フォルダー

エクスプローラーのフォルダータブには、アクセスできるフォルダーがツリーで表示されます。フォルダーは Docwize で文書を整理する最もなじみのある方法です。フォルダーには文書とサブフォルダーを入れることができ、1 つの文書を複数のフォルダーに登録することもできます。フォルダーを開いて文書を扱うほか、業務の変化に合わせてフォルダーを作成、名前変更、削除できます。

フォルダーでできること

• 名前でフォルダーを探す
• フォルダーを開き、サブフォルダー内の文書も含めて、管理者が設定した列で扱う
• フォルダーとサブフォルダーを作成し、閲覧できるユーザーを選ぶ
• フォルダーの名前を変更する、または所属するプロジェクトを選ぶ
• 不要になったフォルダーを削除する
• 文書をフォルダーに割り当てる

フォルダータブ

フォルダーツリーには、アクセスできる最上位のフォルダーが表示されます。サブフォルダーを持つフォルダーには、左側に矢印があります。

フォルダーを開いたフォルダータブ

項目	説明
フォルダーを検索	名前でフォルダーを探します。
新しいフォルダーを作成	最上位のフォルダーを作成します。新しいフォルダーを作成する方法を参照してください。
フォルダーの左の矢印	サブフォルダーの表示と非表示を切り替えます。
フォルダー名	右のグリッドでフォルダーを開きます。現在のタブの表示が置き換わります。
フォルダーの右の矢印	フォルダーを新しいタブで開きます。現在のタブはそのまま残ります。

フォルダーを検索する

ツリーの深い階層にあるフォルダーには、検索を使うといちばん早くたどり着けます。フォルダーを検索にフォルダー名の一部を入力します。一致したフォルダーごとに、名前の下にフルパスが表示されるので、同じ名前のフォルダーも区別できます。一致したフォルダーを選択すると開き、右の矢印を選択すると新しいタブで開きます。

フォルダーの検索

開いたフォルダーでの操作

開いたフォルダーでは、文書グリッドにまずサブフォルダー、次に文書が表示されます。絞り込み、並べ替え、プレビューなどの文書グリッドの機能は、ほかの画面と同じように使えます。開いているフォルダーのパスはグリッドの上に表示されます。

グリッドに表示する列、その順序、行の初期の並び順は、管理者がシステム設定で会社全体に対して設定します。標準の列には、説明、文書番号、文書日付、参照番号、種類、送信元、宛先、ステータス、レビュー後ステータス、クライアント／プロジェクトがあります。管理者が非表示にした列も列の選択パネルに残っているので、自分用に表示できます。そこで列をデフォルトにリセットを選ぶと、管理者が設定した列に戻ります。文書グリッドも参照してください。

フォルダーのツールバー

ボタン	説明
割り当て	すべての文書、または選択した文書だけを、タグ、フォルダー、ワークフローなどに割り当てます。文書をフォルダーに割り当てる方法と文書の割り当てを参照してください。
エクスポート	すべての文書、または選択した文書だけをエクスポートします。エクスポートとダウンロードを参照してください。
再帰的	すべての階層のサブフォルダー内の文書も一覧に表示し、フォルダー配下の文書をまとめて確認できるようにします。もう一度選択すると、そのフォルダー自体の文書だけの表示に戻ります。
新規	フォルダーに文書を追加するか、ファイルやフォルダーをまとめてアップロードします。アップロードを参照してください。

右クリックオプション

ツリーのフォルダーを右クリックすると、そのフォルダーに対して行える操作が表示されます。表示されるオプションは権限によって異なります。

フォルダーの右クリックメニュー

オプション	説明
開く	フォルダーを現在のタブで開きます。
新しいタブで開く	フォルダーを新しいタブで開きます。
設定	フォルダーの設定を開きます。ここでフォルダー名を変更できます。フォルダー設定を参照してください。
新しいサブフォルダーを作成	このフォルダーの中にフォルダーを作成します。サブフォルダーを作成する方法を参照してください。
ショートカットを切り替え	フォルダーをフローティングツールバーにピン留めする、またはピン留めを外します。ピン留め機能を参照してください。
フォルダーを削除	フォルダーとその中身をすべて削除します。フォルダーを削除する方法を参照してください。

フォルダー設定

フォルダー設定では、フォルダーの名前と設定を変更します。フォルダーを右クリックして設定を選択すると開きます。タイトルの下にはフォルダーのパスが表示されます。

フォルダー設定

タブ	説明
基本設定	フォルダー名を変更します。フォルダー名に新しい名前を入力し、名前を保存を選択します。
プロジェクト	フォルダーが所属するプロジェクトを選びます。
レビュー自動化	フォルダーに入る文書の自動レビューを設定します。このタブは、レビュースケジュールを管理するユーザーにだけ表示されます。レビュー設定を参照してください。

