対応者を指定するステップ

対応者を指定するステップは、対応依頼を誰が受け取るかを決めます。ほとんどは、対応依頼のステップの ユーザー 入力に接続して使います。ユーザー生成ステップ、ワークフロー実行時入力、2 つの計算ステップはそれ自体が 1 つのステップで、値を渡す対応依頼ステップの前に配置します。

ステップ	パレットのカテゴリー	用途
ユーザー、ユーザーグループ、共有グループ	ユーザー＆ロール管理	指定した人やグループに対応依頼を送ります。
起票者	ユーザー＆ロール管理	ワークフローを開始した人に送ります。
カスタムフィールドメール	ユーザー＆ロール管理	カスタムフィールドにメールアドレスが入っているユーザーに送ります。
カスタムフィールドユーザー	ユーザー＆ロール管理	カスタムフィールドで指定されたユーザーに送ります。必要に応じて新しいユーザーを作成します。
ユーザー生成ステップ	ユーザー＆ロール管理	対応依頼の前に、カスタムフィールドのメールアドレスからユーザーを作成します。
ワークフロー実行時入力	対応依頼設定	ワークフローを一時停止し、対応者を誰かに選んでもらいます。
ルーティングを計算	システム＆フロー制御	承認マトリクスから対応者を選びます。
カスタムフィールド入力計算	ツール＆タスク	文書のカスタムフィールドのグリッドから対応者を選びます。

対応者の組み合わせ方

1 つの対応依頼ステップには、対応者を指定するステップを複数接続できます。それぞれの対応者はまとめられ、複数の接続元で指定されていても、1 人に届く対応依頼は 1 件です。グループのメンバーは、テンプレートを保存した時点ではなく、ステップを実行した時点で読み取られます。

対応依頼ステップの 設定 ダイアログでも、キャンバスにステップを置かずに同じ対応者を指定できます。担当者、起票者に割り当て、カスタムフィールドメール、カスタムフィールドユーザー です。対応依頼のステップを参照してください。

ステップの実行時に対応者が 1 人も決まらない場合（グループが空、カスタムフィールドが空など）、ステップは失敗し、ステップ名とともに、対応者を接続するか、ワークフロー開始時に選ばれた人がまだ存在するかを確認するよう求めるメッセージが表示されます。

ユーザー、ユーザーグループ、共有グループ

ユーザー、ユーザーグループ、共有グループ

ユーザー＆ロール管理 には、すべてのユーザーがメールアドレスで、すべてのユーザーグループが [ユーザーグループ] 名前、有効なすべての共有グループが [共有グループ] 名前 の形式で表示されます。目的のものはパレットで検索して探します。カードには名前しか表示されないため、同じ名前のユーザーグループと共有グループは見分けがつきません。

ユーザー入力に接続した対応者

各カードを ユーザー 入力に接続します。対応者を接続すると、入力の赤い表示は消えます。ステップ自体は、開始 も接続するまで赤いままです。

• ユーザーグループの場合、メンバー 1 人ずつに対応依頼が 1 件送られます。
• 共有グループの場合、社内のメンバー 1 人ずつに 1 件送られます。社外の連絡先は対応依頼を開くことも回答することもできないため、対応依頼には社内のメンバーで構成した共有グループを使ってください。

起票者

起票者ステップ

ワークフローを開始した人に対応依頼を送ります。失敗時のルートでよく使われ、問題が起票者のインボックスに届くようにします。

定期実行のテンプレートでは使わないでください。スケジュールで実行されるワークフローには実際の起票者がいないため、対応依頼はシステムアカウントに届きます。

カスタムフィールドメール

カスタムフィールドメールステップ

設定	説明
カスタムフィールドテンプレート	メールアドレスが入っているカスタムフィールドテンプレート。
テンプレートフィールド	メールアドレスが入っているフィールド。テンプレートのすべてのフィールドが選択肢に表示されるため、メールアドレスのテキストが入っているものを選んでください。

ワークフローの文書にあるそのフィールドの行は、すべて読み取られます。Docwize のユーザーのメールアドレスであれば、そのユーザーが対応者になります。それ以外のアドレスは、エラーにならずに読み飛ばされます。

