一括割り当てダイアログ

一括割り当て ダイアログでは、メタデータフィールド、フォルダー、ワークフロー、タグ、グリッドリンクなど、さまざまな方法でドキュメントを割り当てることができます。特にドキュメントの一括割り当てに便利です。ドキュメントを1件ずつ開く代わりに、変更を一度行うだけで、選択したすべてのドキュメントに適用されます。たとえば、納品書の束にまとめてタグを付けたり、すべてをプロジェクトのフォルダーに一度に整理したりできます。

一括割り当てダイアログでできること

• 多数のドキュメントの同じメタデータフィールドを一度に更新する
• タグやフォルダーを追加または削除する
• 多数のドキュメントでワークフローを開始する
• 多数のドキュメントをレビュースケジュールに登録する
• ドキュメントをグリッドリンクのエントリーにリンクする
• 多数のドキュメントを一度に削除する

一括割り当てダイアログ

ダイアログのタイトルには、割り当てるドキュメントの件数が表示されます（例：一括割り当て 2 文書）。ダイアログの水平ツールバーには、割り当て時に選択できるオプションが一覧表示されます。

タブ	説明
詳細	各フィールドの横にある四角をクリックして1つまたは複数のメタデータフィールドを選択し、選択したすべてのドキュメントに設定する値を入力します。変更されるのはチェックを入れたフィールドのみです。このタブには ドキュメントのレビュー 権限が必要です。多数のドキュメントの詳細を更新する方法を参照してください。
タグ	このセクションでは、ドキュメントにタグを一括割り当てしたり、タグを外したりできます。タグを追加または削除する方法を参照してください。
フォルダ	このセクションでは、ドキュメントをフォルダーに一括割り当てしたり、フォルダーから外したりできます。フォルダーから外しても、ドキュメントは削除されません。フォルダーを追加または削除する方法を参照してください。
ワークフロー	このセクションでは、ドキュメントをワークフローに送信できます。多数のドキュメントでワークフローを開始する方法を参照してください。
レビュー	選択したすべてのドキュメントをレビュースケジュールに登録します。ドキュメント - レビュースケジュールの管理 権限が必要です。多数のドキュメントのレビューを設定する方法を参照してください。
グリッドリンク	このセクションでは、カスタムフィールドテンプレートを選択して、ドキュメントをグリッドリンクに割り当てます。ドキュメントをグリッドリンクのエントリーにリンクする方法を参照してください。
削除	削除する権限がある場合、選択したドキュメントを一括削除します。多数のドキュメントを削除する方法を参照してください。

割り当て対象ドキュメントの選択方法

ドキュメントを割り当てる際は、1件または複数件を選択できます。

• 個別選択： 対象ドキュメントの横にあるボックスを選択してチェックを入れます

• 範囲選択： 選択範囲の最初のドキュメントのボックスをクリックします。「Shift」キーを押したまま、選択範囲の最後のドキュメントをクリックします。

• すべて選択： ドキュメントグリッドの最上部にあるボックスをクリックして、すべてのドキュメントを選択します

一括割り当てダイアログを開く方法

ダイアログを開く方法は2つあります。ダイアログの最初のタブから始めたい場合は 関連付け ボタンを使います。何をしたいかが決まっている場合は右クリックを使います。右クリックメニューでは、ダイアログが該当するタブで直接開きます。

関連付けボタンから。 グリッド上部のツールバーにある 関連付け をクリックし、グリッドに表示されているすべてのドキュメントを割り当てる場合は すべて を、チェックを入れたドキュメントのみを割り当てる場合は 選択済み を選択します。選択済み にはチェックを入れたドキュメントの件数が表示され（例：選択済み (2)）、1件以上チェックを入れるまでは選択できません。

関連付けボタン

右クリックメニューから。 ドキュメントにチェックを入れてから、そのうち1件を右クリックします。メニューには Update Details、Assign Tags、Assign Folders、Workflow、Set Up Review、Assign Gridlinks、Delete が表示され、それぞれダイアログを対応するタブで開きます。

選択したドキュメントの右クリックメニュー

多数のドキュメントの詳細を更新する方法

ドキュメントの束に同じメタデータ（同じ説明、ステータス、プロジェクトなど）を設定する場合は、詳細 タブを使います。

ステップ	説明
1	ドキュメントを選択し、そのうち1件を右クリックして Update Details を選択します。
2	変更する各フィールドの横にあるボックスをクリックします。フィールドが編集できるようになります。
3	選択したすべてのドキュメントに設定する値を入力します。
4	詳細を割り当て をクリックします。

