対応依頼の完了

Overview

workflow がユーザーの対応を必要とするステップに達すると、対応依頼が担当ユーザーに送信されます。ユーザーはメール通知を受け取り、そのリクエストは Docwize Inbox の User Tasks に表示されます。

対応依頼は、workflow の設定内容に応じて、文書への署名、注釈の追加、レビュー、カスタムフィールドの入力など、さまざまな作業を求める場合があります。

例：対応依頼タスク

対応依頼を探す

Inbox を開き、User Tasks タブを選択します。対応依頼は左サイドバーに workflow ごとにグループ化されて表示されます。workflow をクリックすると展開され、含まれる文書が表示されます。

中央パネルの上部には、フィルタリング用のサブタブが表示されます：

サブタブ	表示内容
All	すべての対応依頼（ステータスを問わず）
Pending	まだ開始されていないリクエスト
Incomplete	開いたが未提出のリクエスト
Sent	自分が他のユーザーに送信したリクエスト
Complete	すでに提出済みのリクエスト

注記

Manual と表示された対応依頼カードは、通常の workflow の外で追加されたものです。標準の対応依頼と同じ方法で完了できます。

対応依頼のカード

各対応依頼は、中央パネルにカードとして表示されます。カードには以下が表示されます：

フィールド	説明
アクションタイプラベル	必要なアクションの種類（例：For Approval (with Signature)、For Review）。
送信日	対応依頼が送信された日時。
From	リクエストを開始したユーザー。
To	リクエストを完了する担当ユーザー。
Due	期限。期限を過ぎたリクエストは、超過日数が赤色で表示されます。
Complete	アクションを完了するために文書を開きます。
⋮（三点リーダー）	カードの追加オプションを開きます。

Card options（⋮ メニュー）

カードオプションメニュー

オプション	説明
Send reminder	担当ユーザーにリマインダーメールを送信します。詳細は後述のリマインダーの送信を参照してください。
Replace user	対応依頼を別のユーザーに再割り当てします。自分で完了できない場合にリクエストを委任する際に使用します。
Replay action	対応依頼を再送信します。

リマインダーの送信

⋮ メニューから Send reminder を選択すると、担当ユーザー宛てのダイアログが開き、任意のメッセージフィールドがあります。

Send reminder ダイアログ

フィールド	説明
Reminding <user>	リマインダーの送信先となるユーザーのメールアドレスを表示します。
Message (optional)	リマインダーに含める任意のメモです（最大2000文字）。
Cancel	送信せずにダイアログを閉じます。
Send	リマインダーメールを送信し、workflow のアクティビティログに記録します。

Workflow サマリーレール

対応依頼から文書を開くと、文書ビューアーに、その workflow 内での進行状況をまとめた Workflow パネルが表示されます。パネルは3つのセクションに分かれています：

セクション	説明
DONE	完了済みのステップ。タスクの所要時間や、完了からの経過時間を含みます。完了したアクションのステータスには、実際に返された返答（例：Reviewed や Approved）が表示されます。完了したシステムタスクの場合は、代わりに汎用的な Completed ステータスが表示されます。
NOW	現在対応待ちのアクション。送信元、担当者、送信日時を含みます。このステップが、直前のステップでの特定の返答によって到達したものである場合、カードにはどの返答とどのステップによってここに導かれたかも表示されます（例：For Review からの Reviewed 経由）。
NEXT	想定される次のステップ。可能な返答ごとに表示されます（例：現在のアクションが承認された場合と承認されなかった場合で、それぞれ何が起こるか）。

Workflow サマリーレール

パネルヘッダーの Collapse workflow summary をクリックすると、レールを非表示にしてビューアーのスペースを広げることができます。再表示するには Expand workflow summary をクリックします。

対応依頼を完了する方法

ステップ	説明
1	Inbox に移動し、左サイドバーから該当する workflow を選択する。
2	該当する文書をクリックし、中央パネルにその対応依頼カードを表示する。
3	対応依頼カードの Complete をクリックする。文書ビューアーが開く。
4	必要なアクションを完了する（例：署名、注釈、レビュー、フィールドの入力）。具体的なアクションの種類については以下のセクションを参照。
5	右下の Complete Action をクリックする。このworkflowステップで選択可能な返答（例：Approved、Not Approved、Reviewed）のドロップダウンが表示されるので、該当する返答を選択する。
6	Submit をクリックして確定する。workflow が次のステップに進む。

workflow に複数の文書が含まれている場合、送信後に次の文書に進むかどうかを確認するダイアログが表示されます。Yes を選択すると続行し、No を選択すると Inbox に戻り、残りの文書を個別に完了できます。

注記

一部の対応依頼には必須フィールドが設定されています。必須フィールドのラベルには (required) と表示され、入力が完了するまで Submit はブロックされます。

その他の Inbox コントロール

コントロール	説明
Visualize Flow	workflow の全ステップとその現在のステータスを示す図を開きます。
Add Action Request	構造化された workflow の外で、アドホックな対応依頼を作成します。Adhoc Action Requests 権限が必要です。
View Activities	選択した workflow のアクティビティログを表示します。

注釈・スタンプ・レビューの対応依頼を完了する方法

一部の workflow では、提出前に文書への注釈、スタンプ、またはレビューが求められます。

ステップ	説明
1	対応依頼カードの Complete をクリックして文書を開く。
2	必要に応じて Annotations ツールバーを使用して注釈を付ける。
3	必要に応じて スタンプ を選択して配置する。
4	Office Online で文書をレビューする場合は、開いて必要な処理を行う。または、文書ビューアーの右クリックメニューでハイライト、削除、メモの追加を行う。
5	Complete Action をクリックし、該当する返答を選択して Submit をクリックする。

「カスタムフィールドの入力」の対応依頼を完了する方法

一部の workflow では、カスタムフィールドの確認、編集、または入力が求められます。workflow の設定によっては、この段階で一部のフィールドが読み取り専用または非表示になっている場合があります。カスタムフィールドのデータはフォームまたはグリッド形式で表示されます。

フォーム形式

ステップ	説明
1	対応依頼カードの Complete をクリックして文書を開く。
2	フォーム内の該当するフィールドを入力する。
3	Save Changes をクリックして入力内容を保存する。
4	Complete Action をクリックし、該当する返答を選択して Submit をクリックする。

グリッド形式

ステップ	説明
1	対応依頼カードの Complete をクリックして文書を開く。
2	該当するフィールドの Edit アイコンをクリックし、必要な情報を入力する。
3	Complete Action をクリックし、該当する返答を選択して Submit をクリックする。

関連ページ

• 署名対応依頼 — デジタル署名対応依頼の手順ガイド
• Annotations — レビュー中に文書へ注釈を付ける方法
• Stamps — レビュー中にスタンプを適用する方法
• 対応依頼（設定） — 管理者が対応依頼の種類と返答を設定する方法