データビュー
データビューは、管理者が特定の業務のために用意した、文書やその他のデータの一覧です。たとえば、あるプロジェクトのすべての契約書や、文書種別ごとの文書数などがあります。その業務に合った列、条件、色があらかじめ設定されているので、毎回自分で設定する必要はありません。データビューはエクスプローラーのデータビュータブに一覧表示され、グラフとグリッドを組み合わせたインターフェースも同じ場所に表示されます。
データビューでできること
- データビューを現在のタブ、または新しいタブで開く
- 行を検索、並べ替え、絞り込みする
- データビュー内の文書を開く、割り当てる、エクスポートする
- 数値からその内訳の行へドリルダウンする
- データビューのメモを読む
- 権限があれば、データビューの設定を変更し、ホームページにピン留めする
データビュータブ
データビュータブには、データビューとインターフェースが名前付きのグループごとに表示されます。グループ名を選択すると、その中身の表示と非表示が切り替わります。タブのアイコンにマウスを合わせると、レポートと表示されます。
データビューを開いたデータビュータブ| 項目 | 説明 |
|---|---|
| レポートとインターフェースを検索 | 名前でデータビューやインターフェースを探します。 |
| データビューの名前 | 右側にデータビューを開きます。現在のタブの表示が置き換わります。 |
| データビューメモ（情報アイコン） | データビューのメモを開きます。メモがあるデータビューにだけ表示されます。データビューのメモを参照してください。 |
| データビュー設定（歯車アイコン） | データビューの設定を開きます。データビューの設定を変更する権限がある場合にだけ表示されます。データビューの設定を参照してください。 |
| 新しいタブで開く（矢印アイコン） | データビューやインターフェースを新しいタブで開きます。現在のタブはそのまま残ります。 |
| 人のアイコン | インターフェースであることを示します。インターフェースを参照してください。 |
開いたデータビューでの操作
開いたデータビューでは、管理者が設定した順序と色で行が表示されます。上の例では、契約書の文書種別に色が付いています。右下の行数に、データビューの行数が表示されます。文書グリッドの機能はほかの画面と同じように使えます。検索に文字を入力すると、その文字を含む行だけに絞り込まれます。列見出しで並べ替えや絞り込みもできます。
選択した行の割り当て| ボタン | 説明 |
|---|---|
| 割り当て | データビュー内のすべての文書、またはチェックを入れた文書だけを対象に一括割り当てを開き、タグ、フォルダー、ワークフローなどを割り当てます。データビューが文書を一覧表示している場合に表示されます。文書の割り当てを参照してください。 |
| エクスポート | すべての行、またはチェックを入れた行だけを対象にエクスポートオプションを開きます。エクスポートとダウンロードを参照してください。 |
| プレビューを切り離す | 文書のプレビューを別のウィンドウで開きます。文書グリッドの「検索結果：追加のツールバーオプション」を参照してください。 |
割り当てとエクスポートには、それぞれすべてと、チェックを入れた行数が付いた選択済みがあります。
右クリックオプション
データビューが文書を一覧表示している場合は、行を右クリックすると、その文書に対して行える操作が表示されます。
データビューの行の右クリックメニューフォルダーと同じオプションです。各オプションの内容は、文書グリッドの「右クリックメニューオプション」を参照してください。
ドリルダウン
データビューの中には、文書を種別ごとに数えるなど、文書を集計するものがあります。オレンジ色で下線の付いた値はドリルダウンです。選択するとドリルダウンウィンドウが開き、その値の内訳となる行が表示されます。このウィンドウにはデータビューと同じツールバーと右クリックオプションがあるので、そこから文書を開いたり、割り当てたり、エクスポートしたりできます。
ドリルダウンウィンドウに表示された値の内訳組み込みの条件
データビューには、設定した人があらかじめ条件を組み込んでいる場合があります。たとえば、契約書だけ、または1つのプロジェクトの文書だけを表示する条件です。これらの条件はデータビューを開くたびに適用され、外すことはできません。グリッドで検索や絞り込みをすると、データビューが表示している範囲の中でさらに行が絞り込まれます。データビューが除外している行を見るには、別のデータビューを開くか、管理者に相談してください。
