。見出しの上の数行に、一覧の日付範囲と対象範囲が書かれます。

Downloads ホームページ​

ユーザーが開始したエクスポートのレジスターは「Downloads」ホームページでアクセスできます。ユーザーはこのページからダウンロードを開始できます。

workflow-builder

「Downloads」ホームページ

フィールド説明
アクションユーザーは、1. ダウンロードを完了する、2. ダウンロードを Docwize ユーザーと共有する、3. ダウンロードしたバンドルを公開する、のいずれかを選択できます。つまり、ユーザーは Excel をダウンロードできますが、その中のリンクは自動的には公開されません。
日付ダウンロードの日付を示します。
ファイル名ダウンロードのファイル名を示します。
説明（任意）ダウンロードに付けられた説明を示します。
ステータスダウンロードのステータスを示します。
サイズ（MB）ダウンロードのサイズを示します。
公開ダウンロードが公開されているかどうかを示します。
エラーダウンロードでエラーが発生したかどうかを示します。

文書のエクスポート方法​

ステップ説明
1ボックスアイコンをクリックして該当する文書を選択するか、直接「Assign」をクリックして「Select All」を選択し、グリッド表示内のすべての文書を選択します。注意：ツールバー最上部のチェックボックスを使用して、すべての文書を選択または選択解除できます。
2「Export」をクリックし、「All」または「Selected」を選択して続行します。
3Docwize のエクスポートオプションを含むポップアップダイアログが表示されます。オプションの詳細は Bundling and Downloads セクションで確認できます。

文書のエクスポート例：

例：文書のエクスポート

エクスポートを開始してダウンロードとバンドルにアクセスする方法​

ステップ説明
1Docwize Portal 内の任意のグリッドから、エクスポートしたい項目を選択します。
2Export オプションを設定します。
3「Start Export」を選択します。
4「Downloads」モジュールに移動します。
5該当するダウンロードの「Download」アイコンをクリックします。

例：エクスポートとダウンロード