フォルダーの権限

表示されるのは、アクセス権を付与されたフォルダーだけです。自分、または自分が所属するグループにフォルダーのアクセス権が付与されているとき、そのフォルダーを閲覧できます。誰にもアクセス権が付与されていないフォルダーは、管理者を含め誰にも表示されません。

フォルダーを作成した人にはそのフォルダーのアクセス権が付与されるため、新しいフォルダーは作成者にいつでも表示されます。新しいフォルダーを作成ダイアログのオプションで、ほかに閲覧できる人を追加できます（新しいフォルダーを作成する方法を参照）。管理者は、あとから管理コンソールでグループまたはユーザーにフォルダーを共有できます。全体の考え方についてはアクセス制御を、ユーザーとグループの管理については管理コンソールを参照してください。

新しいフォルダーを作成する方法

新しいプロジェクトや契約など、文書を登録する新しい場所が必要になったときにフォルダーを作成します。

フォルダーの作成

手順	説明
1	フォルダーツリーの上部にある新しいフォルダーを作成を選択します。
2	新しいフォルダー名にフォルダー名を入力します。
3	ほかに閲覧できる人を、セキュリティオプション（下記）にチェックを入れて選びます。自分で作成したフォルダーは常に閲覧できます。自分だけに表示したい場合は、追加のセキュリティなし - 自分のみに表示にチェックを入れ、ほかのオプションのチェックを外します。
4	フォルダーを追加を選択します。フォルダーがツリーに表示されます。

セキュリティオプション	説明
追加のセキュリティなし - 自分のみに表示	自分以外には誰も追加されません。管理者が共有するまで、自分だけがフォルダーを閲覧できます。
親フォルダーのセキュリティを適用	作成先のフォルダーを閲覧できるユーザーとグループも、自分に加えてこのフォルダーを閲覧できます。このオプションは最初からチェックが入っています。最上位のフォルダーには親がないため、誰も追加されません。
ユーザーセキュリティを適用	自分にフォルダーへのアクセス権が付与されます。
あなたが属するすべてのグループにセキュリティを適用	自分に加えて、自分が所属するすべてのグループにフォルダーへのアクセス権が付与されます。

例：新しいフォルダーの作成

サブフォルダーを作成する方法

サブフォルダーを使うと、大きなフォルダーを整理された状態に保てます。たとえば Supplier Records の中に、取引先ごとのサブフォルダーを作ります。

手順	説明
1	サブフォルダーを入れるフォルダーを右クリックし、新しいサブフォルダーを作成を選択します。
2	新しいフォルダーを作成ダイアログで、新しいフォルダーと同じように新しいフォルダー名にサブフォルダー名を入力し、セキュリティオプションを選びます。親フォルダーのセキュリティを適用にチェックが入っていると、右クリックしたフォルダーと同じユーザーとグループがサブフォルダーを閲覧できます。
3	フォルダーを追加を選択します。右クリックしたフォルダーの中にサブフォルダーが作成されます。

フォルダーの名前を変更する方法

手順	説明
1	フォルダーを右クリックし、設定を選択します。
2	基本設定タブのフォルダー名に新しい名前を入力します。
3	名前を保存を選択します。フォルダーツリーに新しい名前が表示されます。
4	閉じるを選択します。

フォルダーを削除する方法

フォルダーを削除するのは、そのフォルダーも中身も不要な場合だけにしてください。確認ボタンの表示どおり、フォルダーを削除すると、その中の文書とサブフォルダーも削除されます。

フォルダー削除の確認

手順	説明
1	フォルダーを右クリックし、フォルダーを削除を選択します。
2	フォルダーを削除しますか？ ダイアログに、フォルダーに含まれる文書とサブフォルダーの数が、すべての階層を合わせて表示されます。残す必要のある文書がある場合は、キャンセルを選択し、先にその文書を別のフォルダーに移動してください。
3	フォルダーと文書を削除を選択します。フォルダーとそのサブフォルダーがツリーから削除されます。

文書をフォルダーに割り当てる方法

文書をフォルダーに割り当てると、そのフォルダーに登録されます。文書は、すでに登録されているフォルダーにもそのまま残ります。

手順	説明
1	文書があるフォルダーなどを開き、対象の文書にチェックを入れます。
2	割り当てを選択し、チェックを入れた文書を割り当てる場合は選択済みを、一覧のすべての文書を割り当てる場合はすべてを選択します。
3	ダイアログのフォルダータブを選択します。
4	文書を入れるフォルダーの横にあるプラス記号を選択します。フォルダーがダイアログの右側に表示されます。
5	保存を選択します。

例：文書をフォルダーに割り当てる