主要な概念

いくつかの基本的な概念を理解しておくと、Docwize の残りのドキュメントが理解しやすくなります。

このページで説明すること

• Docwize におけるドキュメントの意味
• メタデータの使われ方と、メタデータによるドキュメントの整理方法
• workflow がユーザーのタスクに与える影響
• 権限によってユーザーが閲覧・操作できる内容が変わる理由

ドキュメント

Docwize では、ドキュメントは単なるファイル以上のものです。通常、以下を組み合わせたものです：

• 1つまたは複数のファイル
• メタデータ
• workflow、改訂版、添付ファイル、transmittal、または他のドキュメントとの関係

ユーザーが利用できる主要なドキュメントレベルのビューの1つについては、Document Details を参照してください。

メタデータ

メタデータとは、説明、種別、日付、プロジェクト、参照番号、関係者など、ドキュメントに付加された構造化された情報です。

メタデータには標準的なものもあれば、カスタムフィールドの設定によって追加されるフィールドもあります。

メタデータによるドキュメントの整理

メタデータを使うと、誰かが手作業でファイリングしなくても、ユーザーはドキュメントを検索し、グループ化できます。以下の図は、管理者が WBS 要素（ドキュメントが属するプロジェクトの区分）、専門分野（機械や電気などの技術分野）、ドキュメント種別（図面や仕様書など）のカスタムフィールドを設定した建設プロジェクトを例にしています。各組織で利用できるフィールド、コード、ビューは、Docwize の設定によって異なります。

ドキュメントのコードを組み合わせると、住所のように機能します。それぞれの組み合わせが1つのドキュメントを指し、ドキュメント番号も同じコードから作成できます。

各ドキュメントのコードが、プロジェクト内の1点にドキュメントを位置付けます

1つのコードを固定すると、プロジェクトの断面が得られます。たとえば WBS 2400 で絞り込むと、専門分野や種別に関係なく、その WBS 要素のすべてのドキュメントが返されます。

1つのコードで絞り込むと、プロジェクトの断面が返されます

2つのコードを固定すると、さらに絞り込まれます。専門分野 ME と種別 SPE で絞り込むデータビューは、プロジェクト全体の機械仕様書をすべて一覧表示します。データビューは、管理者がキャッシュを有効にしていない限り、開くたびにクエリを実行するため、ドキュメントが追加・変更されても一覧は最新の状態に保たれます。

2つのコードで絞り込むデータビューは、1行を返します

タグは、追加のコードのように機能します。タグはドキュメントに付けるもう1つのコードなので、1つのタグでプロジェクト内のどこにあるドキュメントでも、移動せずにまとめられます。たとえばパッケージタグを使えば、WBS 要素やドキュメント種別に関係なく、1つの契約の成果物をすべてまとめられます。引き渡し用のタグなら、すべての専門分野にわたって同じことができます。

プロジェクト全体からドキュメントをまとめるタグ

Transmittal は、発行のために選ばれたドキュメントのセットです。どのドキュメントを、誰に、いつ発行したかを記録します。

Transmittal は、選ばれたドキュメントのセットと送付先を記録します

フォルダーは、チームが自分たちのドキュメントを探しに行く場所です。1つのドキュメントを複数のフォルダーに同時に置けるため、各チームは想定どおりの場所でドキュメントを見つけられます。どのフォルダーにも同じドキュメントが表示されるため、コピーは作成されず、新しい改訂版はすべてのフォルダーで最新の状態になります。

1つのドキュメントを複数のフォルダーに表示できます

同じコードは集計にも使えます。インターフェースのチャートでは、専門分野などのメタデータフィールドごとにドキュメントを数えられます。チャートは読み込むたびに仮想ビューを読み取るため、ドキュメントの変更に合わせて更新されます。

専門分野ごとにドキュメントを数えるチャート

Workflow

Workflow は、レビュー、承認、サインオフ、データ入力、または自動処理のために、ドキュメントやタスクをユーザー間、またはシステムによる自動ステップを通じてルーティングします。

管理者は workflow をプロセスマップとして一度作成します。実行されるたびに、ドキュメントは人とシステムのステップを通過し、各返答によって次のステップが決まります。たとえば却下されると、ドキュメントは修正のために作成者へ戻されます。

Workflow は一度作成され、実行ごとに返答に応じてルーティングされます

エンドユーザーは通常 Inbox で workflow に遭遇し、管理者は システム設定で workflow テンプレートを管理します。

権限と表示設定

ユーザーが閲覧・操作できる内容は、セキュリティ設定、ロール権限、フォルダ・プロジェクト・ビュー・モジュールへのアクセス可否によって異なります。

設定の詳細については、Admin Console および Controls のドキュメントを参照してください。