2 つの設定は必ず両方とも指定してください。設定していないステップがあると、実行時に対応依頼のステップが失敗します。

カスタムフィールドユーザー

カスタムフィールドユーザーステップ

設定	説明
カスタムフィールドテンプレート	対象者が入っているカスタムフィールドテンプレート。
テンプレートフィールド	ユーザー ID またはメールアドレスが入っているフィールド。
ターゲットグループ（非特権）	任意。設定すると、Docwize のユーザーがいないメールアドレスは、このグループの新しいユーザーとして作成され、招待が送られます。

値には、ユーザー ID とメールアドレスのどちらも使えます。ターゲットグループを設定しない場合、該当するユーザーのいないアドレスは読み飛ばされます。対応依頼ステップの ユーザー 入力、またはメール通知、統合通知、ワークフロー実行時入力の同じ役割の入力に接続します。

ユーザー生成ステップ

ユーザー生成ステップ

対応依頼ステップの直前に配置するステップです。カスタムフィールドの 1 行目にあるメールアドレスを読み取り、その人を ターゲットアクション に接続した対応依頼ステップの対応者にします。

設定	説明
カスタムフィールドテンプレート / テンプレートフィールド	メールアドレスがある場所。
ターゲットグループ	新しいユーザーが追加されるグループ。特権グループを含め、すべてのグループが選択肢に表示されます。

• そのメールアドレスのユーザーがすでにいる場合は、そのユーザーがそのまま使われ、グループには追加されません。
• ユーザーがいないアドレスの場合は、ターゲットグループ の新しいユーザーとして作成され、招待が送られます。
• 3 つの設定をすべて選ぶまで、ステップには 設定エラー と表示されます。ステップの実行時にその行のフィールドが空の場合、ステップは止まったままにならず、分かりやすい理由とともに失敗します。

ワークフロー実行時入力

ワークフロー実行時入力ステップ

ワークフローを一時停止して誰かに回答を求め、回答後に 完了時 から先に進みます。この依頼は、ワークフローのアクションに 選択する として表示されます。

設定	説明
入力タイプ	ユーザー、グループ、日時 のいずれか。回答が 完了時 に接続したステップにとって何になるかを決めます。それぞれ、対応者、グループのメンバー、対応依頼の期日になります。
ヘルプメモ	回答する人に表示されます。
ユーザー	任意。ここにユーザー、グループ、対応者のフィールドを接続して、回答できる人を指定します。何も接続しない場合は、ワークフローを開ける人なら誰でも回答できます。

ワークフロー - 取り消し 権限を持つユーザーは、ユーザー で指定された人に加えて、いつでも回答できます。

ルーティングを計算

ルーティングを計算ステップ

文書のカスタムフィールドの値を使って承認マトリクスから対応者を調べ、後続の対応依頼ステップに渡します。使うマトリクスは 計算設定 で指定します。指定するまで、ステップには 設定エラー と表示されます。

計算設定には設定画面がありません。Docwize がワークスペースのデータベースに設定します。

カスタムフィールド入力計算

カスタムフィールド入力計算ステップ

ワークフローの文書にあるカスタムフィールドのグリッドから対応者を割り当てます。フィールドの値は書き込みません。

設定	説明
カスタムフィールドテンプレート	振り分けの行が入っているグリッド。
タグフィールド	各行の振り分け用のタグが入っているフィールド。
ユーザーフィールド	その行の Docwize のユーザー ID が入っているフィールド。

行ごとに、そのユーザーが、テキストにその行のタグを含むすべての対応依頼の入力の対応者になります。この入力は通常、種類が 計算入力 の ワークフロー開始入力 で、その 説明 にタグを入れておきます。このステップは、値を渡す対応依頼ステップより前に配置してください。また、テンプレート内のほかのテキストに一致しないよう、ほかと紛れないタグを使ってください。

関連する設定

• 対応依頼のステップ: ユーザー入力と設定ダイアログ
• ワークフローのステップ: キャンバスとパレット