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主要な概念

いくつかの基本的な概念を理解しておくと、Docwize の残りの文書が理解しやすくなります。

Exploring how documents connect to metadata, relationships, and workflows in Docwize

このページで説明すること​

  • Docwize における文書の意味
  • メタデータの使われ方と、メタデータによる文書の整理方法
  • workflow がユーザーのタスクに与える影響
  • 権限によってユーザーが閲覧・操作できる内容が変わる理由

文書​

Docwize では、文書は単なるファイル以上のものです。通常、以下を組み合わせたものです：

  • 1つまたは複数のファイル
  • メタデータ
  • workflow、改訂版、添付ファイル、送付書、または他の文書との関係

ユーザーが利用できる主要な文書レベルのビューの1つについては、Document Details を参照してください。

メタデータ​

メタデータとは、説明、種別、日付、プロジェクト、参照番号、関係者など、文書に付加された構造化された情報です。

メタデータには標準的なものもあれば、カスタムフィールドの設定によって追加されるフィールドもあります。

メタデータによる文書の整理​

メタデータを使うと、誰かが手作業でファイリングしなくても、ユーザーは文書を検索し、グループ化できます。以下の図は、管理者が WBS 要素（文書が属するプロジェクトの区分）、専門分野（機械や電気などの技術分野）、文書種別（図面や仕様書など）のカスタムフィールドを設定した建設プロジェクトを例にしています。各組織で利用できるフィールド、コード、ビューは、Docwize の設定によって異なります。

文書のコードを組み合わせると、住所のように機能します。それぞれの組み合わせが1つの文書を指し、文書番号も同じコードから作成できます。

A 3D grid with WBS element, discipline, and document type axes, with one highlighted document at WBS 2400, discipline ME, type SPE

各文書のコードが、プロジェクト内の1点に文書を位置付けます

1つのコードを固定すると、プロジェクトの断面が得られます。たとえば WBS 2400 で絞り込むと、専門分野や種別に関係なく、その WBS 要素のすべての文書が返されます。

The same grid with the WBS 2400 plane highlighted, containing documents from three disciplines and three types

1つのコードで絞り込むと、プロジェクトの断面が返されます

2つのコードを固定すると、さらに絞り込まれます。専門分野 ME と種別 SPE で絞り込むデータビューは、プロジェクト全体の機械仕様書をすべて一覧表示します。データビューは、管理者がキャッシュを有効にしていない限り、開くたびにクエリを実行するため、文書が追加・変更されても一覧は最新の状態に保たれます。

The same grid with a row highlighted where discipline is ME and type is SPE, spanning three WBS elements

2つのコードで絞り込むデータビューは、1行を返します

タグは、追加のコードのように機能します。タグは文書に付けるもう1つのコードなので、1つのタグでプロジェクト内のどこにある文書でも、移動せずにまとめられます。たとえばパッケージタグを使えば、WBS 要素や文書種別に関係なく、1つの契約の成果物をすべてまとめられます。引き渡し用のタグなら、すべての専門分野にわたって同じことができます。

A package tag, ME02, linked to four documents spread across two WBS elements and three document types

プロジェクト全体から文書をまとめるタグ

送付書 は、発行のために選ばれた文書のセットです。どの文書を、誰に、いつ発行したかを記録します。

A transmittal, TRN-0042, linked to three documents and addressed to a mechanical contractor

送付書は、選ばれた文書のセットと送付先を記録します

フォルダーは、チームが自分たちの文書を探しに行く場所です。1つの文書を複数のフォルダーに同時に置けるため、各チームは想定どおりの場所で文書を見つけられます。どのフォルダーにも同じ文書が表示されるため、コピーは作成されず、新しい改訂版はすべてのフォルダーで最新の状態になります。

One document, a crane hire agreement, linked to three folders: Plant, Tenders And Estimating, and Financial

1つの文書を複数のフォルダーに表示できます

同じコードは集計にも使えます。インターフェースのチャートでは、専門分野などのメタデータフィールドごとに文書を数えられます。チャートは読み込むたびに仮想ビューを読み取るため、文書の変更に合わせて更新されます。

A bar chart counting documents by discipline, built from the discipline codes on each document

専門分野ごとに文書を数えるチャート

Workflow​

Workflow は、レビュー、承認、サインオフ、データ入力、または自動処理のために、文書やタスクをユーザー間、またはシステムによる自動ステップを通じてルーティングします。

管理者は workflow をプロセスマップとして一度作成します。実行されるたびに、文書は人とシステムのステップを通過し、各返答によって次のステップが決まります。たとえば却下されると、文書は修正のために作成者へ戻されます。

A contract approval workflow: legal review, an approve or reject decision, finance sign-off, conversion to PDF, an email, and completion, with rejections routed back to the author

Workflow は一度作成され、実行ごとに返答に応じてルーティングされます

エンドユーザーは通常 Inbox で workflow に遭遇し、管理者は システム設定で workflow テンプレートを管理します。

権限と表示設定​

ユーザーが閲覧・操作できる内容は、セキュリティ設定、ロール権限、フォルダー・プロジェクト・ビュー・モジュールへのアクセス可否によって異なります。

設定の詳細については、Admin Console および Controls のドキュメントを参照してください。