メインコンテンツまでスキップ

メールビルダー

メールビルダーを使用すると、配信用の Jinja ベースの HTML メールテンプレートを作成できます。Docwize からメールが送信される際、テンプレートにはフローティングツールバーから取得したドキュメントのメタデータやその他の動的な値が入力されます。テンプレートは、送付状の配信やアクションリクエストなど、特定のアクションタイプのデフォルトとして設定できます。

この機能を設定するユーザー​

Newモジュールにアクセスできるユーザー。メールビルダーはNew > Custom Fields & Configuration > Email Template Builderからアクセスできます。

Email Templates​

メールビルダーに移動すると、既存のテンプレートが一覧表示されるEmail Templates画面が表示されます。

Email Template Builderボタン

Email Templates 画面

Email Templates画面

コントロール説明
Search templatesテンプレート一覧を名前でフィルタリングします。
View inactive無効化された非アクティブなテンプレートも一覧に表示するトグルスイッチです。
Create New Template新しいテンプレートを作成するためのテンプレートエディターを開きます。
Template nameメールテンプレートの名前です。
Default forこのテンプレートがどのアクションタイプのデフォルトに設定されているかを示します。デフォルトに設定されていない場合はNoneと表示されます。
Set No Default（ドロップダウン）テンプレートをアクションタイプに関連付け、そのアクションで送信されるデフォルトメールにします。クリックして関連付けを選択または変更します。
Send（紙飛行機アイコン）テンプレートテスターを開き、テストメールを送信します。
Disable（ゴミ箱アイコン）テンプレートを削除するのではなく無効化します。確認ダイアログのタイトルは「Delete Template」で、元に戻せない旨の警告が表示されますが、この表現は誤解を招くものであり、テンプレートが完全に削除されるわけではありません。無効化されると、その行には通常のコントロールの代わりにDisabledバッジとRestoreボタンが表示されます。無効化されたテンプレートを確認するには、上記のView inactiveを使用してください。

新しいメールテンプレートの作成​

Create New Templateをクリックすると、テンプレートエディターが開きます。エディターには、ライブテンプレートと並んでOliverアシスタントパネルが表示され、フィールドを直接編集できるだけでなく、チャットで変更内容を伝えてテンプレートが更新される様子を確認することもできます。

Oliverアシスタントパネルとライブテンプレートを並べて表示するメールテンプレートエディター

Oliverアシスタントパネルを備えたメールテンプレートエディター

フィールド説明
Oliver panelテンプレートを編集用に開く AI アシスタントで、チャットで伝えた変更を適用できます。
Template Nameテンプレートの名前です。必須項目です。
Subjectメールの件名です。受信者にはこの内容が件名として表示されます。Jinja 参照を含めることができます。
Action type dropdownこのテンプレートを特定のアクションタイプ（例：Action Request、Distribution）のデフォルトとして設定します。
Saveテンプレートを保存します。
Cancel保存せずにエディターを閉じます。
Doc number to test / Send Test指定したドキュメントのテストメールを、現在ログイン中のユーザーに送信します。最後に保存された内容だけでなく、エディター上の未保存の変更内容も反映されます。テストの送信によってテンプレートが保存されることはありません。別の受信者を指定するフィールドはありません。
Codeテンプレートの表示を、レンダリングされたプレビューと、Jinja 参照を含む元の HTML との間で切り替えます。
Download Filename Builderこのメールからダウンロードされるドキュメントのファイル名構造を設定します。
Filename formatダウンロード時のファイル名の構築に使用する列を選択します。

既存のテンプレートの編集​

Create New Templateではなく、Email Templates画面のテンプレート行をクリックすると、そのテンプレート専用のスタンドアロンエディターが開きます。このエディターでは、Oliver アシスタントパネルなしで、テンプレートのフィールドとライブプレビューが直接表示されます。上記で説明した支援付き編集に切り替えるには、Edit with Oliverをクリックします。

ライブプレビュー付きのスタンドアロンメールテンプレートエディター

スタンドアロンメールテンプレートエディター

フィールド説明
Edit with Oliverこのテンプレートの Oliver アシスタントパネルに切り替えます。
Template Nameテンプレートの名前です。必須項目です。
Subjectメールの件名です。Jinja 参照を含めることができます。
Action type dropdownこのテンプレートを特定のアクションタイプ（例：Action Request、Distribution、Late Notification、User Invitation）のデフォルトとして設定します。
Live previewテンプレートを描画します。下でドキュメント番号を入力して実データでのプレビューを行うまでは、未加工のテンプレートを表示している旨の通知が表示されます。
Sample data自動生成されたサンプルドキュメントデータに対してテンプレートを描画し、特定のドキュメント番号を指定しなくても、すべてのマージフィールドがどのように表示されるかを確認できます。
Doc number to test / Send Test指定したドキュメントのテストメールを、現在ログイン中のユーザーに送信します。最後に保存された内容だけでなく、エディター上の未保存の変更内容も反映されます。テストの送信によってテンプレートが保存されることはありません。別の受信者を指定するフィールドはありません。
Codeテンプレートの表示を、レンダリングされたプレビューと、Jinja 参照を含む元の HTML との間で切り替えます。
Cancel保存せずにエディターを閉じます。
Saveテンプレートを保存します。

