通知と配布のステップ
これらのステップは、Docwize のユーザーや Docwize 外部の連絡先にメールを送り、文書を配布します。返信を待つものはありません。ただし、LINE メッセージを送信 は、返信を待つように設定できます。
| ステップ | パレットのカテゴリー | 用途 |
|---|---|---|
| メール通知 | システム＆フロー制御 | 各受信者にテンプレートのメールを送ります。 |
| 統合通知 | システム＆フロー制御 | 完了した子ワークフローのグループごとに、まとめのメールを 1 通送ります。 |
| 配布 | システム＆フロー制御 | 文書パッケージのダウンロードリンクを受信者にメールで送ります。 |
| 共有グループ | システム＆フロー制御 | 接続した共有グループ、ユーザー、ユーザーグループや、ワークフローの開始時に選ばれた相手に配布します。 |
| 配布セット | システム＆フロー制御 | 複数の共有グループにまとめて配布し、ユーザーには対応依頼を送ります。 |
| LINE メッセージを送信 | ツール＆タスク | LINE メッセージを送ります。返信を待つこともできます。 |
ワークフローのテスト実行で送られるメールは、すべてテストを実行した人に届きます。同じアドレスに届く通知メールは、1 つのワークフローにつき 15 分間に 3 通までです。それを超える分は送信が保留されます。
メール通知
メール通知ステップ
ユーザー に接続したすべての相手に、メールテンプレート のメールを 1 通ずつ送り、すぐに次へ進みます。
- ユーザー には、ユーザー、ユーザーグループ、共有グループ、起票者、カスタムフィールドユーザー、カスタムフィールドメール、ワークフロー開始入力 を接続できます。
- カスタムフィールドメール は、フィールド内のすべてのアドレスに送ります。Docwize のアカウントを持たない人にも届きます。
- メールテンプレート がない場合、各受信者には、ワークフローとその文書の名前と Open in Docwize リンクを記載した、Docwize の標準的なメールが届きます。
統合通知
統合通知ステップ
子ワークフロー（サブワークフローステップ または 添付ファイル分割 から開始したもの）が完了した親ワークフローで使います。完了した子ワークフローをグループに分け、グループごとにメールを 1 通送ります。
| 設定 | 説明 |
|---|---|
| メールテンプレート | 送るメール。items を使って、グループの子ワークフローを一覧にできます。テンプレートがない場合、各グループには、その文書の一覧と Open in Docwize リンクを記載した標準的なメールが届きます。 |
| グループ化キー（doc_jsonパス） | 子ワークフローをグループに分けるときに使う文書の値。例：document.from_contact.parent。指定しない場合、すべての子ワークフローが 1 つのグループになります。 |
| 受信者キー（doc_jsonパス） | 各グループのメールアドレスを持つ値。アドレスのないグループのメールは、メール通知 と同じく、ユーザー に接続したすべての相手に送られます。 |
このステップがメールを送るのは、ワークフローがここに到達したときの 1 回だけです。時間をおいてまとめて送るものではありません。子ワークフローが完了した後、たとえば ANDステップ の後に配置してください。数に入るのは、出力ステップ に到達した子ワークフローだけです。
配布
配布ステップ
文書とその送付書の図面を ZIP パッケージにまとめ、各受信者にそのリンクをメールで送ります。受信者は ユーザー に接続します。接続できるのは、ユーザー、連絡先、共有グループ、起票者、カスタムフィールドメール、開始時の選択です。
完了時 は、メールの送信後にワークフローを続行します。
配布ステップを編集
詳細設定 で 配布ステップを編集 が開きます。
| 設定 | 説明 |
|---|---|
| 注釈を焼き込む | パッケージ内のファイルに注釈を埋め込みます。 |
| 添付ファイルを追加 | 注釈を埋め込まない場合に、文書の添付ファイルをパッケージに追加します。 |
| 注釈をフィルター | 注釈を焼き込む がオンのときに表示されます。対応依頼 と フィルタリングされたアクション返信 を指定すると、その返信で付けられた注釈だけを埋め込みます。返信を選ぶまで、ステップには 設定エラー と表示されます。オフにすると、両方の指定が消去されます。 |
| メールテンプレート | 送るメール。指定しない場合は、組織の配布用テンプレートが使われます。それもない場合は、ファイルの表と Download ZIP Package リンクを記載した組み込みのメールが使われます。 |
各受信者のダウンロードリンクの有効期限は 30 日です。
共有グループ
共有グループステップ
グループ/入力 に接続した相手に配布します。接続できるのは、共有グループ、ユーザー、ユーザーグループと、接続した ワークフロー開始入力 でワークフローの開始時に選ばれた相手です。完了時 でワークフローを続行します。
| 設定 | 説明 |
|---|---|
| アクションメール | 社内のメンバー向けのメール。メンバーはそれぞれ対応依頼を受け取ります。必須です。 |
| 配布メール | 外部の連絡先向けの、ダウンロードリンクを記載したメール。 |
