Document Grid

Document Gridはポータル全体で使用されています。これは文書のリストを表示する方法です。これらのリストは、検索結果、フォルダーの内容、dataviewなど、さまざまなソースから取得できます。

Document Gridでできること

• ポータルのさまざまな部分から文書のリストを表示する
• グリッド内の文書を割り当て、エクスポート、検索する
• グリッドビューでフィールドのフィルタリング、ピン留め、並び替えを行う
• 列の表示と非表示を切り替える、またはグリッドを管理者が設定した列に戻す
• グリッドに表示されている列のまま Excel に保存する
• グリッドから文書固有のアクションを開く

グリッドツールバー

注意：検索結果として生成されたグリッドと、別のモジュールからアクセスしたグリッドでは、グリッドの表示に若干の違いがあります。このページでは、まずすべてのグリッドに共通する内容を説明し、その後、検索結果から生成されたグリッド固有の内容について説明します。

例：一般的なグリッドツールバー

フィールド	説明
Assign	選択済み/すべての文書をFolders、Workflows、Document Details、タグ、Grid links、Locationsなどへ一括割り当てできます。
Export	選択済み/すべての文書を一括エクスポートします。文書のエクスポートとバンドルは、外部関係者と文書を共有する際に役立ちます。
Include Sub Folders	すべての関連サブフォルダーの文書をDocument Gridに表示します。
New	Docwizeへの文書の単体および一括アップロードを有効にします。
	列の選択パネルを開きます。列の表示と非表示の切り替え、ピン留め、ドラッグによる並べ替えができます。下部の列をデフォルトにリセットを選ぶと、管理者がシステム設定で設定した列と順序、または標準の列に戻ります。
	必要に応じて、フィールドのセルサイズを広げたり狭めたりして、テキストの表示・非表示を切り替えます。
	フィールドのフィルタリング条件を選択できます。
	その他のオプションメニュー（⋮）を開きます。Excelにエクスポートを選ぶと、グリッドをExcelブックとして保存します。グリッドをExcelにエクスポートを参照してください。
Search	グリッドに表示されているすべてのセルの情報を横断して検索できます。
	ボックスをクリックすると、割り当て/エクスポート対象の文書を選択できます。
	「ドラッグ＆ドロップ」を使用して、選択したフィールドでコンテンツを並び替えできます。
	グリッドの表示を更新します。
	グリッドの表示を閉じます。

既定の列と並び順

管理者はシステム設定で、文書グリッドに表示する列、列の順序、行の初期の並び順を設定できます。設定は、すべてのグリッドにまとめて、またはグリッドの種類ごとに適用できます。種類は「フォルダー、場所、タグ」、「タグの文書」、「添付ファイル」、「改訂」、「図面」、「送付」、「相互参照」、「検索結果」、「レコードの文書」です。

• 列。 管理者が非表示にした列も列の選択パネルに残っているので、自分用に表示できます。自分で列の表示・非表示を切り替えたり列を移動したりした設定は、お使いのブラウザーに保存されます。列の選択パネルの列をデフォルトにリセットを選ぶと、その変更を破棄して、管理者の設定に戻ります。
• 並び順。 行は、管理者が設定した既定の並び順で表示されます。並び順には最大 3 列まで指定でき、列ごとに昇順か降順を選べます。行の並べ替えに使われている列の見出しには矢印が表示され、複数の列を使っている場合は矢印に番号が付きます。

グリッドをExcelにエクスポート

グリッドツールバーの右側にあるその他のオプションメニュー（⋮）にExcelにエクスポートがあります。表示されているとおりのグリッドを、export.xlsx という名前の Excel ブックとして保存します。ブックはお使いのブラウザーで作成されるため、すぐに保存されます。エクスポートで開始するエクスポートとは別のもので、Downloads ホームページに行は追加されません。

ブックの内容	説明
列	グリッドに表示されている列が、表示されている順に入ります。列の選択パネルで非表示にした列は含まれません。再び表示すると、ブックにも戻ります。行のアイコンとメニューの列はエクスポートされません。
見出し	グリッドに表示されている見出しです。フォルダーグリッドでは、たとえば文書番号、文書日付、種類、レビュー後ステータスです。
行	グリッドに表示されている行ごとに1行です。

エクスポートで作成されるブックについては、エクスポートとダウンロードを参照してください。

検索結果：追加のツールバーオプション

以下のアイコンは、Docwizeで検索を実行した後に表示されるグリッド表示に固有のものです。

例：検索結果グリッドツールバー

フィールド	説明
	検索ページに戻るための戻るボタンです。
	サブフィルターにアクセスし、検索集計を使用して検索結果をさらに絞り込めます。
Detach Previews	選択した文書を切り離して独自のウィンドウで開けます。2画面で作業しているユーザーには特に便利です。クリックすると有効になります。この機能を無効にするには、ボタンを再度クリックします。
「検索語」のヒット数	特定された検索結果の件数を示します。
	検索結果を保存し、ダウンロードモジュールでアクセスできます。大量の結果を扱う際に特に役立ちます。
Row Count	グリッドの右下に表示され、読み込まれた検索結果の行数を示します。

文書アイコン

グリッドの各行には、文書に関する情報が表示されます。一部はすべての文書に共通です。一部のフィールドはカスタマイズされており、検索結果にのみ関連するものもあります。

フィールド	説明
	「プレビュー」を使用して関連文書を表示できます。緑の点はその文書が最近プレビューされたことを示します。
	ファイル形式を示します（例：PDF、メールなど）。
	検索結果に表示されます。検索条件に対する文書の関連性を重み付けしたスコアを示します。
	一部の文書には縦向きのペーパークリップアイコンが表示されます。これは、添付ファイルを持つメイン文書であることを示します。
	一部の文書には横向きのペーパークリップアイコンが表示されます。これは、メイン文書に紐付いた添付ファイルであることを示します。

右クリックメニューオプション

グリッド表示内の任意の文書を右クリックすると、オプションメニューが表示されます。

右クリックメニューオプション

フィールド	説明
Copy Cell Text	セル内のコンテンツをコピーします。
Preview in new window	選択した文書を独自のウィンドウで表示します。
Document details	Document detailsダイアログにアクセスします。
Attachments	添付ファイルを表示するAttachmentsダイアログにアクセスします。注意：Attachmentsダイアログに最初に表示される文書がメイン文書です。
Workflows	Workflowダイアログにアクセスし、選択したworkflowに文書を送信できます。
File Versions	File Versionsダイアログにアクセスして、ファイルのバージョン履歴を表示したり、新しいファイルバージョンを追加したりできます。
Action Requests	対応依頼のダイアログにアクセスして、文書に対応依頼を作成できます。
Permissions	文書権限ダイアログにアクセスして、文書を閲覧できるユーザーとその理由を確認したり、直接付与を追加または削除したりできます（権限設定に依存します）。
Link	文書へのリンクをダウンロードするオプションを選択できます。このリンクは他のユーザーと共有したり、後でアクセスするために保存したりできます。
Delete	文書を削除できます（権限設定に依存します）。