条件の設定方法については、クエリビルダーの Conditions タブを参照してください。
データビューのメモ
メモには、データビューの目的や使い方が書かれています。データビュー名の横にあるデータビューメモを選択すると、メモを読めます。右側のプレビューに、メモが読みやすい形で表示されます。
データビューのメモデータビューの設定を変更する権限がある場合は、左側でメモを Markdown で編集し、保存を選択することもできます。
データビューの設定
データビューの設定を変更する権限がある場合は、データビュー名の横にあるデータビュー設定を選択すると、そのデータビューを開くすべての人に対する動作を変更できます。
データビューの設定| セクション | 説明 |
|---|---|
| 設定 | 編集可能にすると、データビューが対応している場合に、データを編集できるようになります。メモはデータビューのメモを開きます。並び順を追加で、並べ替えに使う列を昇順（asc）または降順（desc）で追加します。削除で取り除きます。右上のピンのアイコンで、データビューをホームページにピン留めします（データビューを自分のホームページにピン留めする方法を参照）。 |
| キャッシュ設定 | キャッシュ可能にすると、データビューの結果が**キャッシュ期間（秒）**に指定した秒数のあいだ保持されます。速く開くようになりますが、その間は最新の変更が反映されないことがあります。 |
| 列フォーマット | 列を選択で列を選び、+ を選択すると、その列の値の表示方法を変更できます。 |
| カラーリングルール | セルに色を付けるルールが一覧表示されます。たとえば、契約書をオレンジ色で強調するルールです。カラー設定を追加でルールを追加します。 |
変更を保持するには保存を、何も変更せずに閉じるにはキャンセルを選択します。
データビューを開く方法
| 手順 | 説明 |
|---|---|
| 1 | エクスプローラーでデータビュータブを選択します。 |
| 2 | データビューが含まれるグループの名前を選択するか、レポートとインターフェースを検索にデータビューの名前を入力します。 |
| 3 | データビューの名前を選択すると現在のタブで開きます。現在のタブを残すには、右側の矢印の新しいタブで開くを選択します。 |
次の動画では、データビューを開いて検索し、値の内訳となる行を開きます（ドリルダウンを参照）。
例：データビューを開いて検索し、ドリルダウンする
行を割り当てる、またはエクスポートする方法
| 手順 | 説明 |
|---|---|
| 1 | データビューを開き、対象の行にチェックを入れます。すべての行を対象にする場合は、この手順は不要です。 |
| 2 | 割り当てまたはエクスポートを選択します。 |
| 3 | チェックを入れた行には選択済みを、すべての行にはすべてを選択します。一括割り当てまたはエクスポートオプションが開きます。 |
| 4 | 文書の割り当てまたはエクスポートとダウンロードの説明に従って操作を完了します。 |
データビューを自分のホームページにピン留めする方法
毎日使うデータビューをピン留めしておくと、ホームページから直接開けます。ピン留めはデータビュー設定から行うため、データビューの設定を変更する権限が必要です。データビュー名の横にデータビュー設定が表示されない場合は、管理者に相談してください。
データビューのピン留め| 手順 | 説明 |
|---|---|
| 1 | データビュー名の横にあるデータビュー設定を選択します。 |
| 2 | 設定の右上にあるピンのアイコンを選択します。ホームページにピン留めが開きます。 |
| 3 | 必要に応じて、アイコンを選択でカードのアイコンを選びます。 |
| 4 | 自分のホームページにピン留めを選択します。ボタンが自分のホームページから外すに変わり、ピンが現在のピンに表示されます。 |
| 5 | OK を選択し、キャンセルを選択してデータビュー設定を閉じます。 |
データビューは、ホームページのモジュールのカードの後にカードとして表示されます。カードを選択すると、データビューが開きます。
ホームページにピン留めしたデータビューカードを外すには、もう一度ホームページにピン留めを開いて自分のホームページから外すを選択するか、現在のピンでピンの横にある削除アイコン（丸に×印）を選択します。
ユーザー管理者は、グループにピン留めでグループの全員に、ユーザーにピン留めで特定の1人に、データビューをピン留めすることもできます。グループまたはユーザーを選び、ピン留めを選択します。