ワークフローの委任

委任は、あるユーザー宛てのワークフローのアクションやレビューの依頼を、一定の期間だけ別のユーザーに送る機能です。たとえば、そのユーザーが休暇中のときに使います。1 人がすべてを引き継ぐことも、プロジェクトごとに担当者を分けるなど、文書によって別の委任先を選ぶこともできます。

ワークフローを委任ダイアログには、そのユーザーの期限超過時のエスカレーションの設定も含まれています。こちらは期限超過時のエスカレーションで説明しています。

この設定を行うユーザー

グループとユーザー管理権限を持つユーザー。委任は 管理コンソール > ユーザー から設定します。

ワークフローを委任でできること

• 2 つの日付の間、ユーザーのワークフローのアクションを別のユーザーに送る
• プロジェクトなど、条件に一致する文書ごとに別の委任先を選ぶ
• 1 つのルールに複数の条件を組み合わせ、すべてに一致する場合や、いずれかに一致する場合を指定する
• 条件に順番を付け、最初に一致したものを優先する
• 1 つのルールを複数のユーザーで使い回す
• 委任の開始日を先の日付に予約し、開始前にもう一度開いて確認する
• すでに開いているアクションを引き継ぐ
• 委任を終了する

委任の仕組み

委任には、既定の担当者と終了日があります。終了日まで、そのユーザー宛てのものはすべて既定の担当者に届きます。条件付きルールはそれを細かく調整するもので、ルールの条件に一致する文書について、委任先を指定します。

• 最初に一致したルールが優先されます。 ルールは一覧に表示されている順に確認されます。どのルールにも一致しない作業は、既定の担当者に届きます。
• 文書ごとに確認されます。 異なるプロジェクトの文書を含むワークフローでは、対応依頼ごとに別の委任先に届くことがあります。
• 作業の始め方によらず同じルールが働きます。 テンプレートから開始したワークフロー、手動で開始したワークフロー、実行中のワークフローに追加した対応依頼、レビューの回のレビュー担当者のいずれも、同じルールに従います。レビュー設定を参照してください。
• 委任先には元のユーザーが分かります。 委任先のインボックスに届いた対応依頼には委任の行があり、委任元に続けて元のユーザー、矢印、委任先の順に表示されます。
• 委任先は文書を開けます。 委任先には、届いた対応依頼の対象文書へのアクセス権が付与されます。ほかの人に届いた作業の文書へのアクセス権は付与されません。
• 委任先は有効なユーザーです。 委任先の選択欄に表示されるのは有効なユーザーだけです。委任も、委任先を指定したルールも、存在していて有効なユーザーに対してだけ保存できます。
• 期間外は委任されません。 有効開始日より前、有効期限を過ぎた後、または委任を削除した後は、作業は元のユーザーのところに残ります。

委任先のインボックスに届いた、委任された対応依頼

ワークフローを委任ダイアログ

ユーザー一覧ページで、ユーザーの横にある歯車アイコンを選択します。詳細セクションで委任のバッジを選択します。委任を保存するまでは、バッジに No Delegation と表示されます。ワークフローを委任ダイアログには、番号の付いた 3 つのセクションがあります。

ワークフローを委任ダイアログ

セクション	説明
① 委任期間と既定の担当者	誰が作業を受け取るか、またどの期間かを設定します。委任期間と既定の担当者を参照してください。
② 延滞エスカレーションの既定値	ユーザー宛ての対応依頼が期限を超過したときの動作を設定します。期限超過時のエスカレーションを参照してください。
③ 条件付き割り当てと延滞エスカレーションの上書き	条件に一致する文書について、別の委任先や別のエスカレーション設定を選ぶルールです。条件付きルールを参照してください。

ダイアログはバックグラウンドで保存します。保存中はボタンに 委任処理中... と表示され、委任が反映されるとダイアログは自動的に閉じます。

委任期間と既定の担当者

項目	説明
その他の場合の代理担当者（既定）	どの条件付きルールにも一致しない作業をすべて受け取るユーザー。有効なユーザーだけが選べます。
有効開始日	任意。委任が始まる日。空にすると、委任を保存してすぐに開始します。
有効期限	必須。委任の最終日。委任はこの日の終わりまで有効で、過去の日付は選べません。
現在のワークフローに適用	すでに開いているユーザーのアクションを、同じルールで引き継ぎます。有効開始日を設定している間は選べません。後から始まる委任は、まだ作業を引き継げないためです。