| デフォルト対応依頼 | グループのメンバー設定で対応依頼が指定されていないメンバーと、直接接続したユーザーとユーザーグループに使われます。連絡先へのメールにもこの対応依頼の名前が記載されます。指定しない場合は「情報共有」が使われます。 |
- 社内のメンバーには、グループのメンバー設定で指定された既定の対応依頼が届きます。指定がない場合は デフォルト対応依頼 が届きます。
- デフォルト対応依頼 も「情報共有」の対応依頼もない場合、ステップには 設定エラー と表示され、何も送信されないままステップは失敗します。
- 各連絡先のダウンロードリンクの有効期限は 30 日です。
配布セット
配布セットステップ
複数の共有グループにまとめて配布します。社内のメンバーには対応依頼が届き、外部の連絡先にはダウンロードリンクを記載したメールが届きます。メールアドレスが Docwize のユーザーのものである連絡先は、そのユーザーとして扱われます。
| 設定 | 説明 |
|---|---|
| 共有グループ | 送信先のグループ。 |
| ワークフロー開始時に受信者を選択 | 開始する人にも受信者を尋ねます。選ばれた相手は、上のグループに追加されます。 |
| 起票者に表示するラベル | 開始ダイアログのタブのラベル。既定は「共有グループ」です。 |
| 起票者が選択できる対象 | ユーザー・連絡先・共有グループ、ユーザー、連絡先、共有グループ のいずれか。 |
| メールモード | 対応依頼ごとにメール、または ユーザーごとにまとめて送信（ユーザーの対応依頼をすべて 1 通のメールにまとめる）。 |
| すべての対応依頼と連絡先に同じメールを使用 | すべてに デフォルトのメールテンプレート を使います。 |
| デフォルトのメールテンプレート | ユーザーと連絡先向けの、ほかに指定がないときに使うメール。 |
| 連絡先メールテンプレート | 外部の連絡先向けのメール。 |
| まとめメールテンプレート | ユーザーごとにまとめて送信 で使うメール。 |
| 対応依頼ごとのメールテンプレート | 対応依頼ごとに別のメールを使います。その下で 対応依頼 と メールテンプレート を選び、マッピングを追加 をクリックします。各マッピングは 対応依頼 → テンプレート の形で一覧に表示され、マッピングを削除 (×) ボタンで削除できます。すでにマッピングがある対応依頼は、選択肢に再び表示されません。 |
| デフォルト対応依頼 | グループで既定の対応依頼が指定されていないメンバーと、直接接続したユーザーと連絡先に使われます。指定しない場合は「情報共有」が使われます。 |
| 注釈を焼き込む | パッケージ内のファイルに注釈を埋め込みます。 |
受信者を決めるものが何もない場合、ステップには 設定エラー と表示されます。つまり、共有グループ がなく、ワークフロー開始時に受信者を選択 もオフで、グループ/入力 にユーザー、ユーザーグループ、共有グループ、ユーザーまたはグループの ワークフロー開始入力 のいずれも接続していない場合です。デフォルトのメールテンプレート を指定せずに すべての対応依頼と連絡先に同じメールを使用 をオンにした場合も同じです。
- パッケージには、常に添付ファイルが含まれます。
- 各受信者のリンクの有効期限は 30 日です。
- 社内のユーザーにリンクが表示されるのは、そのメールテンプレートに
file_listまたはmain_file_linkが含まれている場合だけです。 - 対応依頼に期限を付けるには、グループ/入力 に 期日 ステップを接続します。
- グループ/入力 にユーザーグループを接続すると、そのメンバー全員に送られます。
- セットを展開した結果、メールアドレスを持つ相手が 1 人もいない場合、ステップは失敗し、何も送信されません。
- 完了時 でワークフローを続行します。
LINE メッセージを送信
LINE メッセージを送信ステップ
1 人に LINE メッセージを送ります。送信手段は LINE だけです。送信先とメッセージを設定するまで、ステップには 設定エラー と表示されます。返信を待つ設定のときは、返信候補が重複している場合や 3 件を超える場合にも表示されます。バッジにカーソルを合わせると、足りない設定が分かります。鉛筆アイコンで設定を開きます。
LINE メッセージ送信ステップを編集
| 設定 | 説明 |
|---|---|
| LINE 送信先 | チャット 権限を持ち、LINE アカウントを接続している、有効な社内ユーザー。 |
| メッセージ | 送るテキスト。{{ document.description }} などの文書の値を含められます。 |
| 返信を待ってから続行する | 受信者が返信するまで、ワークフローを一時停止します。出力が 配信後 から 返信後 に変わります。 |
| 返信候補 | 最大 3 件のクイック返信。1 行に 1 件ずつ入力します。受信者は、候補以外の返信を自由に入力することもできます。 |
- 返信待ちのメッセージは 1 日で無効になり、ステップは失敗します。
- 1 つの LINE アカウントが同時に返信待ちにできるワークフローのメッセージは、1 件だけです。
- 返信候補はすべて異なる内容にしてください。前後の空白だけが異なる返信は、同じ返信とみなされます。
関連する設定
- 対応者を指定するステップ：ユーザー、グループ、カスタムフィールドの受信者
- メールビルダー：メールテンプレートの作成
- ワークフローのステップ：キャンバスとパレット