アナリティクス
エクスプローラーのアナリティクスタブを開くと、ワークフローのダッシュボード（タブ名は Workflow Analytics）が表示されます。文書の一覧ではなく、ワークスペースのワークフローとその中のアクションについての集計値とグラフが表示されます。業務量、期限超過の件数、ワークフローが滞りやすい箇所を把握するのに使い、よく使う絞り込みはビューとして保存できます。
アナリティクスでできること
- ワークフローの集計を一目で確認する：未完了、完了、期限超過、リスクあり、平均完了時間、コンプライアンス（期限内完了率）
- グラフで推移や内訳を確認し、グラフのデータを Excel にダウンロードする
- 期間、テンプレート、起票者、担当者でダッシュボードを絞り込む
- どの数値からも元のワークフロー項目を開き、そこからワークフローや文書に移動する
- 絞り込みをビューとして保存し、後で開き直す
ワークフローのダッシュボード
左のビューパネルには、すべてのワークフローと保存したビューが表示されます。いずれかを選択するとダッシュボードが開きます。上部にビュー名、左にクイックフィルター、右に集計タイルとグラフが表示されます。
ワークフローのダッシュボード| タイル | 説明 |
|---|---|
| 合計 | 期間内のワークフロー項目の数です。 |
| 未完了 | 進行中の項目の数と、合計に占める割合です。 |
| 完了 | 完了した項目の数と、完了率です。 |
| 期限超過 | 期限を過ぎた項目の数です。 |
| リスクあり | 7 日以内に期限を迎える未完了の項目の数です。 |
| 平均完了時間 | 項目の完了までにかかった平均日数です。 |
| コンプライアンス | 期限内に完了した項目の割合です。 |
一部のタイルには、直前の同じ長さの期間との比較も表示されます。
ダッシュボード右上のアイコン：
| アイコン | 説明 |
|---|---|
| + | 新しいビューを保存します。ビューを保存する方法を参照してください。 |
| 更新 | すべてのタイルとグラフを最新のデータで再読み込みします。 |
| フィルター | クイックフィルターの表示と非表示を切り替えます。 |
グラフ
タイルの下には、ワークフローの件数と完了、状態、スループット、作業量、対応時間、ボトルネック、セクションについてのグラフと、集計表が表示されます。グラフによっては、見出しにデータのまとめ方を切り替える選択欄（週、月など）があります。
各グラフの右上には 2 つのアイコンがあります。ダウンロードアイコンはグラフのデータを Excel ファイルとして保存し、拡大アイコンはグラフを大きく表示します。拡大したグラフにもダウンロードアイコン（Excelにエクスポート）があります。
拡大したグラフクイックフィルター
クイックフィルターは、ダッシュボードのすべてのタイルとグラフをまとめて絞り込みます。初期状態では直近 3 か月が対象です。
テンプレートを選択したクイックフィルター| フィルター | 説明 |
|---|---|
| 期間 | 開始日と終了日です。一方を空欄にすると期間の片側が無制限になり、すべての期間を選択すると両方がクリアされます。 |
| 組織全体のワークフロー | 自分が関わるワークフローだけでなく、ワークスペースのすべてのワークフローを対象にします。すべてのワークフローを閲覧できるユーザーが使えます。 |
| テンプレート | 選んだテンプレートから開始されたワークフローだけを対象にします。 |
| 起票者 | 選んだユーザーが開始したワークフローだけを対象にします。 |
| アクション担当者 | 選んだユーザーにアクションが割り当てられたワークフローだけを対象にします。 |
| クリア | すべてのフィルターを解除します。 |
集計値の元になっている項目を確認する
タイルやグラフをクリックすると、数値の元になっているワークフローや文書を開き、そのまま作業を進められます。
| クリックするもの | 起きること |
|---|---|
| 期限超過などの集計タイル | そのタイルが数えているワークフロー項目の一覧が開きます。 |
| ステータスグラフの区分など、グラフの一部 | グラフのその部分に含まれるワークフロー項目の一覧が開きます。 |
| 一覧の行の Open | そのワークフロー項目が新しいタブのインボックスで開き、対応できます。 |
| 一覧の行（右クリック） | Docwize のほかの画面と同じ文書の操作が表示されます。プレビュー、文書詳細の表示、添付ファイルやファイルバージョンの確認などです。表示される操作は権限によって異なります。 |
一覧には各項目の文書とワークフローの情報、状態、日付が表示されます。Excelにエクスポートで一覧をダウンロードできます。
一覧の行に対する文書の操作ダッシュボードを絞り込む方法
| 手順 | 説明 |
|---|---|
| 1 | エクスプローラーでアナリティクスタブを選択し、すべてのワークフローまたは保存したビューを選択します。 |
| 2 | クイックフィルターで、期間の日付を設定するか、テンプレート、起票者、アクション担当者でテンプレートやユーザーを選びます。タイルとグラフがすぐに更新されます。 |
| 3 | 最初からやり直すには、クイックフィルターの上部にあるクリアを選択します。 |
例：テンプレートでダッシュボードを絞り込み、絞り込みを解除する
ビューを保存する方法
ビューには、名前と一緒に、表示するグラフと、ビュー自体に設定したフィルター（動的フィルターと静的フィルター）が保存されます。毎回設定し直さなくても、同じ条件でワークフローを確認できます。クイックフィルターはビューには含まれず、開いているビューに対して適用されます。
新しいビューの保存| 手順 | 説明 |
|---|---|
| 1 | ダッシュボード右上の + を選択します。新しいビューが開きます。 |
| 2 | 基本設定タブで名前を入力し、必要に応じて説明を入力します。ビューを公開する場合は公開するにチェックを入れます。 |
| 3 | ほかのタブで、表示するグラフ（チャート）や、ビューに適用するフィルター（動的フィルター、静的フィルター）を選びます。 |
| 4 | 保存を選択します。ビューがビューの下に表示され、選択するとその設定でダッシュボードが開きます。 |