文書を更新するステップ

文書を更新するステップは、ワークフローの文書やその記録を変更します。変更できるのは、ステータス、件名と説明、編集可能なカスタムフィールド、そしてファイルそのものです。新しい文書や添付ファイルを作成するステップもあります。

ステップ	パレットのカテゴリー	用途
ステータス更新	システム＆フロー制御	文書のステータスを返信の名前に設定します。
ロック	システム＆フロー制御	文書の一部の編集をロックしてから、ワークフローを続行します。
カスタムフィールドロック	ツール＆タスク	文書のカスタムフィールドテンプレートをロックまたはロック解除します。
件名変更ステップ	ツール＆タスク	テンプレートからワークフローの件名を設定します。
説明更新ステップ	ツール＆タスク	テンプレートから文書の説明を設定します。
テンプレートからPDFを生成	ツール＆タスク	文書テンプレートから作った PDF でファイルを差し替えます。
テンプレートから文書を生成	ツール＆タスク	テンプレートから作った Word または Excel の文書でファイルを差し替えます。
添付ファイル生成ステップ	ツール＆タスク	新しい記録を、添付ファイルまたは別の文書として作成します。

これらのステップで使うテンプレート

件名変更、説明更新、添付ファイル生成の各ステップには、二重の波かっこで囲んだプレースホルダーを含むテキストを指定します。プレースホルダーには、ワークフローの文書の値が入ります。たとえば次のとおりです。

{{ document.doc_number }}、{{ document.description }}、{{ document.reference_number }} などの文書の詳細項目
カスタムフィールド。テンプレート名とフィールド名を小文字にし、アンダースコアでつないで指定します。例：{{ docs_supplier_contacts.contact_email }}

ステータス更新

ステータス更新ステップ

「Approved」などの返信の名前を、文書の ステータス フィールドに書き込みます。まだステータスとして存在しない返信の名前は、ステータスの一覧に追加されます。

対応依頼の返信から直接つなぐか、ANDステップ、キャンセル、プレースホルダー、条件の各ステップを任意に組み合わせた後につなぎます。このステップは、それらのステップをさかのぼって、ここに到達した対応依頼の返信を探します。1 つのステータス更新ステップに、複数の返信をつなぐこともできます。その場合に書き込まれるのは、最初につないだ返信ではなく、この文書で実際に選ばれた返信です。対応依頼の返信までさかのぼれない間は、ステップに 設定エラー と表示されます。

ロック

ロックステップ

ワークフローの文書をロックしてから、次に進みます。ロックされた文書は、文書のメタデータ画面、公開インターフェースのファイルの差し替え、Oliver の文書更新ツールのいずれからも編集できません。

カスタムフィールドロック

カスタムフィールドロックステップ

ワークフローの文書のカスタムフィールドテンプレートを、テンプレート単位でロックまたはロック解除します。

設定	説明
カスタムフィールドテンプレート	ロックまたはロック解除するカスタムフィールドテンプレート。
ロック理由	ロックアイコンのツールチップでユーザーに表示されます。
選択したテンプレートをロック	オンにすると、選択したテンプレートをロックします。オフにすると、代わりにそのロックを解除します。

テンプレートを 1 つ以上選ぶまで、ステップには 設定エラー と表示されます。ロックされたテンプレートは編集できず、ロックアイコンが表示されます。文書のロック解除 権限を持つユーザーは、そのアイコンからロックを解除できます。このステップは、データを入力するステップの後（たとえば、承認する返信の後）に配置してください。

件名変更ステップ

件名変更ステップ

インボックスに表示されるワークフローの件名を、ステップのテキストボックス（1 つだけ）に入力したテンプレートから設定します。

文書に値がないプレースホルダーは、ワークフローを止めずに空欄として出力されます。
ボックスにテンプレートを入力するまで、ステップには 設定エラー と表示されます。
複数の文書を含むワークフローでは、このステップに到達した文書ごとに件名が上書きされます。

説明更新ステップ

説明更新ステップ

文書の説明を、テキストボックスに入力したテンプレートで置き換えます。元のテキストを残すには、{{ document.description }} を含めます。プレースホルダーの扱いと 設定エラー の表示は、件名変更ステップと同じです。

テンプレートからPDFを生成、テンプレートから文書を生成

テンプレートからPDFを生成ステップ

テンプレートから文書を生成ステップ

どちらも、文書テンプレート にワークフローの文書の値を差し込み、その結果を文書の最新のファイルにします。それまでのファイルは版の履歴に残ります。テンプレートからPDFを生成 は、結果を PDF に変換します。テンプレートから文書を生成 は、結果を Word または Excel のまま残すため、引き続き編集できます。

テンプレートの最新の版は、.docx または .xlsx ファイルであることが必要です。テンプレートは 文書テンプレートを管理 で作成します。
値がない箇所は空欄として出力されます。
文書テンプレートを管理 でテンプレートに出力先の文書種別が設定されている場合、生成した文書の文書種別はそれに合わせて変わります。
生成が終わるまで、ワークフローは待機します。
テンプレートを選ぶまで、ステップには 設定エラー と表示されます。

添付ファイル生成ステップ

添付ファイル生成ステップ

ファイルのない新しい記録を、ワークフローの文書に関連付けて作成し、カスタムフィールドのデータをそこに移動またはコピーできます。文書テンプレートは使いません。文書種別を選ぶまで、ステップには 設定エラー と表示されます。鉛筆アイコンで設定を開きます。

設定

設定	説明
文書種別	新しい記録の文書種別。
添付として生成	オン（既定）では、記録はワークフローの文書の添付ファイルになります。オフにすると、別の文書になります。
添付説明テンプレート	新しい記録の説明。プレースホルダーを使えます。
カスタムフィールド転送ターゲット	行を新しい記録に送るグリッドのテンプレート。転送ごとに、行をワークフローの文書から移動するフィールドを転送中か、行をコピーするフィールドを複製中が表示されます。クリックすると切り替わります。

設定済みの添付ファイル生成ステップ

既定の フィールドを転送中 では、行がワークフローの文書から削除されます。ワークフローの文書にも行を残すには、フィールドを複製中 に切り替えます。

これらのステップで使うテンプレート​

ステータス更新​

ロック​

カスタムフィールドロック​

件名変更ステップ​

説明更新ステップ​

テンプレートからPDFを生成、テンプレートから文書を生成​

添付ファイル生成ステップ​

関連する設定​