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エクスポートとダウンロード

Docwize を使用すると、ユーザーはグリッドとドキュメントをエクスポートできます。エクスポートする関連ファイルを選択すると、さまざまなダウンロードオプションから選択できます。また、複数のファイルを目次付きの単一 PDF ファイルにまとめるバンドルを作成することもできます。PDF のレイアウトと目次に使用するフィールドは設定できます。

ユーザーがドキュメントをダウンロード用にエクスポートする場合、関連するドキュメントを選択し、Doc Grid の「Export」ボタンをクリックします。

ドキュメントのエクスポートパッケージを準備しているユーザー

エクスポートとダウンロードでできること​

  • Doc Grid からドキュメントをエクスポートする
  • ダウンロードとバンドルのオプションを設定する
  • Downloads ホームページから完了したエクスポートにアクセスする
  • バンドルとエクスポートされたファイルをダウンロードする

Export Options​

Doc Grid ツールバーの Export をクリックすると、Export Options ダイアログが開きます。このダイアログは4つのセクションに分かれています。

「Export Options」ダイアログ

General​

フィールド説明
Download Filenameエクスポートに割り当てられるファイル名です。現在のビューと日付に基づいてデフォルトの名前が自動生成されますが、ユーザーが編集することもできます。
Download Descriptionエクスポートに関する任意の説明です。

Document Options​

フィールド説明
Filename format – For ZIP and Downloadエクスポート内のドキュメントのファイル名の構造を定義します。ユーザーは1つ以上のフィールドトークン（例：Doc_Number）を追加してファイル名を作成できます。生成されるフォーマットの例がフィールドの下に表示されます。
Include Annotationsオンにすると、ドキュメントに追加された annotation がエクスポートに含まれます。
Convert to PDFオンにすると、エクスポート時にドキュメントが PDF 形式に変換されます。

Excel Options​

フィールド説明
Hyperlink Securityエクスポートされた Excel ファイルに埋め込まれたハイパーリンクへのアクセスを誰に許可するかを制御します。オプション：Apply User Security（既存の Docwize の権限に従ってリンクが機能します）、Public Within Organisation（組織内の誰でもリンクにアクセスできます）、Public (No sign-in)（サインインなしでリンクにアクセスできます）。
Link TypeExcel エクスポートに埋め込まれるハイパーリンクの種類を制御します。オプション：No Links、Preview Links（リンクを開くとドキュメントのプレビューが表示されます）、Download Links（リンクをクリックするとダウンロードが開始されます）。
Include Links to Workflowsオンにすると、Excel エクスポートにドキュメントに関連付けられた workflow へのリンクが含まれます。
Excel Grouping Columns任意。エクスポートされた Excel ファイルの行をグループ化する列を1つ以上選択します。

ZIP Package​

フィールド説明
Include Zipped Filesオンにすると、エクスポートされたドキュメントが ZIP アーカイブにパッケージ化されます。
ボタン説明
Set as Default現在のエクスポート設定を、今後のエクスポートのデフォルトとして保存します。
Start Export設定した内容でエクスポートを開始します。

Downloads ホームページ​

ユーザーが開始したエクスポートのレジスターは「Downloads」ホームページでアクセスできます。ユーザーはこのページからダウンロードを開始できます。

workflow-builder

「Downloads」ホームページ

フィールド説明
アクションユーザーは、1. ダウンロードを完了する、2. ダウンロードを Docwize ユーザーと共有する、3. ダウンロードしたバンドルを公開する、のいずれかを選択できます。つまり、ユーザーは Excel をダウンロードできますが、その中のリンクは自動的には公開されません。
日付ダウンロードの日付を示します。
ファイル名ダウンロードのファイル名を示します。
説明（任意）ダウンロードに付けられた説明を示します。
ステータスダウンロードのステータスを示します。
サイズ（MB）ダウンロードのサイズを示します。
公開ダウンロードが公開されているかどうかを示します。
エラーダウンロードでエラーが発生したかどうかを示します。

ドキュメントのエクスポート方法​

ステップ説明
1ボックスアイコンをクリックして該当するドキュメントを選択するか、直接「Assign」をクリックして「Select All」を選択し、グリッド表示内のすべてのドキュメントを選択します。注意：ツールバー最上部のチェックボックスを使用して、すべてのドキュメントを選択または選択解除できます。
2「Export」をクリックし、「All」または「Selected」を選択して続行します。
3Docwize のエクスポートオプションを含むポップアップダイアログが表示されます。オプションの詳細は Bundling and Downloads セクションで確認できます。

ドキュメントのエクスポート例：

例：ドキュメントのエクスポート

エクスポートを開始してダウンロードとバンドルにアクセスする方法​

ステップ説明
1Docwize Portal 内の任意のグリッドから、エクスポートしたい項目を選択します。
2Export オプションを設定します。
3「Start Export」を選択します。
4「Downloads」モジュールに移動します。
5該当するダウンロードの「Download」アイコンをクリックします。

例：エクスポートとダウンロード