サンプルデータでのプレビュー​

Sample dataをクリックすると、自動生成されたサンプルドキュメントデータに対してテンプレートを描画できます。このプレビューでは、特定のドキュメント番号を手動で入力しなくても、すべてのマージフィールドと条件付きロジックが最終的なメールでどのように表示されるかを正確に確認できます。

サンプルデータで描画されたメールテンプレートのプレビュー

サンプルデータで描画されたテンプレート

プレビューの上部には、サンプル描画に使用されたベースドキュメントを示すメッセージが表示されます（例：「Sample data render — base document: GH/00194」）。テンプレートがサンプルドキュメントに存在しないカスタムフィールドを参照している場合、そのことがメッセージ内に示されます（例：「no custom-field templates referenced」）。標準のドキュメントフィールドは常にプレビューに反映されます。

利用可能な変数と添付ファイルの取り扱い​

利用可能な変数は、編集対象の既存テンプレートによって決まり、Action type ドロップダウンには依存しません。このドロップダウンは、明らかに異なる変数セットを使用しているテンプレートに対しても同じ値（「Action Request」）を示していたため、テンプレートが使用できる変数を確実に示すものではありません。

既存のテンプレート全体で、2種類の異なる変数スタイルが確認されています。

ワークフロー／アクションリクエストの通知では、ドット記法を使わないフラットなトークンが使用されます。例: {{SenderUser}}、{{CompanyName}}、{{CompanyCode}}、{{ActionRequest}}、{{WorkflowID}}、{{WorkflowItemID}}、{{Sections}}、{{HighlightedSectionID}}。

配布／送付状メールでは、ドキュメントオブジェクトに対する実際の Jinja 構文が使用されており、これは添付ファイルの取り扱い方法でもあります — 既存の2つのテンプレートで同一の方法であることが確認されています。

変数説明
action_requestリクエストされたアクション（存在する場合）です。例: {{ action_request if action_request else 'For Information' }}。
main_file配布されるメインドキュメントです。例: 件名（Subject）行での {{ main_file.Reference_Number }}。
main_file_linkメインドキュメントの直接ダウンロードリンクです（「Download ZIP」形式のボタンに使用されます）。
file_list配布されるすべてのドキュメントです。{% for file in file_list %} ... {% endfor %} で反復処理し、ドキュメント一覧の表を作成します。
file.Doc_Number、file.Date、file.Description、file.Doc_Type、file.Reference_Number、file.Rev_Number、file["Image Size"]、file.URLfile_list ループ内で利用できるファイルごとのフィールドです。file.Rev_Number は {% if file.Rev_Number %} の内側でのみ使用されており、file["Image Size"] はスペースを含むフィールド名に必要なブラケット記法の構文を示しています。

メールテンプレートの作成手順​

手順説明
1New > Custom Fields & Configuration > Email Template Builderに移動します。
2Create New Templateをクリックし、Template NameとSubjectを入力します。
3HTML エディターで、メールの HTML を記述または貼り付けます。動的な値を表示したい箇所に、フローティングツールバーから Jinja 参照を挿入します。
4必要に応じてaction typeドロップダウンを設定し、特定のアクションのデフォルトテンプレートにします。
5ダウンロードされる添付ファイルに特定のファイル名構造が必要な場合は、Download Filename Builderを設定します。
6Saveをクリックします。
7任意：テンプレート一覧のSend（紙飛行機アイコン）をクリックしてテストメールを送信し、出力が期待通りであることを確認します。

トラブルシューティング​

問題詳細
Jinja フィールドが入力されないテンプレート内のフィールド参照が利用可能な変数と一致していることを確認してください。参照は手入力せず、フローティングツールバーから挿入してください。
テンプレートがアクションのデフォルトとして表示されないテンプレートのSet No Defaultドロップダウンを確認し、正しいアクションタイプに設定されていることを確認してください。アクションタイプごとにデフォルトにできるテンプレートは1つだけです。
受信者が誤ったテンプレートを受け取っている同じアクションタイプのデフォルトとして別のテンプレートが設定されていないか確認してください。
プレビューが送信されたメールと一致しないメールクライアントによって HTML の表示が異なる場合があります。プレビューはあくまで目安です。Sendアイコンでテストメールを送信して確認してください。

関連する設定​