既定の担当者と有効期限

有効期限を選択するまで、保存は選べません。過去の日付を選ぶと、有効期限は今日以降の日付にしてください。 というメッセージが表示されます。

委任のバッジ

委任を保存すると、ユーザーの詳細セクションのバッジに、誰が代わりを務めるか、いつまでかが表示されます。

バッジ	意味
No Delegation	委任は設定されていません。作業はユーザーのところに残ります。
Delegated to ユーザー until 日付	委任は有効です。
Scheduled delegation to ユーザー until 日付	委任は、後の有効開始日から始まります。それまでは作業はユーザーのところに残ります。

保存後の委任のバッジ

条件付きルール

セクション ③ には、ユーザーのルールが確認される順に並びます。各ルールには、順番、名前、選ばれる委任先が表示されます。

確認される順に並んだ 2 つの条件付きルール

操作	説明
+ 条件付きルールを追加	ルールエディターを開き、このユーザーの新しいルールを作成します。
既存のポリシーを使用	別のユーザーがすでに使っているルールを追加します。ほかのユーザーのルールを再利用する方法を参照してください。
上へ移動 / 下へ移動	ルールの順番を変えます。文書に最初に一致したルールが優先されます。
編集	ルールをルールエディターで開きます。
削除	このユーザーからルールを外します。同じルールを持つほかのユーザーには残ります。

ルールは、ルールを保存を選択した時点（既存のルールでは適用を選択した時点）で保存されます。保存を待つ必要はありません。保存は、日付と既定の委任先を保存します。

ルールエディター

ルールエディター。ルールが完成するまで、ルールを保存は選べません

項目	説明
ルール名	一覧に表示されるルールの名前。
説明（任意）	ルールについての任意のメモ。
条件を追加	条件を追加します。プロジェクトや説明などの文書のフィールド、等しい、等しくない、含む などの演算子、値を選びます。
条件グループを追加	ルールの中に条件のグループを追加します。条件の組み合わせを参照してください。
AND / OR	グループの端にあるラベル。選択すると、グループ内の条件の組み合わせ方を変更できます。
一致する作業の代理担当者（任意）	条件に一致する文書の作業を受け取る、有効なユーザー。
延滞時のエスカレーション先（任意）、エスカレーションのアクション（任意）、管理者の期限（日数）	同じ文書に対するエスカレーションの設定。期限超過時のエスカレーションを参照してください。
キャンセル / ルールを保存	ルールに名前があり、条件が完成していて、委任先かエスカレーション設定が 1 つ以上あるときに、ルールを保存を選べます。

プロジェクトなどの値は、一覧から名前で選びます。社内コードは必要ありません。

条件の組み合わせ

1 つのルールには、複数の条件を入れられます。グループの端にあるラベルが、グループ内の条件の組み合わせ方を示します。AND は、文書がグループ内のすべての条件に一致する必要があることを表します。OR は、いずれか 1 つに一致すれば十分であることを表します。新しいルールは AND のグループから始まります。条件グループを追加を選択すると、最初のグループの中に 2 つ目のグループを入れられ、グループごとにラベルがあります。

条件と、OR の内側のグループを持つルール

たとえば、説明に Inspection を含み、プロジェクトが DOCS Delegation Alpha または DOCS Delegation Beta である文書の作業を、Morgan に送るルールを考えます。外側のグループは AND、内側のグループは OR です。

文書	説明に Inspection を含む	プロジェクトが Alpha または Beta	届く先
Pump Station Inspection Report（プロジェクト Alpha）	はい	はい	Morgan
Pump Station Inspection Report（プロジェクト Beta）	はい	はい	Morgan
Pump Station Inspection Report（プロジェクト Gamma）	はい	いいえ	既定の担当者
Valve Maintenance Record（プロジェクト Alpha）	いいえ	はい	既定の担当者

ユーザーのワークフローを委任する方法

動画では、既定の担当者、終了日、条件付きルール 1 つを設定した委任を示します。

例：ユーザーのワークフローを委任する

手順	説明
1	管理コンソール > ユーザーに移動し、ユーザーの横にある歯車アイコンを選択します。
2	詳細セクションで No Delegation のバッジを選択し、ワークフローを委任を開きます。
3	その他の場合の代理担当者（既定） で、代わりを務めるユーザーを選びます。
4	有効期限で、委任の最終日を選びます。
5	任意：特定の文書向けに条件付きルールを追加します。条件付きルールを追加する方法を参照してください。
6	任意：すでに開いているアクションも引き継ぐ場合は、現在のワークフローに適用を選択します。
7	保存を選択します。バッジに、選んだユーザーと終了日とともに Delegated to と表示されます。