チェックを入れたフィールドを空のままにすると、選択したすべてのドキュメントでそのフィールドがクリアされます。チェックを入れていないフィールドはそのまま残ります。

また、プレフィックス を設定すると、選択したドキュメントの番号が振り直されます。各ドキュメントには、選択した接頭辞で始まる新しいドキュメント番号（例：admin02780）が付けられます。

タグを追加または削除する方法

ドキュメントの束にまとめてラベルを付けたり、タグを外したりする場合は、タグ タブを使います。

タグタブ

ステップ	説明
1	ドキュメントを選択し、そのうち1件を右クリックして Assign Tags を選択します。
2	上部のスイッチで タグを追加 または タグを削除 を選択します。
3	ツリーでタグを探すか、検索ボックスにタグ名を入力します。使用する各タグの横にある + をクリックします。選択したタグは右側に一覧表示されます。一覧から外すには − をクリックします。
4	保存 をクリックします。

タグを削除しても、選択したドキュメントからタグが外れるだけです。タグ自体は削除されません。

以下は、右クリックメニューから始めて、2件のドキュメントにタグを追加する例です。

例：多数のドキュメントにタグを追加する

フォルダーを追加または削除する方法

ドキュメントの束を別のフォルダーに整理したり、フォルダーから外したりする場合は、フォルダ タブを使います。1つのドキュメントは複数のフォルダーに入れられるため、フォルダーを追加しても、ドキュメントが既存のフォルダーから移動することはありません。

フォルダタブ

ステップ	説明
1	ドキュメントを選択し、そのうち1件を右クリックして Assign Folders を選択します。
2	上部のスイッチで フォルダを追加 または フォルダを削除 を選択します。
3	使用する各フォルダーの横にある + をクリックします。選択したフォルダーは右側に一覧表示されます。
4	保存 をクリックします。

フォルダーからドキュメントを外しても、ドキュメントは削除されません。所属している他のフォルダーにはそのまま残ります。

多数のドキュメントでワークフローを開始する方法

ドキュメントの束で同じプロセスを実行する場合（たとえば図面一式を承認に回す場合）は、ワークフロー タブを使います。

ワークフロータブ

ステップ	説明
1	ドキュメントを選択し、そのうち1件を右クリックして Workflow を選択します。
2	ワークフローテンプレート で、実行するワークフローを選択します。テンプレートはグループ分けされているため、グループ名をクリックすると、そのグループ内のテンプレートが表示されます。
3	テンプレートでユーザーやグループの指定が求められる場合は、表示されるフィールドで選択します。
4	件名 を入力します。テンプレートと件名を選択するまで、ワークフローを開始 は使用できません。
5	任意：ワークフローのタスクを受け取るユーザー向けに 最初の受信トレイメッセージ を入力します。
6	ワークフローを開始 をクリックします。

多数のドキュメントのレビューを設定する方法

ドキュメントの束を同じスケジュールで再確認する必要がある場合（たとえば毎年レビューが必要な証明書一式）は、レビュー タブを使います。このタブを表示するには、ドキュメント - レビュースケジュールの管理 権限が必要です。ドキュメントを選択し、そのうち1件を右クリックして Set Up Review を選択します。設定と手順は、設定ドキュメントの Setting up review for many documents で説明しています。

ドキュメントをグリッドリンクのエントリーにリンクする方法

ドキュメントの束をグリッドリンクテンプレートの同じエントリーに関連付ける場合（たとえば、すべての検査シートを対象となる現場のエリアにリンクする場合）は、グリッドリンク タブを使います。グリッドリンクテンプレートは管理者が設定します。

グリッドリンクタブ

ステップ	説明
1	ドキュメントを選択し、そのうち1件を右クリックして Assign Gridlinks を選択します。
2	カスタムフィールドテンプレート でグリッドリンクテンプレートを選択します。そのエントリーが下に一覧表示されます。
3	ドキュメントをリンクするエントリーにチェックを入れます。
4	選択に割り当て をクリックします。エントリーに1つ以上チェックを入れるまで、選択に割り当て は使用できません。

多数のドキュメントを削除する方法

不要になったドキュメントの束を削除する場合は、削除 タブを使います。削除の前に、Docwize は選択したドキュメントのうち削除が許可されているものを確認し、削除できる件数を表示します。

削除タブ

ステップ	説明
1	ドキュメントを選択し、そのうち1件を右クリックして Delete を選択します。
2	削除できるドキュメントの件数を確認し、警告を読みます。
3	N個の文書を削除 をクリックして確定します。

削除したドキュメントのメタデータはすべて完全に失われます。基本メタデータを持つファイルは、最大7日間復元できます。選択したドキュメントの一部に削除権限がない場合、削除されるのは権限のあるドキュメントのみです。