条件付きルールを追加する方法

手順	説明
1	セクション ③ で + 条件付きルールを追加を選択します。
2	ルール名を入力します。
3	条件を追加を選択し、フィールド、演算子、値を選びます。たとえば、プロジェクト、等しい、プロジェクトの名前です。
4	一致する作業の代理担当者（任意） で、一致する文書を引き継ぐユーザーを選びます。
5	ルールを保存を選択します。ルールが、順番付きで一覧に加わります。
6	委任がまだ保存されていない場合は、有効期限を選んで 保存 を選択します。ルールは、委任が有効な間だけ作業を振り分けます。

ルールの中で条件を組み合わせる方法

手順	説明
1	ルールエディターで条件を追加を選択し、フィールド、演算子、値を選びます。満たす必要がある条件ごとに繰り返します。
2	いずれかに一致すればよい条件を指定するには、条件グループを追加を選択します。
3	内側のグループの AND ラベルを選択し、OR を選びます。
4	内側のグループで、選択肢ごとに条件を追加を選択します。
5	一致する作業の代理担当者（任意） で、一致する文書を引き継ぐユーザーを選びます。
6	ルールを保存を選択します。

ルールの順番を変更する方法

文書が複数のルールに一致する場合は、一覧の最初のルールが優先されます。ルールの 上へ移動 または 下へ移動 を選択して、順番を変えます。

一覧の先頭に移動したルール

新しい順番は、変更後に開始する作業に適用されます。

ほかのユーザーのルールを再利用する方法

ルールは、そのルールを持つすべてのユーザーで共有されます。再利用すれば、同じ条件をもう一度作る手間が省けます。

手順	説明
1	2 人目のユーザーのワークフローを委任を開きます。
2	セクション ③ で 既存のポリシーを使用を選択します。
3	既存のルールで、ルールを選びます。
4	適用を選択します。ルールがこのユーザーの一覧に加わります。

ほかのユーザーのために既存のルールを選ぶ

共有されているルールを 1 人のユーザーのために編集すると、そのユーザー用のコピーが保存されます。ほかのユーザーのルールは元のまま変わりません。

委任を予約する方法

有効開始日を選ぶと、委任を先の日付から開始できます。たとえば、予定されている不在の前に設定しておけます。現在のワークフローに適用は選べなくなり、バッジには Scheduled delegation to とユーザーが表示されます。開始日までは、どのルールを設定していても、すべての作業は元のユーザーのところに残ります。

後の日付から始まる委任

予約した委任を確認または変更するには、バッジをもう一度選択します。ダイアログに、保存した日付、既定の担当者、ルールが表示されます。委任が始まる前であれば、ルールの順序も変更できます。

すでに開いている作業を引き継ぐ方法

委任は、有効な間に開始した作業に適用されます。すでにユーザーのところで待っているアクションを引き継ぐには、保存する前に現在のワークフローに適用を選択します。開いているアクションは、文書ごとにルールと照合され、新しい作業と同じ委任先に届きます。

すでに開いているアクションを引き継ぐ

委任を終了する方法

手順	説明
1	ユーザーのワークフローを委任を開きます。
2	委任を解除を選択します。バッジが No Delegation に戻ります。

その後の新しい作業は、ユーザーのところに残ります。条件付きルールはユーザーに付いたままですが、新しい委任を保存するまで作業を振り分けません。すでに委任された作業は、委任先のところに残ります。

トラブルシューティング

問題	詳細
保存を選べない	委任には有効期限が必要です。日付を選び、今日以降であることを確認してください。
ルールを保存を選べない	ルールには、名前、完成した条件（フィールド、演算子、値）、委任先または 1 つ以上のエスカレーション設定が必要です。
新しい作業が委任されない	バッジを確認してください。有効開始日より前、有効期限の後、または No Delegation のときは、作業はユーザーのところに残ります。ルールは、委任が有効な間だけ作業を振り分けます。
文書がルールの委任先ではなく既定の担当者に届く	最初に一致したルールが優先され、どのルールにも一致しない作業は既定の担当者に届きます。ルールの条件とルールの順番を確認してください。
保存すると、ダイアログの上部に理由が表示される	委任先、ルールの委任先、または上長が有効なユーザーではありません。有効のスイッチがオンのユーザーを選んでください。
委任を削除しても作業が戻らない	委任を削除すると、新しい作業は委任されなくなります。すでに委任された作業は取り戻されません。

関連する設定

• ユーザー — ユーザーページとユーザーの詳細
• 期限超過時のエスカレーション — 同じダイアログにあるエスカレーションの設定
• 対応依頼 — ワークフローが送る対応依頼の種類
• 対応依頼の完了 — 委任先がインボックスで対応依頼を完了する方法